Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С отразить возврат денег покупателю
Как оформить возврат денег покупателю в 1С: документ возврата товара, списание с расчетного счета, кассовый чек возврата, проводки и проверка взаиморасчетов.
Возврат денег покупателю — операция, которая почти всегда состоит из двух частей: документ, фиксирующий возврат товара или отказ от услуги, и документ, отражающий фактическое движение денег. Если провести только одну из них, взаиморасчеты с контрагентом «зависнут»: либо товар вернется на склад без закрытия долга, либо деньги уйдут без основания в учете.
Порядок действий зависит от того, как покупатель расплатился изначально: наличными через кассу, банковской картой, по безналичному платежу или через эквайринг. От этого зависит, каким документом оформлять возврат и нужен ли кассовый чек с признаком «возврат прихода». В конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP логика одинаковая, отличаются только названия разделов меню.
Ниже разобран типовой сценарий от момента обращения покупателя до проверки результата в отчетах, а также особые случаи: частичный возврат, возврат аванса, возврат при эквайринге и работа с онлайн-кассой.
Шаг 1. Определите основание возврата и исходный документ
Прежде чем создавать документы, найдите первичную продажу: «Реализацию товаров и услуг», «Отчет о розничных продажах» или «Оплату платежной картой». Возврат корректно оформляется на основании исходного документа — тогда программа автоматически подставит контрагента, договор, товары, цены и суммы, а взаиморасчеты закроются по тому же объекту расчетов.
Найти документ проще всего через журнал продаж по контрагенту или по номеру чека. Если возврат частичный — покупатель возвращает не всю позицию, а часть товара, — документ все равно создается на основании продажи, но количество и сумму корректируют вручную.
Определяет документ возврата денег и необходимость чека ККТ
Частичный возврат требует ручной корректировки количества и суммы
Без основания возврат создается вручную, но взаиморасчеты закроются сложнее
При отказе от услуги или возврате аванса движения по складу не будет
Шаг 2. Оформите документ возврата товара
Откройте исходную реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя». Программа заполнит табличную часть товарами из продажи. При частичном возврате удалите лишние строки или измените количество. Проверьте склад, на который товар возвращается, и вид цены — суммы должны совпадать с фактически возвращаемыми.
Если покупатель возвращает товар, проданный в розницу через «Отчет о розничных продажах», в Управлении торговлей используется документ «Возврат товаров от розничного покупателя», также создаваемый на основании отчета о продажах. При отказе от услуги вместо возврата товара оформляется «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон», где количество по услуге обнуляется.
Шаг 3. Выплатите деньги: безналичный и наличный возврат
Возврат на расчетный счет покупателя
Для безналичного возврата создайте документ «Списание с расчетного счета» (в разделе «Банк и касса» или «Казначейство»). Ключевой момент — вид операции: выберите «Возврат оплаты клиенту» (в некоторых версиях — «Возврат денежных средств покупателю»). Именно этот вид операции обеспечивает корректные проводки и закрытие взаиморасчетов по документу возврата.
Заполните контрагента, договор, банковский счет получателя и сумму. В поле «Документ расчетов» укажите созданный ранее возврат — тогда долг закроется автоматически. Если возврат перечисляется на карту физлица по реквизитам, убедитесь, что назначение платежа не содержит признаков коммерческой оплаты, чтобы у банка не возникло вопросов.
Возврат наличными из кассы
Наличный возврат оформляется «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Возврат оплаты клиенту». Документ создается на основании возврата товаров либо вручную с указанием контрагента и документа расчетов. Сумма РКО уменьшит остаток по кассе организации.
- 1Найдите исходную реализацию и создайте на её основании «Возврат товаров от покупателя»
- 2Проверьте количество, цены и склад в документе возврата, проведите его
- 3Создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат оплаты клиенту»
- 4Укажите документ расчетов — созданный возврат
- 5Проведите оплату и загрузите выписку банка, чтобы подтвердить факт списания
- 6Откройте отчет «Взаиморасчеты с контрагентами» и убедитесь, что задолженность закрыта
Шаг 4. Возврат при оплате картой и онлайн-касса
Если покупатель платил банковской картой, деньги возвращаются через эквайринговый терминал на ту же карту — это требование правил платежных систем. В 1С оформляется документ «Операция по платежной карте» с видом операции «Возврат оплаты клиенту» на основании возврата товаров. Физически операцию сначала выполняют на терминале, затем фиксируют в программе.
При применении онлайн-кассы на возврат пробивается чек с признаком расчета «возврат прихода». В конфигурациях с подключенным оборудованием чек пробивается прямо из документа возврата или из формы РМК. Чек на возврат обязателен независимо от того, в день продажи происходит возврат или позже, и независимо от способа оплаты — наличными или картой.
Шаг 5. Возврат аванса и возврат без возврата товара
Если покупатель внес предоплату, но сделка не состоялась, документ возврата товара не нужен — товара ведь не было. Достаточно создать «Списание с расчетного счета» или РКО с видом операции «Возврат оплаты клиенту» и указать в качестве документа расчетов исходное поступление оплаты (платежное поручение входящее или ПКО). Задолженность по авансу закроется.
Если аванс пришел с оплатой по кассе или картой, на сумму возврата также пробивается чек «возврат прихода». Ситуация, когда товар отгружен, но покупатель отказывается от части услуг по акту, оформляется корректировкой реализации, а не возвратом — тогда корректно уменьшатся выручка, НДС и задолженность.
