Учет и Финансы · 9 мин
Как пополнить кассу в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по пополнению кассы в 1С: приходный кассовый ордер, взнос наличными в банк, поступление с расчетного счета, проводки и типичные ошибки.
Пополнение кассы организации в 1С отражается документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО) либо специализированными операциями — в зависимости от источника денег. Деньги могут поступить с расчетного счета (снятие наличных через банк), от подотчетного лица, от покупателя, как выручка от продаж или как взнос учредителя. Каждый вариант оформляется своим видом операции, и от правильного выбора зависят бухгалтерские проводки и корректность кассовой книги.
В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) кассовые документы находятся в разделе «Банк и касса». Дальше логика одинакова: создается документ поступления наличных, указывается вид операции, сумма, контрагент или источник, после проведения деньги отражаются на счете 50 «Касса» и попадают в кассовую книгу.
Ниже разобраны основные сценарии пополнения кассы: снятие денег с расчетного счета, взнос наличными через банк, возврат от подотчетного лица, прием выручки и взнос от учредителя, а также проверка результата и типичные ошибки.
Где в 1С находятся кассовые документы
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь отображаются все приходные и расходные кассовые ордера. Кнопка «Создать» предлагает выбор: «Приходный кассовый ордер» или «Расходный кассовый ордер». Для пополнения кассы нужен приходный.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) путь похожий: раздел «Деньги» → «Кассовые документы» или «Поступление в кассу». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документы кассы находятся в разделе «Казначейство». Названия кнопок могут отличаться, но суть одна — документ поступления наличных денежных средств.
Перед созданием документа убедитесь, что в программе заведена хотя бы одна касса организации (справочник «Кассы») и корректно заполнены реквизиты организации. Если касс несколько (основная, касса филиала, операционная), выбирайте ту, в которую фактически поступают деньги.
Пополнение кассы с расчетного счета
Самый частый сценарий — снятие наличных с расчетного счета через банк (по чеку или корпоративной карте). В 1С:Бухгалтерии это оформляется ПКО с видом операции «Получение наличных в банке».
Порядок действий: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Получение наличных в банке», укажите банковский счет организации, сумму и, при необходимости, номер чека. Проводка будет: Дт 50.01 — Кт 51.
Важный нюанс: если выгрузка из банка уже загружена в программу, сначала проводится документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Снятие наличных». В этом случае ПКО создается на основании банковской выписки — тогда сумма двигается через счет 57.03 «Переводы в пути» (Дт 57.03 — Кт 51, затем Дт 50.01 — Кт 57.03). Это корректнее, когда между снятием в банке и оприходованием в кассу проходит время.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции «Получение наличных в банке»
- 3Укажите кассу, банковский счет и сумму снятия
- 4Заполните поле «Принято от» — обычно наименование банка
- 5Проведите документ и распечатайте ПКО при необходимости
- 6Проверьте проводки: Дт 50.01 — Кт 51 (или через 57.03 при загруженной выписке)
Взнос наличных в кассу и возврат от подотчетного лица
Взнос наличными от сотрудника или учредителя
Если деньги вносит физическое лицо — учредитель, сотрудник или другое лицо — используется ПКО с соответствующим видом операции. Для взноса учредителя выбирайте «Прочее поступление» и счет расчетов 75.01 «Расчеты по вкладам в уставный капитал» или 66/67, если это заем от учредителя. Поле «Принято от» заполняется ФИО вносителя.
Если учредитель вносит заем наличными, в договоре займа должна быть предусмотрена такая форма передачи денег. Проводка: Дт 50.01 — Кт 66.03 (краткосрочный заем) или 67.03 (долгосрочный).
Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Когда сотрудник возвращает непотраченные подотчетные деньги, создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Укажите сотрудника из справочника «Физические лица» — программа автоматически подставит счет 71 и покажет остаток задолженности по сотруднику. Проводка: Дт 50.01 — Кт 71.01.
После проведения сверьте остаток по счету 71 в разрезе сотрудника: он должен уменьшиться на сумму возврата. Если остаток не изменился — вероятно, указано не то физическое лицо или неверная дата документа.
