Как в 1С отразить расчеты с самозанятыми

Расчеты с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С отражаются по общим правилам учета расчетов с контрагентами, но с рядом особенностей: самозанятый не является сотрудником, НДФЛ и страховые взносы за него платить не нужно, а закрывающим документом служит чек из приложения «Мой налог». Ошибка в оформлении таких операций приводит к доначислению взносов и претензиям налоговой, поэтому важно настроить учет правильно с первого платежа.

Материал ориентирован на пользователей 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) — наиболее распространенной конфигурации для учета расчетов с плательщиками НПД. Принципы применимы и к другим конфигурациям, но названия документов и разделов могут отличаться.

Проверка статуса самозанятого перед оплатой

Прежде чем отражать расчеты, убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус плательщика НПД и не является вашим сотрудником. Работать по договору ГПХ с самозанятым, который трудится у вас по трудовому договору или уволился менее двух лет назад, нельзя — такие выплаты налоговая переквалифицирует, и компании доначислят взносы и штрафы.

Статус проверяется двумя способами: по сервису ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» (нужны ИНН и дата проверки) или по справке о постановке на учет, которую самозанятый формирует в приложении «Мой налог». Результат проверки сохраняйте — это ваше доказательство добросовестности при спорах.

Настройка справочников в 1С

Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» (раздел «Справочники» → «Контрагенты»). В карточке укажите вид контрагента — «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН, при необходимости адрес и банковские реквизиты для безналичной оплаты. ИНН самозанятого — обязательный реквизит: он нужен для проверки статуса и для отражения в документах.

Договор с самозанятым создается в карточке контрагента как обычный договор «С поставщиком». Отдельного вида договора для НПД в типовой конфигурации нет, и это нормально — налоговый учет опирается не на вид договора в программе, а на первичные документы и чек. В номенклатуре для услуг самозанятого укажите статью затрат (например, «Прочие услуги») и счет затрат — 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера работ.

Оформление договора и актов

Письменный договор с самозанятым обязателен: он фиксирует предмет, стоимость и отсутствие трудовых отношений. В договоре укажите, что исполнитель является плательщиком НПД, обязан сам уплачивать налог и предоставлять чек из «Мой налог». Такая формулировка снимает с вас риск претензий по удержанию НДФЛ.

По результатам работ подпишите акт оказанных услуг (или акт выполненных работ). В 1С акт оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Вид операции — «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор, табличную часть с услугой, сумму и счета учета.

Какие счета использовать

Типовой подход — счет 76.10 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» либо 60.01, если вы не разделяете самозанятых от обычных поставщиков. НДС в документе не указывается: самозанятые не являются плательщиками НДС. Проводка по акту: Дт 20 (26, 44) Кт 76.10 — отражена стоимость услуг.

1. 1
   Проверьте статус НПД на сайте ФНС на дату оказания услуги
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С поставщиком»
3. 3
   Оформите документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)»
4. 4
   Укажите счет расчетов 76.10 и счет затрат без НДС
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Получите от самозанятого чек из «Мой налог» и приложите к комплекту документов

Оплата самозанятому и банковские документы

Оплата отражается документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Оплата поставщику». Выберите контрагента, договор, сумму и счет расчетов, совпадающий со счетом в акте (76.10 или 60.01). Проводка: Дт 76.10 Кт 51 — оплачены услуги самозанятого.

Оплата возможна как на банковскую карту/счет физлица, так и наличными через кассу (расходный кассовый ордер). При оплате на карту в назначении платежа корректно указать: «Оплата по договору №… от … за услуги, без НДС». Не пишите «зарплата» или «вознаграждение сотруднику» — это дает банку и налоговой повод для вопросов.

Чек из «Мой налог» и подтверждение расходов

Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — ключевой документ, подтверждающий, что доход задекларирован и налог будет уплачен исполнителем. Без чека налоговая может отказать в признании расходов по налогу на прибыль или УСН, даже если есть договор и акт.

