Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С отразить выдачу займа сотруднику
Пошаговая инструкция по отражению выдачи займа сотруднику в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП: документы, проводки по счету 73.01, расчет матвыгоды, НДФЛ и удержания из зарплаты.
Займ сотруднику — частая операция: организация выдает деньги работнику на личные нужды, а тот возвращает сумму с процентами или без. В учете такая операция отражается на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам», а порядок ввода зависит от того, в какой программе вы работаете — 1С:Бухгалтерия 8 или 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Ошибка в оформлении приводит к неверному расчету НДФЛ с материальной выгоды и искажению расчетов с сотрудником.
Перед отражением операции убедитесь, что оформлен договор займа с сотрудником: в нем фиксируются сумма, срок, процентная ставка (или отсутствие процентов) и порядок возврата. Без договора налоговая может переквалифицировать выплату, а бухгалтеру будет не на что опереться при расчете материальной выгоды. Договор — первичное основание для всех последующих проводок.
Ниже разобран полный цикл: выдача займа, начисление процентов, расчет материальной выгоды по беспроцентному и льготному займу, удержание из зарплаты и возврат долга. Инструкции даны для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Какой счет и аналитика используются для займов сотрудникам
Расчеты с персоналом по займам ведутся на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Аналитика счета — справочник «Сотрудники», поэтому в плане счетов ничего донастраивать не нужно: достаточно, чтобы сотрудник был заведен в базе с корректными данными физического лица.
Проценты по займу для организации являются прочим доходом и отражаются по кредиту счета 91.01 «Прочие доходы» в корреспонденции с 73.01. Если займ выдан под процент, начисление процентов делается ежемесячно на последнее число месяца — это требование методологии учета, а не только удобство.
Важно различать заем и подотчетные суммы: подотчет отражается на счете 71 и выдается на хозяйственные нужды организации, а займ — на личные нужды сотрудника со счетом 73.01. Путаница между этими счетами — одна из самых частых ошибок при самостоятельном учете.
Выдача займа в 1С:Бухгалтерии 8.3
Если деньги перечислены на карту сотрудника с расчетного счета, создайте документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). В поле «Вид операции» укажите «Выдача займа сотруднику» — в типовой конфигурации такой вид операции присутствует, и программа сама подставит счет дебета 73.01. Заполните сотрудника, сумму и проверьте проводку: Дт 73.01 — Кт 51.
При выдаче наличными из кассы используйте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа сотруднику». Проводка будет Дт 73.01 — Кт 50.01. Если в вашей версии конфигурации нужного вида операции нет, отразите выдачу документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»), указав корреспонденцию вручную.
После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.01 и карточку счета по сотруднику: дебетовое сальдо должно совпасть с суммой договора займа. Это контрольная точка, которую стоит проверять сразу, а не в конце квартала.
- 1Проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники» и привязан к физическому лицу
- 2Создайте «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа сотруднику»
- 3Укажите сотрудника, сумму по договору и дату фактической выдачи
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 73.01 — Кт 51 (50.01)
- 5Сформируйте ОСВ по счету 73.01 и сверьте сальдо с договором
Оформление займа в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом для займов есть специализированный документ «Заем сотруднику» (раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам»). Документ позволяет указать сумму, срок, процентную ставку и график погашения — программа автоматически рассчитает ежемесячные платежи и проценты.
При заполнении выберите способ выдачи: единовременно или траншами. Укажите условия погашения: ежемесячно в течение срока или в конце срока целиком. На основании этих данных ЗУП при расчете зарплаты будет автоматически удерживать платежи по займу и начислять проценты.
Если займ беспроцентный или ставка ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ, программа при очередном расчете зарплаты рассчитает материальную выгоду и НДФЛ с нее — при условии, что в документе займа корректно указана ставка и стоит нужный признак налогообложения. Проверьте это после первого расчета: в расчетном листке сотрудника должна появиться строка с матвыгодой и соответствующий НДФЛ.
Начисление процентов и материальная выгода
По процентному займу ежемесячно начисляйте проценты проводкой Дт 73.01 — Кт 91.01. В 1С:Бухгалтерии это делается документом «Операция, введенная вручную» на последнее число месяца. Сумму процентов рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 × количество дней пользования в месяце.
Материальная выгода определяется на последний день каждого месяца пользования займом, если ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ. Налоговая база — разница между процентами, рассчитанными исходя из 2/3 ключевой ставки, и фактическими процентами по договору. С этой разницы удерживается НДФЛ по ставке 35%.
В ЗУП расчет матвыгоды выполняется автоматически, если займ оформлен документом «Заем сотруднику». В 1С:Бухгалтерии без ЗУП матвыгоду и НДФЛ придется считать вручную и отражать операцией: Дт 70 — Кт 68.01 на сумму НДФЛ, а сама матвыгода денежной проводки не имеет — она отражается только в регистрах налогового учета НДФЛ.
