Учет и Финансы · 8 мин
Как в 1С отразить восстановление кассового расхода
Как в 1С отразить восстановление кассового расхода: сторнирование РКО, возврат денег в кассу, корректировка проводок и кассовой книги, типичные ошибки.
Восстановление кассового расхода в 1С требуется, когда ранее выданные из кассы деньги возвращаются обратно: подотчётное лицо вернуло неизрасходованный аванс, поставщик вернул ошибочно выплаченную сумму, либо расходный кассовый ордер был оформлен ошибочно. В зависимости от причины используются разные документы и проводки, и выбор неправильного способа приводит к завышению оборотов по кассе и расхождениям в кассовой книге.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) для отражения возврата денег в кассу применяется документ «Приходный кассовый ордер», а для исправления ошибочного РКО — сторнирование или ручная корректировка. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями и проводками.
Определите причину восстановления расхода
Прежде чем создавать документы, установите, что именно произошло. От этого зависит выбор документа, вид операции и корреспондирующие счета. Ошибка на этом этапе — самая частая причина некорректных оборотов по счёту 50.
Различают три типовые ситуации. Первая — реальный возврат денег: подотчётное лицо не израсходовало аванс полностью и вернуло остаток, либо контрагент вернул переплату наличными. Вторая — документальная ошибка: РКО проведён дважды, на неверную сумму или на неверное лицо, а фактического движения денег не было. Третья — возврат из банка: деньги, снятые с расчётного счёта и ошибочно отнесённые на расход, зачисляются обратно в кассу.
Как выбрать действие
Возврат денег от подотчётного лица
Наиболее распространённый случай — сотрудник получил деньги под отчёт через РКО, израсходовал их частично и вернул остаток. В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Приходный кассовый ордер».
В поле «Вид операции» выберите «Возврат от подотчётного лица». Укажите сотрудника, сумму возврата и при необходимости документ-основание (исходный РКО или авансовый отчёт). После проведения формируется проводка Дт 50.01 — Кт 71.01: задолженность сотрудника по подотчётным суммам уменьшается, остаток денег в кассе увеличивается.
Проверьте результат через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» за период: по сотруднику не должно оставаться дебетового сальдо на сумму возврата. Если остаток «висит», убедитесь, что в ПКО выбран тот же сотрудник, что и в исходном РКО, и что авансовый отчёт (если был) проведён раньше по времени.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции «Возврат от подотчётного лица»
- 3Укажите сотрудника, сумму и основание возврата
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 50.01 — Кт 71.01
- 5Сформируйте ОСВ по счёту 71 и убедитесь в закрытии задолженности
Возврат денег от поставщика или покупателя
Если поставщик вернул наличными ошибочно выплаченную сумму или переплату, создайте ПКО с видом операции «Возврат от поставщика» (в некоторых конфигурациях — «Расчёты по прочим операциям» или «Прочий приход»). Укажите контрагента, договор и сумму. Проводка будет Дт 50.01 — Кт 60.01 (или 60.02, если шла переплата аванса).
Важно правильно выбрать счёт расчётов: если исходный РКО выдал аванс (Дт 60.02), то и возврат должен закрывать именно 60.02. Несовпадение счетов приведёт к «раздвоению» задолженности — аванс останется висеть на 60.02, а на 60.01 появится кредитовое сальдо. Проверяйте через ОСВ по счёту 60 в разрезе контрагента и договора.
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ называется «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат от поставщика», а распределение по документам расчётов выполняется через механизм зачёта оплат — убедитесь, что возврат зачтён именно на тот расчётный документ, по которому проходил расход.
Исправление ошибочно проведённого РКО
Если расходный ордер создан по ошибке и денежного движения не было, самый чистый способ — отменить сам документ. В открытом периоде распроведите РКО и пометьте его на удаление либо исправьте сумму и реквизиты прямо в документе. После этого перепроведите кассовые документы за день, чтобы нумерация и остатки кассовой книги восстановились корректно.
Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования, отчётность сдана), исправляйте текущей датой. Создайте документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») со сторнирующей проводкой: Дт 50.01 — Кт 71.01 (60.01, 76.05 и т.д.) на сумму ошибочного расхода. В содержании укажите основание: «Сторнирование РКО №… от… по причине…».
В конфигурациях с механизмом сторнирования документов (1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) доступен документ «Сторнирование» или «Корректировка», который создаётся на основании исходного РКО и автоматически формирует обратные движения по всем регистрам. Это предпочтительнее ручной операции, так как сохраняется связь с первичным документом.
Отражение в кассовой книге и проверка остатков
Любое восстановление расхода через ПКО попадает в кассовую книгу как приходная операция. Сформируйте отчёт «Кассовая книга» («Банк и касса» → «Кассовая книга») за день операции и убедитесь: номер ПКО присвоен корректно, остаток на начало и конец дня сходится с предыдущим и следующим днями, итоговый остаток не отрицательный.
Контрольный показатель — соответствие остатка по кассовой книге сальдо счёта 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости на конец дня. Расхождение означает, что либо какой-то кассовый документ не проведён, либо по счёту 50 есть ручные операции, не отражённые в кассовых документах.
Как проверить результат
Сальдо совпадает с остатком в кассовой книге и не отрицательное
Расхождение с кассовой книгой или минусовой остаток
Задолженность уменьшена на сумму возврата
Остаток не изменился — неверно выбран сотрудник или вид операции
ПКО отражён, сквозная нумерация не нарушена
Пропуски номеров или отрицательный остаток в течение дня
Типичные ошибки при восстановлении кассового расхода
Ошибки в этой операции обычно приводят не к явным сбоям программы, а к накоплению «мусора» в учёте: зависших задолженностей, расхождений кассовой книги и ОСВ, искажённых оборотов. Ниже перечислены самые частые.
Отдельно отметьте ситуацию с кассовой дисциплиной: если возврат связан с подотчётными суммами, проверьте соблюдение сроков отчётности по авансам. Восстановление расхода не отменяет требования к своевременному предоставлению авансовых отчётов.
Частые вопросы
Можно ли восстановить расход, просто удалив РКО?
Можно только в открытом периоде и только если денежного движения фактически не было. Если деньги выдавались и возвращались — нужен приходный кассовый ордер, а не удаление, иначе в учёте не отразится реальное движение наличных.
Какой вид операции выбрать, если подотчётное лицо вернуло всю сумму аванса?
Тот же — «Возврат от подотчётного лица». Сумма возврата не влияет на выбор вида операции: закрывается задолженность по счёту 71 полностью или частично в зависимости от возвращённой суммы.
Что делать, если ошибочный РКО попал в сданную отчётность?
Документ закрытого периода не трогайте. Оформите сторнирующую операцию текущей датой через «Операции, введённые вручную» с обратной проводкой и ссылкой на исходный документ в комментарии. При необходимости подайте уточнённую отчётность.
Почему после возврата в ОСВ по счёту 71 осталось сальдо?
Чаще всего в ПКО выбран другой сотрудник, неверный вид операции или возврат проведён раньше по времени, чем выдача. Проверьте реквизиты ПКО и хронологию документов, при необходимости измените время документа.
Нужно ли восстанавливать расход, если деньги вернули на расчётный счёт, а не в кассу?
Да, но документ будет другим — «Поступление на расчётный счёт» с соответствующим видом операции (возврат от поставщика или подотчётного лица). Проводка будет Дт 51 — Кт 60 (71), кассовая книга в этом случае не затрагивается.
Что важно запомнить
Реальный возврат денег оформляйте приходным кассовым ордером с правильным видом операции, ошибочный РКО в открытом периоде — отменой документа, в закрытом — сторнирующей операцией текущей датой. Результат всегда проверяйте по ОСВ счетов 50, 60 и 71 и по кассовой книге.