Чек можно проверить по QR-коду или по ссылке на сайте ФНС: проверка покажет сумму, дату и статус чека. Действующая практика — требовать чек до оплаты или в момент оплаты, поскольку аннулированный чек после расчета создает проблемы с признанием расхода. Храните чек вместе с актом и платежным документом — это полный комплект для обоснования затрат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по акту

Норма

Дт 20/26/44 Кт 76.10 на сумму акта, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть НДС или использован счет 70

Проводки по оплате

Норма

Дт 76.10 Кт 51, задолженность по контрагенту закрыта

Тревожный признак

Сальдо по 76.10 не закрыто или оплата прошла по 60 без акта

Чек самозанятого

Норма

Чек действителен, сумма совпадает с актом и оплатой

Тревожный признак

Чек аннулирован, сумма не совпадает или чека нет

Оборотно-сальдовая ведомость

Норма

По контрагенту нет остатков после расчета

Тревожный признак

Висит дебиторка или кредиторка по самозанятому

Особенности для УСН, ОСНО и разных конфигураций

На ОСНО расходы на услуги самозанятых уменьшают базу по налогу на прибыль при наличии договора, акта и чека. На УСН «доходы минус расходы» расход признается после оплаты — убедитесь, что в документе оплаты правильно заполнены реквизиты расходов УСН (признак «Принимаемые»). На УСН «доходы» учет сводится к корректному отражению проводок без влияния на налог.

В 1С:ЗУП самозанятые не отражаются — это программа для расчетов с персоналом. Если вы ведете зарплату в ЗУП, а бухгалтерию в 1С:Бухгалтерии, расчеты с самозанятыми ведите только в бухгалтерской программе. В 1С:Комплексная автоматизация и ERP логика та же: контрагент-физлицо, документ поступления услуг, оплата через казначейство.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Самозанятый оказал разовую услугуДоговор, акт через «Поступление (услуги)», оплата «Списание с расчетного счета», чек до или в момент оплаты

Услуги регулярные (например, ежемесячно)Один рамочный договор и ежемесячные акты; проверяйте статус НПД на дату каждого акта

Самозанятый не прислал чекЗадержите признание расхода до получения чека и направьте письменный запрос исполнителю

Исполнитель оказался вашим сотрудникомОформляйте выплату через зарплатный учет с НДФЛ и взносами, схема с НПД неприменима

Типичные вопросы по учету расчетов с самозанятыми

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов. Организация не является налоговым агентом, не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Удержание НДФЛ — ошибка, которую придется исправлять возвратом.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Направьте письменный запрос и приостановьте признание расхода. Без чека расход уязвим при проверке. Если чек так и не предоставлен, расходы по налоговому учету безопаснее не признавать, а в бухгалтерском учете оставить отражение по акту.

Можно ли оплатить самозанятому наличными?

Да, через расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику». Лимит расчетов наличными между организацией и физлицом по одному договору не ограничен (ограничение действует для расчетов между юрлицами), но чек из «Мой налог» обязателен в любом случае.

Нужно ли подавать на самозанятого отчетность (6-НДФЛ, РСВ)?

Нет. Самозанятый не включается в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения, поскольку выплаты ему не облагаются НДФЛ и взносами у заказчика. Если самозанятый попал в эти отчеты — ищите ошибку в учете.

Как отразить расчеты, если самозанятый одновременно ИП?

Уточните, в каком статусе он оказывает услугу по вашему договору. Если как ИП — оформляйте обычные расчеты с контрагентом-ИП. Если как самозанятый — требуйте чек по НПД и указывайте в договоре, что исполнитель выступает как плательщик НПД.

Что будет, если оплатить бывшему сотруднику как самозанятому?

Выплаты бывшим сотрудникам в течение двух лет после увольнения не могут облагаться НПД в отношениях с бывшим работодателем. Налоговая переквалифицирует выплату, доначислит взносы, пени и штраф. Проверяйте трудовую историю исполнителя заранее.