Удержание платежей из зарплаты и возврат займа
В ЗУП удержания по займу выполняются автоматически при расчете зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» — на вкладке «Займы» видны суммы погашения основного долга и процентов. Если нужно ограничить или приостановить удержание (например, сотрудник ушел в отпуск без сохранения), скорректируйте график в документе займа или внесите изменения условий.
В 1С:Бухгалтерии без ЗУП удержание отражается вручную: при начислении зарплаты добавьте строку удержания с проводкой Дт 70 — Кт 73.01 на сумму платежа. Следите, чтобы общая сумма удержаний не превышала допустимые ограничения по ТК РФ — по общему правилу не более 20% от суммы к выплате, а при нескольких основаниях — не более 50%.
Если сотрудник возвращает займ не через зарплату, а вносит деньги в кассу или на расчетный счет, оформите «Приходный кассовый ордер» или «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа сотрудником»: Дт 50.01 (51) — Кт 73.01. При полном погашении сальдо по сотруднику на счете 73.01 должно обнулиться.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо равно остатку долга по договору
Сальдо не сходится с графиком платежей или появилось кредитовое сальдо
Есть удержание по займу и, при льготной ставке, матвыгода с НДФЛ 35%
Матвыгода отсутствует при беспроцентном займе — НДФЛ не исчислен
Доход по коду матвыгоды и налог 35% отражены в месяце расчета
НДФЛ с матвыгоды не удержан или отражен по ставке 13%
Налогообложение: НДФЛ, взносы и налог на прибыль
Сама выдача и возврат займа не являются доходом или расходом: это движение заемных средств, которое не влияет на налог на прибыль и не облагается НДС. Проценты по займу включаются во внереализационные доходы организации на дату начисления.
НДФЛ возникает только с материальной выгоды по льготным и беспроцентным займам. Исключение — займы на покупку или строительство жилья при наличии у сотрудника права на имущественный вычет: такая матвыгода освобождается от НДФЛ при подтверждении из налоговой инспекции.
Страховыми взносами суммы займа и материальная выгода не облагаются — это гражданско-правовые отношения займа, а не выплаты в рамках трудовых отношений. Ошибочное начисление взносов на матвыгоду завышает расходы и искажает отчетность.
Частые вопросы по учету займов сотрудникам в 1С
Можно ли выдать займ директору или учредителю?
Да, порядок тот же — через счет 73.01, если директор является сотрудником организации. Если заем выдан учредителю, не состоящему в штате, используется счет 76 или 58.03 (для процентных займов). Учтите, что матвыгода рассчитывается в любом случае, а для взаимозависимых лиц сделка может привлечь повышенное внимание налоговой.
Что делать, если сотрудник увольняется, не вернув займ?
При увольнении удержите долг из окончательного расчета в пределах допустимых ограничений либо получите от сотрудника заявление на удержание полной суммы. Остаток долга продолжает числиться на 73.01 после увольнения — сотрудник в справочнике остается, и расчеты по нему не закрываются автоматически. При невозможности взыскания долг списывается по правилам признания безнадежной задолженности.
Нужно ли оформлять займ в ЗУП, если расчет зарплаты ведется в 1С:Бухгалтерии?
Нет, документ «Заем сотруднику» существует только в ЗУП. В 1С:Бухгалтерии все операции — выдача, проценты, матвыгода, удержания — отражаются вручную через операции и начисление зарплаты. Это трудоемко при большом числе займов, поэтому при регулярной выдаче займов имеет смысл вести расчеты в ЗУП.
Как отразить прощение долга по займу?
Прощенный долг становится доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ по ставке 13%. Оформляется соглашение о прощении долга или дарении, в учете делается проводка Дт 91.02 — Кт 73.01 (списание долга в прочие расходы) и начисляется НДФЛ: Дт 70 — Кт 68.01. Вопрос о страховых взносах при прощении долга неоднозначен, безопаснее проконсультироваться с аудитором.
Влияет ли займ сотруднику на кассовую дисциплину?
Выдача наличного займа из кассы за счет наличной выручки ограничена: расходование наличной выручки на займы не входит в перечень разрешенных целей, поэтому сумму предварительно сдают в банк и снимают, либо выдают займ безналично. Нарушение грозит штрафом за несоблюдение порядка работы с наличными.
Что важно запомнить
Займ сотруднику отражается на счете 73.01: выдача — через банковский или кассовый документ, проценты — ежемесячно в состав прочих доходов, удержания — из зарплаты только с согласия сотрудника. По льготным и беспроцентным займам обязательно рассчитывайте материальную выгоду и НДФЛ 35%. В ЗУП цикл автоматизирован документом «Заем сотруднику», в 1С:Бухгалтерии операции вводятся вручную.