Как в 1С отразить НМА: пошаговая инструкция по учёту нематериальных активов

Нематериальные активы в 1С учитываются на счётах 04 «Нематериальные активы» и 05 «Амортизация нематериальных активов», а их отражение начинается с документа принятия к учёту. Типовая цепочка выглядит так: поступление объекта (или создание собственными силами), принятие к учёту НМА с указанием срока полезного использования, ежемесячное начисление амортизации регламентной операцией и, при необходимости, выбытие или продажа актива.

Ошибки в учёте НМА встречаются часто: объект заводят как расход текущего периода, хотя он подпадает под критерии НМА, либо наоборот — ставят на баланс программное обеспечение, приобретённое по неисключительной лицензии, которое НМА в бухгалтерском учёте не является. От правильной классификации зависят и бухгалтерская отчётность, и налог на прибыль, поэтому перед отражением объекта в программе стоит проверить условия признания.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) и частично применим к 1С:КА и 1С:ERP, где логика документов схожа. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии релиза, но структура учёта сохраняется.

Какие объекты относятся к НМА и когда их можно принять к учёту

Прежде чем заводить объект в программу, убедитесь, что он соответствует критериям признания нематериального актива в бухгалтерском учёте: у организации есть право на объект и подтверждающие документы, объект способен приносить экономические выгоды, срок его использования превышает 12 месяцев, организация не планирует продать его в ближайший год, а первоначальную стоимость можно достоверно определить.

В налоговом учёте действует дополнительное условие по стоимости: объекты дешевле установленного лимита амортизируемого имущества списываются в расходы единовременно, а не амортизируются. Из-за этого один и тот же объект может быть НМА в бухгалтерском учёте и текущим расходом в налоговом, что приведёт к появлению временных разниц по ПБУ 18/02 — программа отразит их автоматически, если ведётся соответствующий учёт.

Типичные примеры НМА: исключительные права на программы для ЭВМ, изобретения, товарные знаки, полезные модели, ноу-хау, а также деловая репутация при определённых условиях. Лицензии на виды деятельности, организационные расходы и деловые качества персонала НМА не являются.

Подготовка: справочник НМА и настройки учёта

Карточки нематериальных активов хранятся в справочнике «Нематериальные активы» (раздел «ОС и НМА» или «Справочники», в зависимости от настройки интерфейса). При создании элемента указывают наименование, вид НМА (патент, товарный знак, программа для ЭВМ и т. д.) и код объекта. Сам справочник не формирует проводок — он служит аналитикой для документов учёта.

Проверьте, что в учётной политике организации (раздел «Главное» — «Учётная политика») корректно заданы параметры: применяется ли ПБУ 18/02, какой способ учёта используется. Способ начисления амортизации по НМА задаётся не в учётной политике, а непосредственно в документе принятия к учёту каждого объекта, поэтому единой настройки здесь нет.

Если объект создан собственными силами (например, разработан программный продукт штатными сотрудниками), предварительно накапливают затраты на счёте 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчёт по приобретению НМА. Затраты собирают документами поступления услуг, начисления зарплаты с соответствующим способом отражения, требованиями-накладными на материалы. Только после формирования полной стоимости объект принимают к учёту.

Принятие к учёту НМА: оформление документа

Основной документ — «Принятие к учёту НМА» (раздел «ОС и НМА»). Порядок заполнения зависит от того, как объект появился в организации: куплен у внешнего контрагента или создан собственными силами. В первом случае перед принятием к учёту оформляют документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции, отражающим приобретение НМА, — стоимость попадает на счёт 08.05. Во втором случае затраты уже накоплены на счёте 08 предыдущими документами.

1. 1
   Создайте элемент справочника «Нематериальные активы» с видом и наименованием объекта
2. 2
   Оформите поступление или убедитесь, что затраты собраны на счёте 08.05
3. 3
   Откройте документ «Принятие к учёту НМА» и заполните вкладку «Внеоборотный актив»: способ поступления, объект, счёт учёта
4. 4
   На вкладке «Бухгалтерский учёт» укажите счёт 04, срок полезного использования в месяцах и способ начисления амортизации
5. 5
   На вкладке «Налоговый учёт» задайте срок полезного использования и порядок включения стоимости в расходы
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Ключевые реквизиты документа: срок полезного использования (в месяцах), способ начисления амортизации (обычно линейный) и счёт отражения расходов по амортизации — например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 20 «Основное производство», если объект используется в производстве. От этого выбора зависит, куда ежемесячно будет списываться амортизация.

В налоговом учёте на соответствующей вкладке указывают порядок включения стоимости в расходы: «Начисление амортизации» для амортизируемых объектов либо «Включение в расходы при принятии к учёту», если стоимость ниже лимита. При втором варианте программа сформирует временную разницу между бухгалтерским и налоговым учётом.

Начисление амортизации НМА

Амортизация по принятым к учёту НМА начисляется автоматически регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» в составе обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Начисление начинается с месяца, следующего за месяцем принятия к учёту, и продолжается до полного погашения стоимости или выбытия объекта.

