Учет и Финансы · 13 мин
Как перейти на УСН в 1С: от уведомления в ФНС до настройки учёта
Пошаговая инструкция перехода на УСН в 1С: уведомление в ФНС, настройка учётной политики, выбор объекта налогообложения, проверка отчётов и контроль лимитов.
Переход на упрощённую систему налогообложения — это не только настройка программы, а двухэтапная процедура: сначала юридическое оформление через уведомление в налоговый орган, затем корректная настройка учёта в 1С. Если пропустить первый этап, программа будет считать налог по УСН, но ФНС организацию на «упрощёнке» не признает.
В 1С:Бухгалтерии 8 переход на УСН выполняется через настройки учётной политики и специальные регистры, а для вновь созданных организаций — при первичной настройке базы. От того, насколько аккуратно выставлены параметры, зависит правильность расчёта авансовых платежей, ведения книги учёта доходов и расходов (КУДиР) и формирования декларации.
Материал ориентирован на типовую 1С:Бухгалтерию 8 редакции 3.0. В других конфигурациях (УНФ, КА, ERP) логика схожая, но названия разделов отличаются — это отмечено отдельно.
Кто может перейти на УСН и в какие сроки
Упрощённую систему вправе применять организации и ИП, которые соответствуют установленным критериям: ограничения по численности работников, размеру дохода, остаточной стоимости основных средств, а также отсутствие филиалов и отдельных видов деятельности из закрытого перечня статьи 346.12 НК РФ. Точные лимиты ежегодно индексируются, поэтому перед переходом сверяйтесь с актуальной редакцией НК РФ или с данными в самой 1С — программа при обновлении подтягивает действующие значения.
Действующие организации переходят на УСН только с 1 января, подав уведомление по форме 26.2-1 в срок до 31 декабря предшествующего года. Вновь зарегистрированные организации и ИП вправе подать уведомление в течение 30 календарных дней с даты постановки на налоговый учёт — тогда УСН применяется с момента регистрации.
Уведомление можно подать лично в инспекцию, через представителя, почтой или в электронном виде — через личный кабинет налогоплательщика или напрямую из 1С, если подключён сервис 1С-Отчётность. Подтверждением перехода служит информационное письмо ФНС (форма 26.2-7), которое можно запросить после подачи уведомления.
Выбор объекта налогообложения: доходы или доходы минус расходы
До настройки программы нужно определиться с объектом налогообложения, потому что именно он задаёт всю логику учёта. Объект «Доходы» проще в ведении: налог считается с поступлений, расходы для налоговой базы не учитываются, но налог можно уменьшить на уплаченные страховые взносы и больничные (для работодателей — в пределах установленной доли).
Объект «Доходы минус расходы» выгоден при значительной доле документально подтверждённых затрат. Здесь важна корректность признания расходов: они принимаются только после оплаты и при соблюдении дополнительных условий (например, товары — по мере реализации). Также действует правило минимального налога: если по итогам года налог окажется меньше установленного процента от доходов, уплачивается минимальный.
Сравнение вариантов
Подходит при низкой доле затрат и услугах без существенных расходов. Учёт проще, но налог платится даже при убыточной деятельности.
Подходит при высокой доле подтверждённых расходов (торговля, производство). Требует строгого контроля оплат и документов, есть обязанность платить минимальный налог при убытке.
Выбранный объект фиксируется в уведомлении и действует весь год. Сменить его можно только с начала следующего года, уведомив инспекцию в установленный срок. В 1С объект указывается в настройках налогов и отчётов — об этом ниже.
Первичная настройка УСН в 1С:Бухгалтерии
Для новой организации проще всего указать УСН при стартовой настройке базы: помощник предложит выбрать систему налогообложения, объект и ставку. Если база уже ведётся, параметры задаются вручную.
Если организация переходит на УСН с общей системы, дополнительно выполняется процедура «Помощник перехода на УСН» (в типовой конфигурации доступна через раздел «Операции» или обработки). Она помогает корректно закрыть остатки по НДС, восстановить налог по авансам и остаткам товаров и сформировать ввод остатков для налогового учёта упрощенца.
Отдельное внимание — основным средствам. Стоимость ОС, приобретённых до перехода на УСН, списывается в расходы в особом порядке в зависимости от срока полезного использования. В 1С эти данные вводятся через документы ввода остатков по налоговому учёту УСН, иначе расходы по «старым» основным средствам в КУДиР не попадут.
Особенности настройки для перехода с ОСНО
Переход с общей системы — самый рискованный сценарий, потому что требует корректного закрытия «переходных» обязательств. Главная задача — восстановить НДС по остаткам товаров, материалов и основных средств, ранее принятым к вычету, и правильно учесть авансы, полученные до перехода.
В 1С это делается в последнем квартале применения ОСНО: формируются документы восстановления НДС, данные попадают в книгу продаж последнего квартала на общей системе. Ошибка здесь приводит к претензиям ФНС именно по НДС, а не по УСН.
Авансы, полученные до перехода
Авансы, полученные на ОСНО под отгрузки, которые состоятся уже на УСН, включаются в доходы упрощенца на дату перехода. В типовой 1С это обрабатывается при корректном вводе остатков взаиморасчётов — проверьте, чтобы авансы не «зависли» без отражения в налоговой базе УСН.
Непринятые расходы
Затраты, оплаченные на ОСНО, но относящиеся к периоду УСН (например, аренда вперёд), при объекте «доходы минус расходы» могут учитываться по особым правилам. Документально оформите такие суммы через ввод остатков по регистрам УСН, чтобы программа корректно включила их в КУДиР.
