Как в 1С отразить оплату самозанятым

Оплата самозанятому (плательщику налога на профессиональный доход, НПД) отражается в 1С как обычная расчётная операция с контрагентом-физлицом, но с важными особенностями: без НДФЛ, без страховых взносов, при обязательном наличии чека из приложения «Мой налог». Если эти условия соблюдены, проводки формируются штатными документами «Поступление (акты, накладные)» и «Списание с расчётного счёта».

Главный риск при работе с самозанятыми — не сам учёт, а налоговые последствия: если чек не получен или самозанятый является бывшим сотрудником компании, расходы могут быть сняты, а выплата обложена НДФЛ и взносами. Поэтому в статье разобран не только порядок проведения документов, но и контрольные проверки, которые нужно выполнить до и после оплаты.

Проверка статуса самозанятого до оплаты

Прежде чем заводить контрагента и проводить оплату, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД на дату оказания услуги. Проверка выполняется на сайте ФНС по ИНН самозанятого — сервис выдаёт справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД. Распечатку или скриншот проверки разумно приложить к договору.

Отдельно проверьте, не был ли самозанятый вашим сотрудником в течение последних двух лет. Выплаты бывшему работнику по договору ГПХ в течение двух лет после увольнения не могут облагаться НПД — такие доходы переквалифицируются, и компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы. Это одно из жёстких ограничений режима.

Настройка контрагента и договора в 1С

Создайте нового контрагента с типом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен, так как чек формируется по ИНН), адрес и банковские реквизиты для оплаты. В карточке контрагента важно корректно заполнить признак, чтобы программа не пыталась включить его в отчётность по НДФЛ.

Заведите договор с видом «С поставщиком» (или «Прочее» — в зависимости от конфигурации). В договоре пропишите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и обязанность передать чек из «Мой налог». Эта формулировка защищает покупателя: если чек не предоставлен, у исполнителя нарушение, а не у вас.

Отражение поступления услуг от самозанятого

Услуги или работы самозанятого оформляются документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму, счёт затрат (20, 25, 26, 44 — по экономическому смыслу) и статью затрат. Ставка НДС — «Без НДС». Счёт расчётов обычно 60.01 или 76.05, если самозанятых выделяют на отдельном счёте для удобства контроля.

Если самозанятый продаёт вам товары собственного производства (это разрешено на НПД), используйте вид операции «Товары» и счёт 41. Перепродажа чужих товаров самозанятым запрещена — такая сделка не подпадает под НПД, и это основание отказать в приёмке расходов.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
2. 2
   Создайте контрагента как физлицо и договор с указанием режима НПД
3. 3
   Оформите «Поступление (акты, накладные)» со ставкой «Без НДС» и нужным счётом затрат
4. 4
   Получите от самозанятого чек из «Мой налог» и сверьте сумму и реквизиты
5. 5
   Проведите «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику»
6. 6
   Проверьте проводки и отсутствие контрагента в регистрах по НДФЛ

Проведение оплаты и проводки

Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». При загрузке выписки из банка программа обычно создаёт документ автоматически — проверьте, что подставился правильный договор и счёт расчётов, совпадающий с документом поступления, иначе задолженность «зависнет» на разных счетах.

Если оплата производится на карту самозанятого, а не на расчётный счёт — это допустимо, НПД не ограничивает способ получения денег. В назначении платежа укажите договор и предмет оплаты, избегая формулировок, похожих на зарплату («оплата труда», «премия»), чтобы банк и налоговая не трактовали платёж как трудовой доход.

Типовой набор проводок выглядит так:

Чек из «Мой налог» как закрывающий документ

Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — обязательное основание для признания расхода. В чеке должны быть указаны наименование вашей организации (или ИП) и ИНН покупателя — только такой чек подтверждает, что доход относится именно к вашей сделке. Чек без реквизитов покупателя налоговая может не принять.

