Как в 1С отразить возврат денежных средств от поставщика

Возврат денег от поставщика — типовая ситуация: компания перечислила аванс или оплату, а поставка не состоялась, товар оказался бракованным либо договор расторгнут. В учете такая операция отражается документом поступления на расчетный счет (или в кассу) с видом операции «Возврат от поставщика», и от корректности выбора вида операции зависят проводки, взаиморасчеты и НДС.

Ошибки в отражении возврата приводят к зависшей кредиторской задолженности на счете 60.02, некорректным авансам по НДС и расхождениям в актах сверки. Ниже разобран порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 и отмечены отличия для других конфигураций — 1С:Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация и ERP.

Перед внесением документа убедитесь, что первоначальная оплата поставщику отражена в программе и не сторнирована, иначе возврат создаст искусственную дебиторку, которой на самом деле нет.

Когда какой вид операции выбирать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 в документах поступления денежных средств есть несколько похожих видов операции. Для возврата от контрагента-продавца используется «Возврат от поставщика». Не путайте его с «Прочим поступлением» — последний не закрывает задолженность по счету 60 и ломает взаиморасчеты.

Если возвращают аванс по несостоявшейся поставке, программа по виду операции «Возврат от поставщика» сама подставит счет расчетов 60.02 «Расчеты по авансам выданным». Если возвращают переплату по уже оприходованному товару (например, при окончательном расчете выяснилось, что оплачено больше), счет учета должен быть 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — его при необходимости меняют вручную на закладке «Расчеты» или в расшифровке платежа.

Маршрут решения

Как выбрать счет учета

Поставка не состоялась, возвращают предоплатуСчет 60.02 — авансы выданные

Товар получен, но оплачено больше фактической стоимостиСчет 60.01 — расчеты с поставщиками

Возврат по претензии за брак после оприходования и оплатыСначала корректировка/возврат товара поставщику, затем поступление денег на 60.01

Пошаговое отражение возврата на расчетный счет

Стандартный путь — через банковскую выписку. Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Поступление на расчетный счет» либо загрузите выписку из клиент-банка — программа часто определяет вид операции автоматически по назначению платежа, но его нужно проверить.

Заполните поля: вид операции — «Возврат от поставщика», плательщик — контрагент-поставщик, договор — тот же, по которому прошла оплата, сумма и счет банковского учета (51). В табличной части проверьте счет расчетов (60.02 или 60.01) и при необходимости укажите документ расчетов — исходное списание с расчетного счета, чтобы зачет прошел точечно.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление на расчетный счет»
2. 2
   Выберите вид операции «Возврат от поставщика»
3. 3
   Укажите контрагента, договор и сумму возврата
4. 4
   Проверьте счет расчетов: 60.02 для аванса, 60.01 для переплаты
5. 5
   При ручном зачете укажите документ первоначальной оплаты
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 51 — Кт 60.02 (или 60.01)

После проведения документ формирует проводку Дт 51 — Кт 60.02 (или 60.01). Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что задолженность поставщика уменьшилась именно по нужному договору.

Возврат денег в кассу

Если поставщик вернул деньги наличными, операция отражается документом «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — тот же «Возврат от поставщика», проводка будет Дт 50.01 — Кт 60.02.

Учтите лимит кассы: крупное наличное поступление может привести к превышению лимита остатка денег в кассе на конец дня, если он установлен приказом. При превышении излишек нужно сдать в банк документом «Расходный кассовый ордер» с видом «Взнос наличными в банк».

НДС при возврате аванса

Если с перечисленного аванса вы принимали НДС к вычету (при наличии счета-фактуры на аванс и условия в договоре), то при возврате аванса этот вычет подлежит восстановлению. В 1С:Бухгалтерии восстановление выполняется автоматически при проведении регламентной операции «Формирование записей книги продаж» в конце квартала — программа находит возвращенные авансы и восстанавливает налог.

Проверьте результат: откройте книгу продаж за квартал возврата — там должна появиться запись по авансовому счету-фактуре поставщика с кодом вида операции, соответствующим восстановлению НДС с аванса. Если записи нет, убедитесь, что вычет по авансу ранее действительно был заявлен и что возврат прошел по тому же договору и документу расчетов.

Если вычет с аванса не заявлялся, никаких дополнительных действий по НДС не требуется — возврат денег сам по себе объектом обложения не является.

