Учет и Финансы · 9 мин
Как платить самозанятым в 1С
Как оформить и провести оплату самозанятому в 1С: договор, акт, счёт, платёжное поручение, проверка чека из «Мой налог» и отражение в учёте.
Оплата услуг самозанятых (плательщиков налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отличается от расчётов с обычными контрагентами: нет НДС, нет счёта-фактуры, но есть обязательное требование — чек из приложения «Мой налог». Без чека расходы по такой операции налоговая может не признать, а компанию оштрафовать за непредставление документов.
Стандартные конфигурации 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) позволяют провести такие выплаты штатными документами: договор с физическим лицом, акт, поступление услуг и списание с расчётного счёта. Главное — правильно настроить карточку контрагента и статью затрат.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса самозанятого до закрывающих документов и типичных ошибок, из-за которых расходы снимают с учёта.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
Прежде чем оформлять договор и платить, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН: сервис показывает, действует ли режим на конкретную дату. Скриншот или распечатку результата стоит приложить к договору — это подтвердит добросовестность компании.
Есть ограничения, при которых платить самозанятому нельзя или рискованно. Налог на профессиональный доход не применяется, если исполнитель оказывает услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Нарушение этого правила грозит доначислением страховых взносов и НДФЛ как по трудовым отношениям.
Также учтите: самозанятый не может иметь наёмных работников по трудовым договорам, а его годовой доход ограничен законодательно установленным лимитом. Если исполнитель превысил лимит, он обязан сменить режим — платить ему дальше «как самозанятому» нельзя.
Оформление договора и карточки контрагента в 1С
С самозанятым заключают договор гражданско-правового характера: оказания услуг, выполнения работ или авторский договор. В тексте обязательно укажите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и зафиксируйте его обязанность передать чек из приложения «Мой налог». Это снимает с заказчика обязанности налогового агента по НДФЛ и страховым взносам.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 создайте нового контрагента через раздел «Справочники» → «Контрагенты». Укажите вид — «Физическое лицо», внесите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен для чека), адрес и банковские реквизиты. В карточке договора выберите вид «С поставщиком» и укажите реквизиты договора ГПХ.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН
- 2Добавьте договор с видом «С поставщиком», укажите номер и дату договора ГПХ
- 3Внесите банковские реквизиты для оплаты (счёт физлица или карта по номеру счёта)
- 4Сохраните скан справки о постановке на учёт НПД и проверку статуса ФНС в присоединённых файлах
Если используется 1С:УНФ, механика аналогична: контрагент создаётся в разделе «Компания» → «Контрагенты», договор заводится в карточке. Важно не путать самозанятого с сотрудником — в документы зарплаты и кадрового учёта он попадать не должен.
Отражение услуг и затрат в учёте
Оказанные услуги отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру с типом «Услуга», сумму и статью затрат — например, «Прочие затраты» или затраты на оплату труда сторонних лиц, в зависимости от учётной политики.
НДС в документе не выделяется: самозанятые НДС не платят и счета-фактуры не выставляют. В поле ставки НДС выберите «Без НДС». Если программа требует счёт-фактуру — значит, неверно выбран вид операции или ставка.
Проводки при поступлении услуг стандартные: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по характеру услуги) Кт 76 или 60 с контрагентом-физлицом. Многие компании выделяют для расчётов с самозанятыми отдельный субсчёт или аналитику, чтобы контролировать такие выплаты при налоговых проверках.
Оплата: платёжное поручение и проведение в 1С
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор, сумму и назначение платежа. В назначении рекомендуется ссылаться на договор и акт, например: «Оплата по договору оказания услуг № 5 от 10.03 за услуги по акту № 3, НДС не облагается».
Если работаете через клиент-банк, платёжное поручение формируется прямо из 1С и выгружается в банк. После исполнения платежа загрузите выписку — документ списания проведётся автоматически, задолженность перед самозанятым закроется.
Оплата возможна и на карту физлица, но переводить нужно по реквизитам счёта, а не по номеру телефона или карты: платёж «по телефону» сложнее идентифицировать в учёте и привязать к договору. Наличный расчёт с самозанятым юрлицом технически возможен, но крайне нежелателен — усложняется подтверждение расхода.
