Как в 1С отразить расходы, не принимаемые в налоговом учете

Расходы, не принимаемые в налоговом учете (НУ), — это затраты, которые организация признает в бухгалтерском учете, но не может учесть при расчете налога на прибыль. К ним относятся, например, сверхнормативные представительские расходы, штрафы в бюджет, стоимость безвозмездно переданного имущества, часть добровольного страхования и другие виды затрат, поименованные в статье 270 НК РФ. В программах 1С такие расходы отражаются через специальную настройку статей затрат и аналитики.

Ключевой механизм — указание в документе статьи затрат с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения». В этом случае сумма проходит по бухгалтерскому учету полностью, а в налоговом учете формируется отрицательная сумма или нулевое значение, что при применении ПБУ 18/02 приводит к возникновению постоянной разницы (ПР) и постоянного налогового расхода.

Ниже разобрано, как настроить справочники, отразить типовые операции в 1С:Бухгалтерии 8.3, проверить результат в отчетах и избежать типичных ошибок, которые приводят к искажению налога на прибыль.

Какие расходы относятся к непринимаемым в налоговом учете

Перечень расходов, не учитываемых при расчете налога на прибыль, закрытый — он приведен в статье 270 НК РФ. На практике чаще всего встречаются: пени и штрафы, перечисляемые в бюджет; дивиденды; стоимость безвозмездно переданного имущества; материальная помощь работникам; оплата путевок и лечения сотрудников за счет чистой прибыли; сверхнормативные суточные и представительские расходы; премии, выплаченные из средств специального назначения.

Важно различать две ситуации. Первая — расход не принимается в НУ полностью (штрафы, матпомощь). Вторая — расход принимается в пределах норматива (представительские, рекламные нормируемые, проценты по контролируемой задолженности). В первом случае вся сумма отражается как непринимаемая сразу, во втором — часть суммы определяется регламентной операцией «Нормирование расходов» при закрытии месяца.

Настройка справочника «Статьи затрат»

Основной инструмент разделения принимаемых и непринимаемых расходов — справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»). Для каждого вида непринимаемых расходов создается отдельная статья, в карточке которой в поле «Вид расхода» выбирается значение «Не учитываемые в целях налогообложения».

Группу затрат в карточке статьи выбирайте по экономическому смыслу: для материальной помощи — «Оплата труда» или «Прочие расходы», для штрафов — «Прочие расходы». От этого зависит, на какой счет затрат (20, 25, 26, 44) программа отнесет сумму при использовании статьи в документах, если счет не задан явно.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»
2. 2
   Создайте новую статью, например «Материальная помощь (не приним. в НУ)»
3. 3
   В поле «Вид расхода» установите «Не учитываемые в целях налогообложения»
4. 4
   Выберите подходящую группу затрат и сохраните элемент
5. 5
   Используйте эту статью в документах отражения расходов

Отражение непринимаемых расходов в документах

Услуги и прочие затраты через «Поступление (акты, накладные)»

В документе поступления услуг на закладке «Услуги» в колонке аналитики затрат укажите созданную статью с видом «Не учитываемые в целях налогообложения». После проведения в движениях документа сумма пройдет по дебету счета затрат в бухгалтерском учете, а в налоговом учете по дебету сформируется постоянная разница с тем же значением — при условии, что в учетной политике включено применение ПБУ 18/02.

Штрафы и пени в бюджет

Штрафы по налогам отражаются документом «Операция, введенная вручную» или «Начисление налогов» проводкой Дт 99.01.1 (или 91.02, в зависимости от принятой учетной политики) — Кт 68, 69. Для субконто на счете 99 используйте статью с видом «Не учитываемые». При проводке вручную обязательно заполните колонку «Сумма ПР Дт», иначе постоянная разница не сформируется и налог на прибыль будет рассчитан неверно.

Материальная помощь работникам

Матпомощь начисляется документом «Начисление зарплаты» с видом начисления, в настройках которого для целей налога на прибыль указано «Не учитывается в расходах». Либо отражается проводкой Дт 91.02 — Кт 70 (73) со статьей прочих доходов и расходов, у которой снят флаг принятия к НУ. Страховые взносы с матпомощи сверх необлагаемого лимита при этом в расходы НУ принимаются — их нужно отражать отдельной принимаемой статьей.

Нормируемые расходы: частичное непринятие

Представительские расходы, отдельные виды рекламы и компенсации за использование личного транспорта принимаются в НУ только в пределах норматива. Для них в статье затрат выбирается специальный вид расхода: «Представительские расходы», «Расходы на рекламу (нормируемые)» и т. п. В течение года вся сумма отражается как принимаемая, а регламентная операция «Нормирование расходов» при закрытии месяца (декабря или отчетного периода) автоматически переводит сверхнормативную часть в непринимаемые, формируя постоянную разницу.

Особенность представительских расходов — норматив считается нарастающим итогом от фонда оплаты труда, поэтому сверхнормативная часть может «доприняться» в следующих кварталах того же года. Проверяйте расчет через справку-расчет «Нормирование расходов», доступную из обработки «Закрытие месяца».

