Как в 1С отразить покупку макулатуры

Покупка макулатуры в 1С отражается как обычное поступление товаров или материалов, но с рядом особенностей: продавцом часто выступает физическое лицо или организация на спецрежиме без НДС, а сама макулатура относится к вторичному сырью, для которого в отдельных случаях действуют особые правила налогового учёта. Ошибки в такой операции приводят к неверному НДС, искажению себестоимости и вопросам при инвентаризации склада.

Ниже разобран порядок отражения покупки макулатуры в 1С:Бухгалтерии 8.3: от создания номенклатуры до проверки проводок. Отдельно рассмотрены сценарии покупки у организации с НДС, у поставщика без НДС и у физического лица, поскольку документальное оформление в этих случаях различается.

Инструкция применима к типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика та же, меняются только названия разделов и документов.

Определите, у кого покупаете макулатуру

Порядок отражения в программе зависит от статуса продавца. Возможны три типовые ситуации: покупка у организации или ИП — плательщика НДС, покупка у поставщика на спецрежиме (УСН, патент) без НДС и покупка у физического лица. Каждая из них оформляется по-разному и по-разному влияет на налоговый учёт.

До ввода документа в 1С проверьте первичные документы поставщика: накладную или УПД. Если поставщик работает с НДС, в документе должны быть выделены сумма налога и ставка. Если поставщик на УСН, в накладной обычно стоит отметка «Без налога (НДС)» — тогда в 1С ставка указывается как «Без НДС», и никакого вычета не возникает.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Поставщик — организация или ИП на общей системе, в накладной выделен НДСОформляйте «Поступление (акты, накладные, УПД)», ставку НДС укажите по документу, счёт-фактуру зарегистрируйте

Поставщик на УСН или патенте, в накладной «Без НДС»Используйте тот же документ поступления, но со ставкой «Без НДС»

Продавец — физическое лицо без статуса ИПОформите закупочный акт и выплату денег через кассу или банк; НДС и вычета не будет

Подготовьте справочники: контрагент и номенклатура

Если поставщик заводится в базу впервые, создайте его в разделе «Справочники → Контрагенты». Укажите ИНН и наименование — программа может автоматически подтянуть реквизиты из сервиса проверки контрагентов, если он подключён. Для физического лица-продавца тип контрагента выбирайте «Физическое лицо», заполните ФИО и паспортные данные — они понадобятся для закупочного акта.

Макулатуру заведите в справочнике «Номенклатура» с типом «Товары», если вы приобретаете её для перепродажи или переработки с последующей реализацией, либо «Материалы» (в бухгалтерии это тот же тип «Товары», но счёт учёта задаётся другой), если сырьё пойдёт в собственное производство. Укажите единицу измерения — обычно тонну или килограмм, и при необходимости номенклатурную группу «Вторсырьё», чтобы отделять эти операции в отчётах.

Счёт учёта для макулатуры как товара — 41.01 «Товары на складах», как материала для переработки — 10.01 «Сырье и материалы» или 10.06 «Прочие материалы». Счёт лучше задать в карточке номенклатуры или в регистре «Счета учета номенклатуры», чтобы документы подставляли его автоматически.

Оформите поступление макулатуры от поставщика

Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Создайте документ с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия», если в одной накладной есть ещё и услуги, например доставка.

Заполните шапку: контрагента, договор, склад поступления. В табличной части добавьте номенклатуру макулатуры, укажите количество и цену из накладной поставщика. Ставку НДС программа подставит из карточки номенклатуры — сверьте её с документом поставщика и при необходимости исправьте вручную. В полях «Счёт учёта» проверьте счёт 41.01 (или 10-й для материалов), счёт НДС — 19.03.

После заполнения введите номер и дату входящего документа в соответствующие поля — они нужны для корректного отражения в учёте и печатных формах. Проведите документ и откройте результат по кнопке «Дт/Кт»: должны сформироваться проводки по оприходованию и, при наличии НДС, по выделению налога.

1. 1
   Создайте или проверьте контрагента-поставщика и номенклатуру «Макулатура»
2. 2
   Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ с видом «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, склад, добавьте номенклатуру с количеством и ценой
4. 4
   Проверьте ставку НДС и счета учёта (41.01 или 10.01, НДС — 19.03)
5. 5
   Введите номер и дату входящей накладной, проведите документ
6. 6
   Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» и зарегистрируйте счёт-фактуру, если НДС выделен

Отразите НДС и счёт-фактуру

Если поставщик выделил НДС, после проведения поступления зарегистрируйте счёт-фактуру: в нижней части документа поступления укажите номер и дату входящего счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный», и сумма налога попадёт в книгу покупок при соблюдении условий для вычета.

Стандартные проводки при покупке с НДС: Дт 41.01 (или 10.01) Кт 60.01 — на стоимость без налога, Дт 19.03 Кт 60.01 — на сумму НДС, Дт 68.02 Кт 19.03 — при принятии налога к вычету. Если поставщик без НДС, формируется только первая проводка на полную сумму накладной.

Отдельный нюанс — операции с ломом и отходами. Для отдельных видов вторичного сырья налоговым законодательством предусмотрены особенности уплаты НДС, включая механизм налогового агента у покупателя по определённым категориям лома. Макулатура (бумажные отходы) имеет свой код по классификатору, и применимый порядок налогообложения зависит от точного наименования товара и кода в документах поставщика. Перед постановкой таких операций на поток сверьте код товара с действующим перечнем и при сомнениях уточните порядок у своего налогового консультанта.

