Как в 1С посмотреть, какие материалы числятся за сотрудником

Материалы, выданные сотруднику «в подотчет» или закрепленные за материально ответственным лицом (МОЛ), в 1С отражаются на счетах учета МПЗ с аналитикой по сотруднику или складу. В зависимости от конфигурации и методики учета данные могут находиться на счете 10 «Материалы» с субконто «Сотрудники», на забалансовом счете МЦ «Материальные ценности в эксплуатации» либо в специализированных документах выдачи спецодежды и инвентаря. Поэтому универсального ответа «одна кнопка» нет — сначала нужно понять, как в вашей базе организован учет.

Ниже разобраны основные способы: оборотно-сальдовая ведомость по счету, карточка счета с отбором по сотруднику, отчеты по спецодежде и инвентарю, а также типичные ситуации в 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ERP / Управление торговлей. Инструкции подходят для типовых конфигураций; в доработанных решениях названия отчетов могут отличаться.

Как понять, где в вашей базе учитываются материалы за сотрудниками

Прежде чем строить отчет, определите методику учета, принятую в организации. Существует три распространенных варианта. Первый — материалы передаются сотруднику через документ «Требование-накладная» или «Передача материалов в эксплуатацию», и стоимость списывается сразу, а количественный учет ведется на забалансовом счете МЦ. Второй — материалы остаются на счете 10, но на отдельном складе, закрепленном за МОЛ (например, «Склад Иванова»). Третий — используется субконто «Сотрудники» непосредственно на счете учета.

Быстрая проверка: откройте план счетов (раздел «Главное» → «План счетов») и посмотрите, какая аналитика включена у счета 10 и есть ли в базе забалансовый счет МЦ с движениями. Если у счета 10 в субконто есть «Склады» и «Номенклатура», а сотрудников нет — скорее всего, учет ведется через склады МОЛ. Если счет МЦ активно используется, материалы в эксплуатации числятся именно там.

Если вы не уверены, спросите у бухгалтера, каким документом оформляется выдача материалов сотрудникам. Название документа однозначно укажет на счет и аналитику, по которым нужно строить отчет.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету: быстрый общий ответ

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — основной инструмент для просмотра остатков в разрезе аналитики. В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Укажите счет: 10 (или конкретный субсчет, например 10.01 «Сырье и материалы») либо МЦ, если материалы числятся за балансом. Задайте период — обычно достаточно текущей даты для остатков.

В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» включите нужные субконто: «Сотрудники», «Склады» или «Подразделения» — в зависимости от того, как ведется учет. Добавьте флажок «По субсчетам», если хотите видеть разбивку по субсчетам счета 10. После нажатия «Сформировать» вы получите таблицу, где по каждому сотруднику или складу видно количество и сумму числящихся материалов.

Если учет ведется через склады МОЛ, сгруппируйте ОСВ по складам: название склада обычно содержит фамилию ответственного лица. Для удобства можно отфильтровать отчет по одному складу через вкладку «Отбор».

1. 1
   Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
2. 2
   Укажите счет 10 (или МЦ) и период
3. 3
   В настройках добавьте группировку по сотрудникам или складам
4. 4
   Сформируйте отчет и найдите нужного сотрудника
5. 5
   Двойным щелчком по сумме откройте расшифровку до документов

Карточка счета и анализ счета: детализация по конкретному сотруднику

Когда нужно не просто увидеть остаток, а понять, какими документами материалы попали к сотруднику и что уже списано, используйте «Карточку счета» (раздел «Отчеты» → «Карточка счета»). Укажите счет 10 или МЦ, период, а в отборе выберите конкретного сотрудника или склад. Отчет покажет каждую проводку: поступление, перемещение, списание — с датами, документами и количествами.

Отчет «Анализ счета» удобен, когда нужно увидеть корреспонденции: откуда материалы пришли (например, со склада на сотрудника) и куда ушли. Он отвечает на вопрос «что происходило с материалами сотрудника за период», а не только «что числится сейчас».

Практический прием: из карточки счета любой документ открывается двойным щелчком. Так можно проверить правильность оформления — например, что в «Требовании-накладной» действительно указан нужный сотрудник, а не другое лицо или подразделение.

Спецодежда, специнвентарь и материалы в эксплуатации

Спецодежда и инвентарь в 1С:Бухгалтерии часто учитываются отдельно: на счете 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» с аналитикой по сотрудникам. Для них есть специализированные документы «Передача материалов в эксплуатацию» и «Возврат материалов из эксплуатации» (раздел «Склад» → «Спецодежда и инвентарь»).

Чтобы посмотреть, что числится за сотрудником по спецодежде, постройте ОСВ по счету 10.11 с группировкой по субконто «Сотрудники» — вы увидите и количество, и остаточную стоимость (если погашение стоимости идет постепенно). Альтернатива — «Ведомость по материалам в эксплуатации», если такой отчет есть в вашей версии конфигурации.