Поступление выручки и оплаты от покупателей
Розничная выручка оформляется либо ПКО с видом операции «Розничная выручка» (Дт 50.01 — Кт 90.01.1), либо автоматически — документом «Отчет о розничных продажах», который сам формирует поступление в кассу. Если вы используете онлайн-кассу и обмен с ККТ, документы поступления могут создаваться при загрузке Z-отчета.
Оплата от покупателя наличными оформляется ПКО с видом операции «Оплата от покупателя». Укажите контрагента и договор — программа заполнит счета расчетов (Дт 50.01 — Кт 62.01) и при методе начисления закроет задолженность по выставленному счету или реализации.
Проверка результата после проведения
После проведения ПКО откройте его кнопкой «Дт/Кт» (показать проводки) и убедитесь, что дебет — счет 50.01, а кредит соответствует источнику денег. Затем сформируйте кассовую книгу: «Банк и касса» → «Кассовая книга» за нужную дату. Операция должна отображаться в приходе с номером ордера.
Дополнительно сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.01: остаток на конец дня должен совпадать с фактическим количеством наличных в кассе. Расхождение — сигнал ошибки: либо документ проведен не той датой, либо не в ту кассу, либо операция задвоена.
Как проверить результат
Дт 50.01, кредит соответствует источнику (51, 71, 62, 66)
Нет проводок или неверный счет кредита
ПКО виден в приходе за свою дату с корректным номером
Операция отсутствует или попала не в ту дату
Остаток равен фактическим наличным в кассе
Расхождение с реальной суммой в кассе
Типичные ошибки при пополнении кассы
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида операции: например, снятие с расчетного счета оформляют как «Прочее поступление» вместо «Получение наличных в банке». В результате счет 51 не закрывается, и в учете появляются фантомные остатки.
Вторая распространенная ошибка — дублирование: операцию вводят вручную, а потом она же приходит с загрузкой банковской выписки. Перед ручным вводом проверьте, не загружена ли выписка. Третья группа ошибок — нарушение нумерации и дат ПКО: ордера должны идти в хронологическом порядке в пределах дня, иначе кассовая книга формируется некорректно.
Частые вопросы
Можно ли пополнить кассу прошлой датой?
Технически — да, документ проведется, если период не закрыт. Но это нарушит хронологию кассовых документов и потребует пересмотра кассовой книги за тот день. Если период закрыт датой запрета изменения данных, сначала нужно временно открыть период (раздел «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных»).
Чем отличается «Получение наличных в банке» от «Снятие наличных» в выписке?
«Снятие наличных» — вид операции документа «Списание с расчетного счета», он отражает уход денег со счета 51. «Получение наличных в банке» — вид операции ПКО, отражающий приход в кассу. При загруженной выписке эти документы связываются через счет 57.03 и создаются связанно.
Как оформить взнос наличными учредителя на развитие бизнеса?
Создайте ПКО с видом операции «Прочее поступление»: если это безвозмездная помощь — счет 91.01 (в налоговом учете при доле свыше 50% доход может не признаваться), если заем — счет 66.03 или 67.03 по договору займа. В поле «Принято от» укажите ФИО учредителя.
Почему ПКО провелся, но в кассовой книге его нет?
Проверьте три вещи: дату документа (кассовая книга формируется за конкретный день), выбранную кассу (книга формируется по конкретной кассе организации) и пометку на удаление. Также убедитесь, что в отборе кассовой книги указана та же организация.
Нужно ли печатать ПКО из 1С?
ПКО — первичный документ, и его принято распечатывать и подписывать. В документе есть кнопка «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма КО-1 включает отрывную квитанцию, которая выдается лицу, внесшему деньги.
Как исправить ошибочно проведенный ПКО?
Если ошибка в сумме или реквизитах и кассовая книга за день еще не оформлена — откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если книга уже сформирована, корректнее пометить ошибочный документ на удаление и создать новый правильный, либо оформить сторнирующую операцию — по согласованию с главным бухгалтером.
Что важно запомнить
Пополнение кассы в 1С оформляется приходным кассовым ордером из раздела «Банк и касса». Главное — правильно выбрать вид операции под источник денег: получение в банке, возврат от подотчетного лица, оплата от покупателя или взнос учредителя. После проведения проверьте проводки по счету 50.01, кассовую книгу и соответствие остатка фактическим наличным.