Сравнение вариантов оформления
Подходит при возврате отгруженного товара; восстанавливает остатки на складе и формирует долг перед клиентом
Подходит при изменении цены, количества услуг или частичном отказе без физического возврата на склад
Подходит для возврата аванса, когда отгрузки не было; ограничение — не закрывает складские вопросы
Проводки и налоговый учет
В конфигурациях с бухгалтерским учетом (1С:Бухгалтерия, КА, ERP) возврат товара от покупателя формирует сторнирующие проводки: уменьшение выручки по дебету счета 62 и кредиту 90, восстановление товара на счете 41 со сторнированием себестоимости. Списание с расчетного счета с видом «Возврат оплаты клиенту» закрывает задолженность проводкой по дебету 62 и кредиту 51.
По НДС возвращенный товар отражается в книге покупок через документ «Формирование записей книги покупок» или автоматически при проведении возврата — в зависимости от версии конфигурации. Если покупатель — физлицо без счета-фактуры, основанием для вычета НДС служит данные возврата и кассового чека. Проверьте, что сумма НДС в возврате совпадает с исходной реализацией, особенно при частичном возврате.
Как проверить результат
Задолженность по возврату равна нулю
Осталась сумма «мы должны» — платеж не привязан к возврату
Возвращенный товар восстановлен в нужном количестве
Товар не оприходован или оприходован на неверный склад
Сумма возвратов в чеках совпадает с документами возврата
Чек возврата не пробит или сумма не совпадает
Списание подтверждено выпиской и совпадает по сумме
Документ проведен, но фактического списания нет
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида операции в платежном документе. Если вместо «Возврат оплаты клиенту» выбрать «Оплата поставщику», деньги уйдут, но взаиморасчеты с покупателем не закроются, а в учете появится фиктивный аванс поставщику. Вторая частая ошибка — возврат без привязки к документу расчетов: долг остается открытым, хотя деньги фактически возвращены.
Третья группа ошибок связана с кассой: возврат пробит как обычный чек «приход» с минусом или вообще не пробит. Это расхождение между фискальными данными и учетными документами — прямой повод для вопросов при проверке. Всегда проверяйте, что чек имеет признак «возврат прихода» и сумма совпадает с документом.
Удобный контрольный прием: после оформления всей цепочки откройте карточку контрагента и сверку взаиморасчетов за период. Если возврат проведен правильно, в оборотах появится и продажа, и возврат, и оплата, и возврат оплаты, а конечное сальдо будет равно нулю или фактической задолженности по другим сделкам. Любое «зависшее» сальдо — признак непривязанного документа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходный документ продажи не найден?
Да, документ возврата можно создать вручную без основания, заполнив контрагента, товары и цены самостоятельно. Однако взаиморасчеты в этом случае могут не закрыться автоматически по объекту расчетов, поэтому после проведения обязательно проверьте сальдо по контрагенту и при необходимости выполните ручную зачетную операцию или укажите документ расчетов в платеже.
Нужен ли кассовый чек при возврате безналичной оплаты юридическому лицу?
Если исходная оплата от организации поступила на расчетный счет по безналичному платежу без применения ККТ, то и возврат на расчетный счет оформляется без чека. Чек «возврат прихода» обязателен в случаях, когда исходный расчет проходил через кассу — наличными, картой или электронными средствами платежа.
Как оформить возврат, если покупатель вернул товар в другом налоговом периоде?
Документ возврата датируется фактической датой возврата. Корректировка выручки и НДС отразится в периоде возврата: НДС принимается к вычету через записи книги покупок текущего квартала. Исправлять или аннулировать документ прошлого периода не нужно.
Что делать, если деньги уже вернули, а документ возврата забыли создать?
Создайте документ возврата задним числом в пределах открытого периода и привяжите к нему уже проведенный платеж, указав документ расчетов. Если период закрыт, оформите документы текущей датой, но корректно заполните даты взаиморасчетов, чтобы сверка с покупателем сошлась.
Как вернуть деньги за товар, купленный через интернет-магазин с онлайн-оплатой?
Возврат выполняется через платежный сервис или эквайринг на ту же карту. В 1С оформляется «Операция по платежной карте» с видом «Возврат оплаты клиенту» на основании возврата товаров, а на сумму возврата пробивается чек «возврат прихода». Факт возврата подтверждается отчетом платежной системы или реестром эквайринговых операций.
Почему в отчете по взаиморасчетам после возврата осталась задолженность?
Наиболее вероятная причина — платежный документ не привязан к документу возврата: поле «Документ расчетов» пустое или указан другой объект. Откройте списание с расчетного счета или РКО, укажите корректный документ возврата и перепроведите. Также проверьте, что вид операции — именно «Возврат оплаты клиенту», а договор и валюта совпадают с документом возврата.
Что важно запомнить
Возврат денег покупателю в 1С — это всегда связка документов: возврат товара (или корректировка) плюс платежный документ с видом операции «Возврат оплаты клиенту». При расчетах через ККТ обязателен чек «возврат прихода», а за покупку по карте деньги возвращаются только на карту. Финальная проверка — нулевое сальдо по контрагенту в отчете взаиморасчетов и совпадение фискальных данных с учетными документами.