Обратите внимание на различие количественного и стоимостного учета: стоимость спецодежды может быть уже полностью погашена в затраты, но количественно она продолжает числиться за сотрудником до возврата или списания. Поэтому при инвентаризации ориентируйтесь на количественные показатели, а не на суммы.

Если учет ведется через склады МОЛ или в 1С:ERP / УТ

Во многих организациях за каждым материально ответственным лицом закреплен отдельный склад. В этом случае самый наглядный отчет — «Остатки товаров на складах» (в 1С:Бухгалтерии — через ОСВ по счету 10 с группировкой «Склады», в 1С:Управление торговлей и ERP — отчеты раздела «Склад и доставка» / «Казначейство и склад»). Выберите склад сотрудника и получите полный список числящейся номенклатуры с количеством и стоимостью.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации дополнительно используется документ «Передача материалов в эксплуатацию» и отчеты по ТМЦ в эксплуатации, где аналитика ведется по физическим лицам и подразделениям. Ищите отчеты со словами «в эксплуатации» в разделе складского учета.

Если сотрудник получал ценности как подотчетное лицо (деньги на закупку), это другая история: смотрите счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» через ОСВ по счету 71 с группировкой по сотрудникам. Там отражается задолженность по деньгам, а не сами материалы.

Сравнение вариантов

ОСВ по счету

Быстрый итог: сколько и чего числится. Не показывает движения и документы без расшифровки.

Карточка счета

Полная детализация по документам для одного сотрудника. Менее удобна для обзора всех сотрудников сразу.

Отчеты по складам / ТМЦ в эксплуатации

Подходят, когда учет через склады МОЛ или ERP. Требуют знания, какой склад за кем закреплен.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчета сверьте результат с первичными документами. Признак корректных данных: остаток по сотруднику сходится с последними документами передачи за вычетом возвратов и списаний. Тревожные признаки: отрицательные остатки (материалов списано больше, чем выдано), остатки по уволенным сотрудникам, «висящие» суммы без количества или наоборот.

Отдельно проверьте уволенных сотрудников: отфильтруйте ОСВ по списку уволенных за последний период. Числящиеся за ними материалы — это либо неоформленный возврат, либо недостача, которую нужно документально закрыть до окончательного расчета или в рамках инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по сотруднику в ОСВ

Норма

Совпадает с документами передачи минус возвраты

Тревожный признак

Отрицательное значение или сумма без количества

Сотрудники с остатками

Норма

Только действующие сотрудники и МОЛ

Тревожный признак

Остатки на уволенных

Счета в отчете

Норма

Проверены и 10, и 10.11, и МЦ

Тревожный признак

Проверен только один счет

FAQ

Почему в ОСВ по счету 10 нет сотрудников в аналитике?

Значит, в вашей базе учет материалов за сотрудниками ведется не через субконто «Сотрудники», а через склады МОЛ или забалансовый счет МЦ. Постройте ОСВ с группировкой по складам либо проверьте счет МЦ. Настройки субконто счета меняет только бухгалтер или администратор, и делать это «задним числом» по уже проведенным документам следует с осторожностью.

Как посмотреть материалы за уволенным сотрудником?

Сформируйте ОСВ по счету 10 (10.11, МЦ) с группировкой по сотрудникам и найдите фамилию в списке — данные по уволенным не удаляются автоматически. Если остаток есть, оформите возврат материалов документом «Возврат материалов из эксплуатации» или проведите инвентаризацию с последующим списанием недостачи.

Чем отличается счет МЦ от счета 10 при учете материалов за сотрудником?

Счет 10 — балансовый: материалы на нем входят в актив и стоимость еще не списана в затраты. Счет МЦ — забалансовый: стоимость уже списана, а на МЦ ведется только количественный (и условно суммовой) контроль ценностей, находящихся в эксплуатации, например спецодежды. Для полной картины проверять нужно оба счета.

Можно ли выгрузить список материалов по сотруднику в Excel?

Да. В любом табличном отчете 1С (ОСВ, карточка счета, ведомость по складам) используйте «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel. Перед выгрузкой сверните лишние группировки, чтобы файл был компактным.

Что делать, если отчет показывает отрицательный остаток по сотруднику?

Отрицательный остаток означает, что списаний или возвратов проведено больше, чем выдач. Обычно причина — документ возврата проведен раньше документа передачи по времени, ошибка в номенклатуре или пропущенная выдача. Откройте карточку счета по этому сотруднику, найдите расходящиеся документы и исправьте даты или добавьте недостающий документ передачи.

Где смотреть материалы, если сотрудник брал деньги под отчет на их покупку?

До предоставления авансового отчета за сотрудником числится денежная задолженность на счете 71, а не материалы. Постройте ОСВ по счету 71 с группировкой по сотрудникам. После утверждения авансового отчета купленные ценности приходуются на склад или передаются в эксплуатацию — и дальше отслеживаются уже по счетам 10 или МЦ.