Рекомендуемый комплект документов по сделке: договор (можно разовый), акт оказанных услуг, чек из «Мой налог» и платёжное поручение. Чек можно проверить по ссылке или QR-коду — убедитесь, что он не аннулирован. Если самозанятый отменил чек после вашей оплаты, потребуйте новый или возврат средств.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по поступлению

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60/76, без НДС и без НДФЛ

Тревожный признак

Появился НДС или проводки по 68.01/69

Чек из «Мой налог»

Норма

Есть ИНН и наименование покупателя, чек действителен

Тревожный признак

Чек без реквизитов покупателя или аннулирован

Задолженность по контрагенту

Норма

После оплаты сальдо по 60/76 закрыто

Тревожный признак

Сумма висит на разных счетах расчётов

Отчётность по НДФЛ

Норма

Самозанятый отсутствует в 6-НДФЛ и РСВ

Тревожный признак

Контрагент попал в регистры налогового агента

Особые сценарии и ограничения

Аванс самозанятому

Предоплата допустима: проводится тем же списанием с расчётного счёта, задолженность висит как аванс выданный до поступления. Чек самозанятый обязан выдать в момент получения денег, то есть уже на аванс. Следите, чтобы чек появился сразу — это отличает НПД от классических расчётов, где кассовый чек не нужен.

Компенсация расходов самозанятого

Если по договору вы возмещаете исполнителю проезд или материалы, такие суммы также проходят через НПД и включаются в чек. Отдельной компенсационной выплаты «без налога», как у штатных сотрудников, здесь нет — весь доход самозанятого облагается НПД, и отражать его нужно одной суммой.

Учёт в налоговом учёте и отчётности

Расходы на оплату самозанятых уменьшают базу по налогу на прибыль или по УСН (при объекте «доходы минус расходы») при наличии полного комплекта документов. В декларации они отражаются в составе прочих или материальных расходов в зависимости от характера услуги. Сам самозанятый в вашу отчётность как налогового агента не попадает: ни в 6-НДФЛ, ни в РСВ, ни в персонифицированные сведения его включать не нужно.

Если компания на ОСНО, помните: входного НДС по таким закупкам нет, поэтому при больших объёмах закупок у самозанятых стоит учитывать это в ценообразовании. Для УСН «доходы» расходы на самозанятых вообще не влияют на налог — но документы всё равно храните, они подтверждают реальность хозяйственной операции.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов, организация налоговым агентом не является. Исключение — если выплата не подпадает под НПД (например, бывший сотрудник в течение двух лет после увольнения): тогда НДФЛ и взносы начисляются в общем порядке.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Направьте письменный запрос со ссылкой на условие договора. Без чека расход рискованно принимать к налоговому учёту. Если чек не предоставлен, можно удержать спорную часть оплаты по договору или потребовать возврата — поэтому условие об обязательном чеке важно включать в договор заранее.

Можно ли оплатить самозанятому наличными?

Да, НПД не ограничивает форму расчётов. Но для организации безопаснее безналичный платёж: он подтверждается банковской выпиской. При наличных расчётах оформите расходный кассовый ордер и сохраните чек из «Мой налог» — без него подтвердить реальность выплаты будет сложнее.

Какой счёт использовать для расчётов с самозанятыми — 60 или 76?

Оба варианта допустимы и закрепляются учётной политикой и настройками программы. Счёт 60 привычен для поставщиков, 76 удобен, чтобы отделить самозанятых от обычных контрагентов и упростить контроль. Главное — использовать один и тот же счёт в поступлении и оплате.

Нужен ли акт, если есть чек из «Мой налог»?

Формально чек подтверждает доход самозанятого, но не содержание услуги. Акт с описанием выполненных работ подтверждает деловую цель расхода и защищает от претензий о необоснованности затрат. Рекомендуемый комплект — договор, акт, чек и платёжный документ.

Как отразить оплату самозанятому-нерезиденту?

НПД доступен гражданам РФ и гражданам стран ЕАЭС независимо от налогового резидентства. Если исполнитель состоит на учёте как плательщик НПД, учёт идентичен обычному: проверьте статус на сайте ФНС и получите чек с вашими реквизитами. Если статуса НПД нет — применяются общие правила по выплатам иностранным лицам.