Как проверить, что УСН настроена правильно
После настройки выполните контрольные проверки до конца первого отчётного периода. Основной инструмент — книга учёта доходов и расходов: раздел «Отчёты — Книга учёта доходов и расходов (УСН)». Сформируйте её за первый месяц работы и сверьте с первичными документами.
Второй шаг — расчёт авансового платежа. В 1С это регламентная операция «Расчёт налога УСН» при закрытии месяца последнего месяца квартала. Проверьте, что операция появилась в списке и сумма соответствует данным КУДиР. Если операции нет — чаще всего не указан объект налогообложения или дата начала применения УСН стоит позже текущего периода.
Как проверить результат
Установлена УСН, указан объект и корректная ставка
Стоит ОСНО или «НДФЛ ИП», объект не выбран
Формируется, поступления попадают в доходы автоматически
КУДиР пустая при наличии проведённых документов
Появляется при закрытии марта, июня, сентября, декабря
Операция отсутствует в списке закрытия месяца
Формируется в «1С-Отчётность» за налоговый период
Отчёт недоступен или заполняется нулями при наличии доходов
Дополнительно сверьте налоговую базу по данным КУДиР с оборотами по расчётному счёту и кассе. Небольшие расхождения допустимы (например, возвраты, комиссии банка), но каждое должно иметь объяснение — при объекте «доходы» налог считается с поступлений, поэтому необоснованное занижение доходов — прямой риск доначислений.
Ведение учёта на УСН: что контролировать регулярно
Переход — только начало. В течение года упрощенец обязан следить за соблюдением лимитов: дохода, численности работников и остаточной стоимости ОС. При превышении базовых лимитов ставка налога повышается (переходный режим), а при превышении предельных значений право на УСН утрачивается — с начала того квартала, в котором произошло превышение.
В 1С контроль лимитов частично автоматизирован: при формировании декларации программа показывает показатели, близкие к границам. Но ответственность за мониторинг остаётся на бухгалтере — заведите привычку ежеквартально сверять нарастающий доход по КУДиР с действующим лимитом.
Как выбрать действие
При объекте «доходы минус расходы» дополнительно контролируйте порядок признания расходов: оплата поставщику — обязательное условие, а для товаров — ещё и их реализация. Типовая 1С отслеживает эти условия автоматически через регистры УСН, но только при корректном вводе документов: оплата должна быть связана с поступлением, а не введена «без документа».
Настройка УСН в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление нашей фирмой система налогообложения задаётся в карточке организации: раздел «Компания — Организации», вкладка с налоговыми настройками. Там же выбирается объект УСН и ставка. УНФ ориентирована на малый бизнес, поэтому настройка проще, но возможности налогового учёта уже, чем в Бухгалтерии.
В 1С:Комплексная автоматизация и ERP учётная политика УСН настраивается в разделе настроек налогов и взносов по организации, а переход с ОСНО требует отдельных операций по восстановлению НДС. Логика та же, но из-за большего объёма хозяйственных операций рекомендуется тестировать расчёт налога на копии базы до начала реальной работы.
Перед любыми изменениями учётной политики сделайте резервную копию базы. Если переход выполняется с ОСНО, сначала отработайте ввод остатков и восстановление НДС на копии: ошибка в рабочей базе потребует ручной правки десятков документов.
Что важно запомнить
Сначала уведомление 26.2-1 в ФНС в установленный срок, затем настройка УСН в 1С: объект налогообложения, ставка, дата начала применения. При переходе с ОСНО обязательно восстановите НДС и введите остатки по налоговому учёту. Контролируйте результат через КУДиР и регламентную операцию расчёта налога, а в течение года следите за лимитами.
Частые вопросы о переходе на УСН в 1С
Можно ли перейти на УСН в середине года?
Только вновь зарегистрированные организации и ИП — в течение 30 календарных дней с даты постановки на учёт. Действующие организации переходят на УСН исключительно с 1 января при условии подачи уведомления до 31 декабря предшествующего года. Исключение — утрата права на ЕНВД в прошлые периоды, когда действовала специальная норма.
Нужно ли уведомлять ФНС, если УСН просто указана в 1С?
Да, обязательно. Настройка в программе — это только инструмент учёта. Юридически переход оформляется уведомлением по форме 26.2-1. Без него ФНС считает налогоплательщика применяющим общую систему со всеми вытекающими обязанностями по НДС, налогу на прибыль и отчётности.
Что делать, если в 1С не формируется расчёт налога УСН?
Проверьте три вещи: выбрана ли УСН в разделе «Главное — Налоги и отчёты», указан ли объект налогообложения и не позже ли текущего периода стоит дата начала применения УСН в учётной политике. Регламентная операция появляется только при закрытии последнего месяца квартала — в остальные месяцы её нет, и это нормально.
Как в 1С учесть основные средства, купленные до перехода на УСН?
Через документы ввода остатков по налоговому учёту УСН указывается остаточная стоимость ОС и дата приобретения. Программа распределит списание в расходы по правилам в зависимости от срока полезного использования. Без ввода этих данных расходы по «старым» основным средствам в КУДиР не попадут.
Можно ли на УСН выставлять счета-фактуры с НДС?
Можно, но это создаёт обязанность уплатить выделенный НДС в бюджет и сдать декларацию по НДС, при этом принять входной налог к вычету упрощенец в общем случае не вправе. Делать это стоит только осознанно — например, по требованию крупного заказчика — с пониманием налоговых последствий.
Что произойдёт при превышении лимита доходов на УСН?
При превышении базового лимита в пределах переходной зоны налог с квартала превышения считается по повышенной ставке — право на УСН сохраняется. При превышении предельных значений право на УСН утрачивается с начала квартала превышения, и организация обязана перейти на общую систему, уведомив инспекцию. В 1С это потребует смены настроек учётной политики и пересчёта налогов за период.