Как в 1С посмотреть акты сверок

Акт сверки взаиморасчетов в 1С — это документ, который показывает состояние расчетов с контрагентом на заданную дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговую задолженность. Бухгалтеры используют его для подтверждения долгов перед контрагентами, аудиторами и при инвентаризации расчетов.

Посмотреть акты сверок в 1С можно двумя способами: найти уже созданные и сохраненные документы в журнале либо сформировать новый акт за нужный период. Ниже разобраны оба сценария для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8.3», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — расположение команд в них немного отличается.

Точные названия разделов зависят от версии конфигурации и настроек интерфейса, поэтому в статье приведены наиболее распространенные пути. Если какого-то пункта нет в вашем меню, используйте строку поиска в разделе «Все функции» — она находит любые документы и отчеты по названию.

Где в 1С хранятся акты сверок

В «1С:Бухгалтерия 8.3» созданные акты сверки находятся в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчетов» либо «Продажи» → «Акты сверки расчетов» — это два представления одного и того же журнала документов. Открыв список, вы увидите все ранее сформированные акты с датами, контрагентами и суммами задолженности.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и расположен в разделе «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» или «Закупки» → «Сверки взаиморасчетов». Логика та же: журнал хранит все созданные сверки, их можно открыть, перепечатать или скорректировать.

Если документов в списке много, используйте быстрый поиск по подстроке в шапке журнала: введите часть названия контрагента, и список отфильтруется. Также работает стандартный отбор по периоду, организации и контрагенту через кнопку «Еще» → «Настроить список».

Как найти уже созданный акт сверки

Откройте журнал актов сверки описанным выше способом. В списке отображаются номер, дата, организация, контрагент, договор и сумма остатка по данным вашей организации. Двойной щелчок по строке открывает документ для просмотра.

Если актов накопилось много, сузьте выборку: установите период в шапке журнала, отберите по конкретному контрагенту или организации. В большинстве конфигураций отбор настраивается через кнопку «Еще» → «Настроить список», где добавляются условия по любым реквизитам документа.

Учтите важный момент: акт сверки — это не отчет, который пересчитывается при открытии, а зафиксированный документ. Табличная часть сохраняет те данные, которые были в учете на момент заполнения. Если после создания акта в базу ввели или изменили документы задним числом, сохраненный акт этого не отразит — его нужно перезаполнить.

Как сформировать новый акт сверки

Если нужного акта в журнале нет, создайте его. В «1С:Бухгалтерии» откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку: организацию, контрагента, договор (если сверка ведется по конкретному договору) и период сверки — даты начала и окончания.

Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа подберет все проводки по счетам расчетов (60, 62, 66, 67, 76 и другим, указанным в настройках) с этим контрагентом за выбранный период и сформирует табличные части: «По данным организации» и, при наличии данных контрагента, «По данным контрагента».

Проверьте итоговое сальдо внизу документа — оно показывает задолженность на конец периода. Если данные контрагента вам известны (например, из встречного акта), внесите их вручную на вкладке «По данным контрагента» — программа автоматически покажет расхождения между двумя наборами данных.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
4. 4
   Проверьте табличную часть и итоговое сальдо на конец периода
5. 5
   При необходимости внесите данные контрагента для выявления расхождений
6. 6
   Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

Как распечатать или сохранить акт в файл

Открыв сформированный или найденный акт, нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Откроется табличный документ с печатной формой: шапкой, таблицей операций, итоговым сальдо и текстовой расшифровкой задолженности («долг за контрагентом» или «долг за организацией»).

Из окна предпросмотра акт можно сразу отправить на принтер либо сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выбрать формат PDF, Excel или MXL. PDF удобен для отправки контрагенту, Excel — если вторая сторона просит редактируемый формат для внесения своих данных.

Во многих конфигурациях доступна отправка по электронной почте прямо из формы документа — кнопка с изображением конверта в командной панели. Для этого в базе должна быть настроена учетная запись почты в разделе администрирования.