Оформите покупку у физического лица

При закупке макулатуры у населения накладной и счёта-фактуры нет, поэтому документ поступления в чистом виде не подходит. Типовая практика — оформить закупочный акт: в 1С:Бухгалтерии его можно отразить документом «Поступление товаров и услуг» от контрагента-физлица с видом операции «Покупка у физического лица» (в свежих релизах) либо через операцию, введённую вручную, с распечаткой унифицированного закупочного акта.

Выплату денег продавцу оформите документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочий расход» — в зависимости от того, как создана задолженность. Если расчёт безналичный на карту физлица, используйте «Списание с расчетного счета».

Проводки по оприходованию аналогичны: Дт 41.01 (10.01) Кт 60.01 или 76.05 на стоимость по закупочному акту. НДС в такой операции нет — ни входящего, ни к вычету. Обратите внимание: доход физического лица от продажи собственного имущества, как правило, декларирует сам продавец, но порядок зависит от характера сделки — при регулярных закупках у одних и тех же лиц проконсультируйтесь по вопросу удержания НДФЛ.

Оплатите поставщика и проверьте расчёты

Оплату отразите документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» — при загрузке выписок из банк-клиента документ создаётся автоматически, нужно только проверить контрагента, договор и привязку к документу поступления. Проводка: Дт 60.01 Кт 51.

После оплаты откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.01» или «Акт сверки с контрагентом»: задолженность по поставщику должна закрыться. Если в ОСВ осталось сальдо, проверьте, не зависла ли оплата на авансе (60.02) без зачёта — в этом случае создайте зачёт аванса или перепривяжите оплату к поступлению.

Проверьте результат и складские остатки

Итоговая проверка состоит из трёх шагов. Первый — проводки: по кнопке «Дт/Кт» в документе поступления убедитесь, что сумма оприходования совпадает с накладной, а НДС отражён только если он есть в документах поставщика. Второй — остатки: сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41.01» (или 10.01) в разрезе номенклатуры и складов — количество макулатуры должно увеличиться на принятый объём.

Третий шаг — налоговые регистры: при наличии НДС откройте «Книгу покупок» за период и проверьте, что операция отражена с правильным контрагентом и суммой. Если книга пуста, хотя счёт-фактура зарегистрирован, проверьте заполнение документа «Формирование записей книги покупок» и дату получения счёта-фактуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления (Дт/Кт)

Норма

Дт 41.01/10.01 Кт 60.01 на сумму без НДС, при налоге — Дт 19.03 Кт 60.01

Тревожный признак

Отсутствует проводка по 41 счёту или НДС выделен у поставщика без НДС

ОСВ по счёту 41.01 по складу

Норма

Остаток увеличился на принятое количество в правильных единицах

Тревожный признак

Количество не изменилось или единицы не совпадают с накладной

Книга покупок за период

Норма

Операция с НДС отражена с верным контрагентом и суммой

Тревожный признак

Записи нет при зарегистрированном счёте-фактуре

ОСВ по счёту 60 по контрагенту

Норма

Задолженность закрыта после оплаты

Тревожный признак

Сальдо на 60.01 или 60.02 после полной оплаты

Частые вопросы

На какой счёт оприходовать макулатуру — 41 или 10?

Если макулатура куплена для перепродажи — это товар, счёт 41.01. Если она пойдёт в собственное производство как сырьё (например, для изготовления картона) — это материал, счёт 10.01 или 10.06. Счёт задаётся в карточке номенклатуры или в регистре «Счета учета номенклатуры».

Как отразить покупку макулатуры, если поставщик на УСН?

Используйте стандартный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)», но в табличной части установите ставку «Без НДС». Счёт-фактуру не регистрируйте, в книгу покупок операция не попадёт. Проводка будет одна: Дт 41.01 (10.01) Кт 60.01 на полную сумму накладной.

Нужен ли закупочный акт при покупке у физического лица?

Да. Закупочный акт — это первичный документ, подтверждающий расходы и оприходование сырья, поскольку физлицо не выставляет накладную. В акте указываются данные продавца (ФИО, паспорт, адрес), наименование и количество сырья, цена и сумма. Без него расходы могут быть не приняты в налоговом учёте.

Что делать, если макулатуру приняли, а документы от поставщика пришли позже?

Оформите поступление фактической датой приёмки на основании имеющихся данных (например, акта взвешивания), а после получения накладной скорректируйте документ: исправьте цену, введите номер и дату входящего документа и зарегистрируйте счёт-фактуру. Если период уже закрыт, используйте документ «Корректировка поступления».

Как учесть услуги по доставке макулатуры от поставщика?

Если доставка указана в той же накладной, используйте вид операции «Товары, услуги, комиссия» и добавьте услугу отдельной строкой. Чтобы стоимость доставки вошла в себестоимость макулатуры, оформите документ «Поступление доп. расходов» с распределением суммы на поступивший товар.

Можно ли оформить покупку макулатуры в 1С:Управление торговлей?

Да, логика та же: документ «Приобретение товаров и услуг», номенклатура с типом «Товар», склад и ставка НДС по поставщику. Отличие в том, что в UT документ формирует и складской, и управленческий учёт, а проводки появятся после синхронизации с бухгалтерией.