Сравнение вариантов отражения

Вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения»

Подходит для полностью непринимаемых затрат: штрафов, матпомощи, безвозмездной передачи. Разница формируется сразу при проведении документа.

Нормируемый вид расхода

Подходит для представительских и нормируемой рекламы. Программа сама отделит сверхнорматив при закрытии месяца, но требует корректного фонда оплаты труда в базе.

Ручная операция с заполнением ПР

Резервный вариант для нетиповых случаев. Требует внимательного заполнения сумм НУ и ПР, иначе легко исказить расчет налога.

ПБУ 18/02 и постоянные разницы

Если организация применяет ПБУ 18/02 (настройка в разделе «Главное» → «Учетная политика»), непринимаемые расходы порождают постоянные разницы. При закрытии месяца операция «Расчет отложенного налога по ПБУ 18/02» умножает сумму постоянной разницы на ставку налога и формирует проводку Дт 99.02.3 — Кт 68.04.2 «Постоянный налоговый расход».

Проверить корректность можно по оборотно-сальдовой ведомости с включенным флагом «ПР» в настройках показателей: суммы постоянных разниц должны соответствовать перечню непринимаемых расходов за период. Дополнительно используйте отчет «Анализ учета по налогу на прибыль» (раздел «Отчеты»), который визуально связывает бухгалтерскую прибыль, разницы и налоговую базу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа поступления

Норма

Сумма в БУ по дебету счета затрат и равная сумма ПР

Тревожный признак

Сумма НУ равна сумме БУ, постоянной разницы нет

ОСВ со включенным показателем ПР

Норма

Обороты ПР соответствуют перечню непринимаемых расходов

Тревожный признак

ПР отсутствуют или завышены относительно первички

Справка-расчет «Налог на прибыль»

Норма

Постоянный налоговый расход равен ПР × ставка налога

Тревожный признак

Расхождение между ПР и начисленным ПНР

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — использование принимаемой статьи затрат с последующей ручной корректировкой налоговой базы. Это приводит к расхождению между регистрами и ошибкам при автоматическом расчете налога. Правильный путь — всегда выделять непринимаемые расходы на уровне аналитики в первичном документе.

Вторая типичная проблема — ручные операции без заполнения ресурсов «Сумма НУ» и «Сумма ПР». В ручных проводках программа не подставляет эти суммы автоматически, и забытая постоянная разница искажает отложенный налог. После ввода любой ручной операции формируйте ОСВ с показателями БУ, НУ, ПР и сверяйте контрольное равенство: БУ = НУ + ПР + ВР.

Ограничение механизма: если организация не применяет ПБУ 18/02 (малые предприятия вправе отказаться), постоянные разницы в учете не отражаются, но вид расхода «Не учитываемые» все равно необходим — именно он исключает сумму из налоговой базы при расчете налога на прибыль.

Проверка перед сдачей декларации

Перед формированием декларации по налогу на прибыль выполните три контрольных действия. Первое — сформируйте ОСВ по счетам затрат (20, 25, 26, 44, 91.02) с показателями НУ и ПР и сопоставьте суммы ПР с первичными документами по непринимаемым расходам. Второе — откройте «Анализ учета по налогу на прибыль» и убедитесь, что схема не содержит красных блоков и расхождений. Третье — сверьте справку-расчет налога на прибыль: постоянный налоговый расход должен равняться произведению суммы постоянных разниц на ставку налога.

Если обнаружено расхождение, ищите документ-источник через отчет «Анализ проводок» или универсальный отчет по проводкам с отбором по виду «Постоянные разницы». Исправляйте данные в первичном документе, а не ручными правками налоговой базы — это сохраняет целостность учета и упрощает последующие периоды.

Частые вопросы

Можно ли отразить непринимаемый расход без применения ПБУ 18/02?

Да. Вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» работает независимо от ПБУ 18/02: сумма просто исключается из налоговой базы. Постоянные разницы в этом случае не формируются, и постоянный налоговый расход не начисляется.

Куда относить штрафы контрагентам по договорам — это тоже непринимаемые расходы?

Нет. Штрафы и пени по гражданско-правовым договорам признаются внереализационными расходами и принимаются в НУ. Непринимаемыми являются только штрафы и пени, перечисляемые в бюджет и государственные внебюджетные фонды.

Почему сверхнормативные представительские расходы не попали в непринимаемые автоматически?

Нормирование выполняется регламентной операцией «Нормирование расходов» при закрытии месяца. Проверьте, что операция выполнена без ошибок, что в статье затрат выбран вид «Представительские расходы», а фонд оплаты труда корректно отражен в базе — от него зависит расчет норматива.

Как посмотреть полный перечень непринимаемых расходов за период?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с включенным показателем «ПР» (постоянные разницы) за нужный период — обороты по этому показателю и есть непринимаемые суммы. Альтернатива — универсальный отчет по проводкам с группировкой по статьям затрат и фильтром по виду «Не учитываемые».

Нужно ли отражать непринимаемые расходы при УСН «доходы минус расходы»?

Да, аналогичный принцип действует и при УСН: расходы, не поименованные в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ, не должны попадать в книгу учета доходов и расходов. В 1С для этого в документах используется статус отражения в расходах УСН «Не принимаются».