Возврат при браке или расторжении договора

Если деньги возвращают за некачественный товар, который уже оприходован, одного банковского документа недостаточно. Сначала оформите возврат товара поставщику: в 1С:Бухгалтерии — документ «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, в УНФ и ERP — аналогичный документ из карточки заказа или поступления. Это закроет складскую и расчетную часть.

После этого поступление денег отразится на счет 60.01 и закроет образовавшуюся дебиторку по возврату. Если поставщик вернул деньги, а товар еще не отправлен обратно, последовательность документов не критична, но к дате сверки оба документа должны быть проведены.

При расторжении договора без поставки достаточно банковского документа возврата на 60.02. Рекомендуется хранить допсоглашение о расторжении и письмо о возврате — они обосновывают операцию при проверке.

Особенности в УНФ, КА и ERP

В 1С:Управление нашей фирмой возврат оформляется документом «Поступление на счет» с видом операции «От поставщика». Взаиморасчеты при этом ведутся в разрезе заказов поставщикам, поэтому укажите заказ или счет на оплату, по которому проходила оплата.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации используется «Поступление безналичных ДС» с операцией «Возврат от поставщика». Здесь критично правильно указать объект расчетов (накладную или заказ), иначе сумма повиснет как неразнесенная, и отчет «Ведомость расчетов с партнерами» покажет расхождение. Проверьте зачет через рабочее место «Зачет оплат» при необходимости.

Проверка результата

Главный контрольный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 с субконто по контрагенту и договору. После возврата аванса сальдо по 60.02 должно уменьшиться на сумму возврата; при полном возврате — обнулиться.

Сформируйте акт сверки с контрагентом («Покупки» → «Акты сверки» или из карточки контрагента) и сравните с данными поставщика. Также проверьте отчет «Анализ расчетов с поставщиками» — там не должно остаться незачтенных авансов по этому договору.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 60.02 по контрагенту

Норма

Сальдо уменьшилось на сумму возврата или обнулилось

Тревожный признак

Сальдо не изменилось или появилась кредиторка

Проводки документа

Норма

Дт 51 (50) — Кт 60.02/60.01 по нужному договору

Тревожный признак

Счет 76 или прочие счета вместо 60

Книга продаж за квартал возврата

Норма

Есть запись восстановления НДС по авансовому счету-фактуре

Тревожный признак

Записи нет, хотя вычет с аванса заявлялся

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат, если оплата была в прошлом закрытом периоде?

Да. Документ возврата вносится текущей датой, прошлый период открывать не нужно. Зачет аванса произойдет по документу расчетов прошлого периода, если он указан, либо автоматически по ФИФО. После этого перепроведите регламентные операции закрытия месяца текущего квартала.

Поставщик вернул деньги частями — как отражать?

Каждое поступление оформляется отдельным документом «Поступление на расчетный счет» с видом «Возврат от поставщика» на фактическую сумму по выписке. Сальдо аванса на 60.02 будет уменьшаться по мере поступлений.

Что делать, если программа не находит документ оплаты для зачета?

Проверьте, что оплата проведена по тому же контрагенту и договору и не помечена на удаление. Если платеж вносился в другой базе или до начала учета в программе, введите его документом списания с расчетного счета нужной датой или через ввод остатков по расчетам с контрагентами.

Нужно ли выставлять счет-фактуру при возврате денег?

Покупатель при возврате аванса счет-фактуру не выставляет. Восстановление НДС отражается на основании авансового счета-фактуры поставщика, который регистрируется в книге продаж. Поставщик, в свою очередь, принимает к вычету ранее начисленный с аванса НДС.

Возврат пришел от третьего лица, а не от самого поставщика — как провести?

Платеж указывайте по фактическому плательщику из выписки, но зачет задолженности делайте по договору с поставщиком. Потребуется письмо о переуступке платежа или трехстороннее соглашение; в документе вручную скорректируйте контрагента расчетов, если конфигурация это позволяет, либо используйте корректировку долга.

Как отразить возврат, если расчеты велись в валюте?

Документ поступления создается по валютному счету в валюте договора. Рублевые суммы пересчитаются по курсу на дату возврата, а разница между курсом оплаты и курсом возврата отразится как курсовая разница на счете 91 при переоценке.