Как в 1С отразить выплаты самозанятому

Выплаты самозанятым (плательщикам налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отражаются по правилам гражданско-правовых договоров: заключается договор подряда или оказания услуг, оформляется поступление услуг, затем — оплата контрагенту. Главная особенность — у самозанятого компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы, поэтому важно правильно завести контрагента и выбрать статью затрат.

Ключевой контрольный документ — чек, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог» и передаёт заказчику. Без чека расходы нельзя принять в налоговом учёте, а выплата рискует быть переквалифицирована в трудовые отношения с доначислением НДФЛ и взносов. В 1С:Бухгалтерии 3.0 чек фиксируется в документе поступления или хранится как присоединённый файл.

Ниже разобран полный цикл: от заведения карточки самозанятого до проверки результата в отчётах. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 3.0, но логика применима и в других конфигурациях (УПП, ERP, ЗУП для договоров ГПХ).

Проверка статуса самозанятого перед выплатой

Прежде чем отражать выплату, убедитесь, что контрагент действительно применяет НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН физического лица — сервис показывает, стоит ли человек на учёте как плательщик НПД на дату оказания услуги. Результат проверки рекомендуется сохранить (скриншот или PDF), потому что статус может быть утрачен в середине сотрудничества.

Второе условие — самозанятый не должен быть вашим работником или бывшим работником, с которым трудовой договор прекращён менее двух лет назад. Выплаты таким лицам не подпадают под НПД, и налоговая доначислит взносы. Это ограничение закреплено в законе о налоге на профессиональный доход, и обойти его через 1С невозможно — это вопрос юридической чистоты, а не настройки программы.

Третий момент — лимит дохода самозанятого. Если его годовой доход превысит установленный порог, он теряет право на НПД. Отслеживать лимит — обязанность самого самозанятого, но заказчику стоит периодически повторять проверку статуса при регулярных выплатах.

Заведение контрагента-самозанятого в 1С

В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО и ИНН самозанятого — ИНН обязателен, поскольку именно по нему выполняется проверка статуса и идентификация чека. Остальные поля (адрес, телефон) заполняются по желанию и на учёт не влияют.

Отдельный признак «самозанятый» в стандартной карточке контрагента отсутствует, поэтому для удобства аналитики многие добавляют таких контрагентов в отдельную группу справочника, например «Самозанятые (НПД)». Это упрощает выборку в отчётах и контроль чеков.

Банковские реквизиты заводятся в подчинённом справочнике «Банковские счета». Самозанятый может получать оплату на карту физлица — укажите номер счёта и банк получателя. Если оплата идёт по реквизитам из чека, сверьте их с договором, чтобы избежать возврата платежа.

Оформление договора ГПХ

В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и создайте договор с видом «С покупателем» — нет, верно: для заказчика это договор «С поставщиком», поскольку самозанятый оказывает вам услуги. Вид договора определяет доступные документы и счета расчётов (обычно 60.01 или 76.09 для прочих дебиторов, если настроено иначе).

Бумажный договор обязателен, хотя в программе достаточно его номера и даты. В тексте договора стоит зафиксировать, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется предоставлять чек, а также что заказчик не является налоговым агентом. Это защищает обе стороны при проверке.

Отражение услуг самозанятого документом поступления

Услуги самозанятого оформляются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В шапке выберите контрагента и договор, в табличной части укажите номенклатуру с видом «Услуга», количество и сумму. НДС не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому ставка «Без НДС».

Счёт затрат зависит от характера услуги: 20, 25, 26, 44 и т.д. Статья затрат подбирается по виду расхода, аналогично услугам обычных подрядчиков. В налоговом учёте расход принимается при наличии акта и чека — оба документа должны существовать и согласоваться по сумме.

Чек из «Мой налог» удобно прикрепить к документу через кнопку «Присоединённые файлы» (скрепка). Также в комментарии к документу можно указать номер чека. Это избавит от поиска подтверждений при налоговой проверке.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните результат
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Оформите договор «С поставщиком» с реквизитами бумажного договора
4. 4
   Проведите «Поступление услуг» со ставкой «Без НДС» на дату акта
5. 5
   Получите чек из «Мой налог» и прикрепите его к документу
6. 6
   Выполните оплату документом «Списание с расчетного счета»
7. 7
   Проверьте отсутствие НДФЛ и взносов по данной выплате в отчётах

Отражение оплаты самозанятому

Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Сумма перечисляется самозанятому полностью, без удержаний — заказчик не является налоговым агентом по НПД. Назначение платежа формулируется со ссылкой на договор и акт, без упоминания «заработной платы», чтобы банк и налоговая не трактовали платёж как трудовой доход.