Как проверить расхождения в акте сверки

Если акт заполнен по данным обеих сторон, программа подсвечивает несовпадающие строки: суммы, которые есть у вас, но отсутствуют у контрагента, и наоборот. Типичные причины расхождений — непроведенные документы, разные даты отражения одной операции, неучтенные оплаты в пути и различия в копейках из-за округления.

Для детального анализа используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60 или 62) с отбором по контрагенту и договору — она покажет все проводки и документы-регистраторы. Из отчета можно провалиться в конкретный документ и проверить его корректность.

Также полезен отчет «Анализ субконто» или «Карточка счета»: они выводят хронологию операций по контрагенту. Сравнивая карточку с актом контрагента, легко найти операцию, которая отражена только у одной стороны.

Контрольные точки

Как проверить результат сверки

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с сальдо по ОСВ на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — акт заполнен до последних изменений

Строки табличной части

Норма

Каждая строка имеет документ-основание

Тревожный признак

Есть ручные строки без документов — проверить их обоснованность

Расхождения с данными контрагента

Норма

Разницы нет или она объяснена (оплата в пути)

Тревожный признак

Суммы есть только у одной стороны без причины

Период сверки

Норма

Охватывает все спорные операции

Тревожный признак

Акт сформирован за более короткий период, чем нужно

Частые ошибки и ограничения

Самая распространенная ошибка — сверка по неправильному договору. Если с контрагентом несколько договоров, а в акте указан один, в таблицу попадут только операции по нему. Для полной сверки оставьте поле договора пустым (если конфигурация это позволяет) или сформируйте акт по каждому договору отдельно.

Вторая ошибка — непроведенные документы. Акт заполняется по проведенным документам, поэтому черновики и помеченные на удаление объекты в него не попадут. Перед сверкой убедитесь, что все реализации, поступления и оплаты за период проведены.

Третья типичная ситуация — расчеты в валюте. Акт формируется в валюте договора или в рублях в зависимости от настроек; при валютных расчетах курсовые разницы могут давать расхождения с данными контрагента. Уточняйте, в какой валюте сверяетесь, прежде чем искать «ошибки».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли посмотреть акт сверки без создания документа?

Да. Для быстрой оценки задолженности используйте отчеты «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ расчетов с контрагентами» — они показывают остатки и обороты без создания документа. Но официальный акт с подписями формируется только через документ «Акт сверки расчетов».

Почему в журнале нет акта, который точно создавали?

Проверьте отборы в журнале: период, организацию и контрагента в шапке списка. Также акт мог быть создан под другой организацией, если в базе их несколько. Если документ не находится и через «Все функции», возможно, он был помечен на удаление — включите отображение помеченных объектов или проверьте журнал с правами администратора.

Как сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте обработки группового создания актов (в некоторых конфигурациях они есть в разделе «Покупки» → «Сервис») либо отчеты по задолженности с рассылкой печатных форм. Альтернатива — внешние обработки, но их подключение должен выполнять специалист с правами администратора.

Что делать, если акт не заполняется кнопкой «Заполнить»?

Проверьте, что в шапке указаны организация, контрагент и корректный период, а документы по этому контрагенту проведены. Также убедитесь, что в настройках акта выбраны счета расчетов, по которым ведется учет с этим контрагентом. Если таблица все равно пустая, сверьтесь с ОСВ по счетам 60/62 за тот же период — возможно, операций по контрагенту просто не было.

Можно ли исправить уже проведенный акт сверки?

Да, документ можно открыть, изменить табличную часть и перезаписать — акт сверки не формирует проводок и не влияет на учетные данные, это чисто справочный документ. Поэтому его редактирование безопасно для учета, но после изменений не забудьте перепечатать форму.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным документом, но признается судом как доказательство задолженности, если подписан обеими сторонами и содержит необходимые реквизиты: наименования сторон, период, суммы операций и итоговое сальдо. Печатная форма из 1С включает эти данные, однако юридическую силу документу придают подписи уполномоченных лиц обеих организаций.