Как проверить результат
После оплаты сальдо по счёту 60/76 с самозанятым равно нулю
Осталась кредиторка — платёж не привязан к договору или акту
Есть ссылка на договор, акт и пометка «НДС не облагается»
Пустое назначение или упоминание НДС
Чек получен, сумма и дата совпадают с оплатой, чек сохранён
Чека нет или сумма в нём отличается
Чек из «Мой налог»: почему это ключевой документ
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — основное подтверждение расхода для заказчика. Именно чек, а не только акт, налоговая рассматривает как доказательство реальности операции с плательщиком НПД. Закон прямо освобождает заказчика от удержания НДФЛ только при наличии чека.
Условьтесь с исполнителем о сроке передачи чека — разумно зафиксировать в договоре обязанность передать чек в течение нескольких дней после оплаты. Чек приходит в виде ссылки или PDF, его нужно сохранить в базе 1С как присоединённый файл к документу поступления или оплаты.
Проверить подлинность чека можно по QR-коду или ссылке в нём: сервис ФНС покажет, что чек действителен, не аннулирован и соответствует указанной сумме. Если самозанятый аннулировал чек после получения денег, расход окажется неподтверждённым.
Особые сценарии и ограничения
Регулярные выплаты одному самозанятому
Если компания платит одному исполнителю ежемесячно фиксированную сумму за схожие услуги, это признак скрытых трудовых отношений. Чем дольше и регулярнее такие выплаты, тем выше риск претензий. Безопаснее оформлять отдельные этапы работ с актами и разными предметами договора либо честно принять человека в штат.
Самозанятый как ИП на НПД
Индивидуальный предприниматель тоже может применять НПД. В этом случае в 1С контрагент создаётся как «Юридическое лицо» / ИП, а не физлицо. Чек из «Мой налог» всё равно обязателен, НДС также отсутствует. Не путайте такого ИП с плательщиком УСН — уточните режим налогообложения до оплаты.
Оплата из 1С:ЗУП
Выплаты самозанятым не должны проходить через зарплатные документы 1С:ЗУП — это не доход работника. Если учёт ведётся в комплексной конфигурации, оформляйте операцию на бухгалтерской стороне через поступление услуг и оплату поставщику, не создавая физлицу начислений.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для разовых и проектных работ. Нет НДФЛ, взносов и НДС при наличии чека. Ограничение — нельзя бывшим сотрудникам в течение двух лет
Подходит при регулярной работе под контролем компании. Полная нагрузка НДФЛ и взносов, но нет риска переквалификации
Подходит, если исполнитель не на НПД. ИП сам платит налоги, заказчик не агент; чек «Мой налог» не нужен, но нужен счёт и акт
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому в 1С?
Нет, если исполнитель действительно плательщик НПД и передал чек из «Мой налог». Налог на свой доход он уплачивает самостоятельно через приложение. В 1С такие выплаты не должны попадать в регистры НДФЛ и отчётность 6-НДФЛ.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно и приостановите следующие оплаты до его получения. Без чека расход рискует быть не признан, а компания может быть привлечена к ответственности как налоговый агент. Если чек так и не получен, проконсультируйтесь с бухгалтером о порядке удержания НДФЛ.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Формально юрлицо может рассчитаться наличными, но в пределах лимита расчётов наличными по одному договору и с обязательным чеком НПД. На практике безналичная оплата надёжнее: платёж легко подтвердить выпиской и привязать к договору в 1С.
Как в 1С отличить самозанятого от обычного физлица по договору ГПХ?
Заведите для самозанятых отдельную группу в справочнике контрагентов или дополнительный реквизит «Плательщик НПД». Это упростит контроль: выплаты обычным физлицам по ГПХ облагаются НДФЛ и взносами, а самозанятым — нет.
Нужно ли включать выплаты самозанятым в отчётность?
В 6-НДФЛ и РСВ выплаты плательщикам НПД не включаются. В бухгалтерском и налоговом учёте расход отражается на основании акта и чека. Сохраняйте чеки не менее установленного срока хранения первичных документов.
Что будет, если самозанятый превысил лимит дохода?
Он теряет право на НПД и обязан перейти на другой режим (например, стать ИП на УСН). Дальнейшие выплаты ему как самозанятому недопустимы. Периодически перепроверяйте статус постоянных исполнителей через сервис ФНС.
Что важно запомнить
Оплата самозанятому в 1С проводится как расчёт с физлицом-поставщиком: договор ГПХ, поступление услуг без НДС, оплата по реквизитам счёта. Ключевые условия безопасности — действующий статус НПД, отсутствие трудовых отношений за последние два года и сохранённый чек из «Мой налог» к каждой выплате.