Проводка формируется стандартная: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — как указано в документе принятия к учёту) — Кт 05 «Амортизация нематериальных активов». Сумма при линейном способе рассчитывается как первоначальная стоимость, делённая на срок полезного использования в месяцах.

Если амортизация не начислилась, проверьте: проведён ли документ принятия к учёту, установлен ли флаг начисления амортизации, не наступил ли ещё месяц начала начисления, нет ли ошибок в предыдущих регламентных операциях закрытия месяца. Программа при выполнении операции показывает расшифровку расчёта — по ней удобно сверить суммы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки принятия к учёту

Норма

Дт 04 — Кт 08.05 на полную первоначальную стоимость

Тревожный признак

Проводок нет, или стоимость зависла на счёте 08

Амортизация в закрытии месяца

Норма

Дт счёта затрат — Кт 05 на 1/СПИ от стоимости

Тревожный признак

Операция не выполняется или сумма не совпадает с расчётом

Остаточная стоимость

Норма

Кредитовое сальдо 05 растёт ежемесячно, сальдо 04 неизменно

Тревожный признак

Амортизация начисляется дважды или не начисляется

Временные разницы

Норма

Разницы сформированы там, где БУ и НУ расходятся

Тревожный признак

Разницы появились там, где учёты должны совпадать

Выбытие, продажа и списание НМА

Когда объект перестаёт использоваться, полностью самортизирован или продаётся, его нужно вывести с баланса документом «Списание НМА» (раздел «ОС и НМА»). В документе указывают объект и причину выбытия. Программа списывает первоначальную стоимость со счёта 04, накопленную амортизацию со счёта 05, а остаточную стоимость относит на счёт 91 «Прочие доходы и расходы».

При продаже исключительного права сначала оформляют документ реализации (передача прав), где отражают доход, а затем — списание НМА, где остаточная стоимость уходит в расходы. НДС при реализации исключительных прав на программы для ЭВМ, изобретения и ряд других объектов по общему правилу не начисляется, но есть исключения — проверьте условия конкретной сделки.

Перед списанием убедитесь, что амортизация начислена за последний месяц использования: регламентная операция закрытия месяца должна быть выполнена до проведения документа выбытия, иначе остаточная стоимость будет искажена.

Отчётность и контроль учёта НМА

Для контроля используйте стандартные отчёты: оборотно-сальдовую ведомость по счетам 04 и 05, анализ счёта 04 с детализацией по объектам, а также специализированные отчёты раздела «ОС и НМА» — «Ведомость амортизации НМА» и инвентарную книгу. Они позволяют сверить остаточную стоимость, проверить правильность начисления амортизации и подготовить данные для баланса.

В бухгалтерской отчётности НМА отражаются в разделе I баланса по строке «Нематериальные активы» в оценке за вычетом амортизации и обесценения. Программа заполняет строку автоматически на основании остатков счетов 04 и 05, поэтому корректность баланса напрямую зависит от правильности первичных документов учёта.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отразить НМА, купленное у физического лица?

Да, порядок тот же: договор с физическим лицом, документ поступления на счёт 08.05 и принятие к учёту. Дополнительно проверьте вопросы удержания НДФЛ и страховых взносов с выплаты — это зависит от предмета договора (отчуждение исключительного права, авторский договор).

Что делать, если срок полезного использования определить невозможно?

Такой объект считается НМА с неопределённым сроком полезного использования, и амортизация по нему в бухгалтерском учёте не начисляется. В документе принятия к учёту снимают флаг начисления амортизации. Периодически условия пересматривают: если срок стал определимым, амортизацию начинают начислять.

Как отразить улучшение (модернизацию) НМА?

Затраты на модернизацию собирают на счёте 08, затем оформляют документ «Модернизация НМА», который увеличивает первоначальную стоимость объекта. После этого амортизация пересчитывается исходя из новой стоимости и оставшегося срока полезного использования.

Почему амортизация не начисляется при закрытии месяца?

Наиболее частые причины: документ принятия к учёту проведён в текущем месяце (амортизация начнётся со следующего), не установлен флаг начисления амортизации, не задан срок полезного использования или объект уже полностью самортизирован. Проверьте также, не помечен ли документ принятия на удаление.

Нужно ли отражать НМА в 1С, если организация на УСН?

В налоговом учёте при УСН расходы на НМА признаются по особым правилам после оплаты и принятия к учёту, но бухгалтерский учёт организации обязаны вести в полном объёме, поэтому принятие к учёту НМА и амортизация в бухучёте оформляются стандартно. Программа автоматически учитывает особенности УСН при формировании книги учёта доходов и расходов.

Как исправить ошибку в первоначальной стоимости НМА?

Если ошибка обнаружена до закрытия периода, скорректируйте исходные документы поступления и принятия к учёту, затем повторно выполните закрытие месяца. Если период закрыт, используйте документ «Операция, введённая вручную» для корректировки стоимости и пересчитайте амортизацию с момента обнаружения ошибки, руководствуясь правилами исправления ошибок в бухгалтерском учёте.