Если оплата идёт на карту физлица, никаких дополнительных документов не требуется — вид операции тот же. При оплате через зарплатный проект или реестр физлиц убедитесь, что платёж не попал в ведомость ЗУП: деньги самозанятому не должны проходить по зарплатным регистрам.

В учёте взаиморасчётов после оплаты задолженность по договору должна закрыться. Проверьте это оборотно-сальдовой ведомостью по счёту расчётов с контрагентом — сальдо по самозанятому на конец периода должно быть нулевым, если акт и оплата относятся к одному договору.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту расчётов с контрагентом

Норма

Сальдо нулевое после акта и оплаты

Тревожный признак

Висит дебиторка или кредиторка — не совпали документы расчёта

Регистры НДФЛ и взносов

Норма

По самозанятому записей нет

Тревожный признак

Есть начисления — физлицо заведено в ЗУП как ГПХ

Присоединённые файлы к поступлению

Норма

Приложен чек с ИНН вашей организации

Тревожный признак

Чека нет или он оформлен на физлицо

НДФЛ, взносы и отчётность по выплатам самозанятым

Выплаты плательщикам НПД не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии наличия чека. Заказчик не подаёт по таким выплатам 6-НДФЛ и не включает их в расчёт по взносам. Если самозанятый ошибочно попал в кадровый учёт, записи придётся сторнировать и корректировать отчётность.

Исключение — ситуация, когда чек не предоставлен. В этом случае налоговая вправе счесть выплату доходом физлица, с которого организация как налоговый агент должна была удержать НДФЛ. Поэтому контроль наличия чеков — не формальность, а защита от доначислений.

В декларации по налогу на прибыль (или в КУДиР при УСН) расходы на услуги самозанятых отражаются в общем порядке — как прочие или прямые расходы по дате акта. Специальных строк для НПД-подрядчиков в отчётности нет.

Особые сценарии и ограничения

Регулярные выплаты одному самозанятому

Если самозанятый оказывает услуги постоянно и по сути выполняет функции штатного сотрудника, налоговая может переквалифицировать договор в трудовой. Признаки риска: фиксированная ежемесячная сумма, выполнение обязанностей по должности, подчинение внутреннему распорядку. В такой ситуации безопаснее оформить трудовой договор.

Самозанятый — бывший работник

Выплаты бывшему работнику по НПД возможны только если с момента прекращения трудового договора прошло не менее двух лет. До истечения срока доход от такого заказчика не облагается НПД, и самозанятый обязан платить НДФЛ сам, а организации стоит отказаться от такой схемы.

Аванс самозанятому

Предоплата возможна: оформляется «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику», задолженность висит на счёте авансов до акта. Чек самозанятый вправе выписать на аванс сразу — уточните, как он оформляет предоплату, и согласуйте это в договоре.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?

Нет, если исполнитель действующий плательщик НПД и предоставил чек. Заказчик не является налоговым агентом: налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог». Удержание потребуется только если чек не предоставлен и выплата признана обычным доходом физлица.

Чем чек отличается от акта и можно ли обойтись одним документом?

Акт подтверждает факт оказания услуги и нужен для бухгалтерского и налогового учёта. Чек подтверждает, что доход заявлен в режиме НПД и освобождает заказчика от роли налогового агента. Оба документа нужны: акт без чека не защищает от доначисления НДФЛ и взносов.

Какой вид договора выбрать в 1С для самозанятого?

«С поставщиком», поскольку самозанятый оказывает вам услуги или выполняет работы. Вид «С покупателем» используется только если вы продаёте что-то самозанятому, а это другая хозяйственная операция.

Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?

Да, оформляется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Ограничений по НПД здесь нет, действуют общие правила кассовой дисциплины и лимит расчётов наличными между юрлицом и физлицом по договору.

Что делать, если самозанятый потерял статус НПД в середине договора?

Выплаты за период после утраты статуса уже не подпадают под НПД. Безопасный вариант — приостановить выплаты, запросить у исполнителя подтверждение текущего статуса и при необходимости переоформить отношения: как ИП на другом режиме или через удержание НДФЛ как с обычного физлица.

Нужно ли включать выплаты самозанятому в 6-НДФЛ?

Нет, при наличии чека выплата не является доходом, с которого организация удерживает налог, и в 6-НДФЛ не попадает. Если чека нет и налоговая признает выплату облагаемым доходом, придётся подавать уточнённый расчёт с доначислением.