Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С отобразить займ: пошаговая инструкция
Как отразить займ в 1С: проводки по счетам 58.03, 66, 67, документы выдачи и возврата, начисление процентов, типичные ошибки и проверка результата.
Займы в 1С отражаются через банковские и кассовые документы с ручным выбором счета учета, либо через специализированные документы — если конфигурация их поддерживает. Ключевой момент: программа не создает проводки по займу автоматически «из ниоткуда», бухгалтер сам указывает счет (58.03, 66, 67, 73.01, 76) и вид операции в документе поступления или списания денежных средств.
Порядок действий зависит от двух факторов: кто кому должен (организация выдала займ или, наоборот, получила его) и какая конфигурация используется — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP или ЗУП для займов сотрудникам. Ниже разобраны оба направления учета, начисление процентов и проверка результата через оборотно-сальдовую ведомость.
Определяем тип займа и счет учета
Прежде чем заводить документы, определите, какой именно займ отражаете. От этого зависит счет учета и дальнейшие проводки. Выданный процентный займ — это финансовое вложение, он учитывается на счете 58.03 «Предоставленные займы». Беспроцентный займ финансовым вложением не является, но на практике его также часто учитывают на 58.03 или на 76.09 — выбранный вариант закрепляют в учетной политике.
Полученные займы отражаются по кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» (срок до 12 месяцев) или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» (свыше 12 месяцев). Займы, выданные сотрудникам, учитываются на счете 73.01 «Расчеты по предоставленным займам».
Субконто — контрагент и договор займа
Субконто — сотрудник; проценты и удержания удобно вести в ЗУП
Краткосрочный заем, субконто — контрагент и договор
Долгосрочный заем; при приближении срока погашения переводят на 66
Отражаем выданный займ в 1С:Бухгалтерии
Если организация перечислила заемные средства контрагенту, создайте документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Выдача займа контрагенту» (в свежих релизах) либо «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами» / «Прочие расчеты с контрагентами» в более ранних версиях. В поле «Счет расчетов» укажите 58.03, выберите контрагента и созданный договор.
При выдаче займа наличными используйте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа контрагенту» и тем же счетом 58.03. Если деньги пришли по выписке из клиент-банка автоматически, проверьте, что программа правильно определила вид операции — при загрузке выписок 1С часто подставляет «Прочее списание», и счет приходится исправлять вручную.
Займ сотруднику оформляется аналогично, но счет расчетов — 73.01, а субконто — физическое лицо из справочника «Сотрудники» или «Физические лица». Если расчеты по займам с персоналом ведутся в 1С:ЗУП, первичная операция (договор займа, график погашения, удержания) оформляется там, а в бухгалтерскую программу попадают уже готовые проводки при синхронизации.
- 1Создайте договор с контрагентом (вид «Прочее»), назовите его по номеру договора займа
- 2Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание»
- 3Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту»
- 4Укажите сумму, контрагента, договор и счет расчетов 58.03
- 5Проведите документ и откройте Дт/Кт — должна быть проводка Дт 58.03 Кт 51
- 6Сформируйте ОСВ по счету 58.03 и убедитесь, что долг виден по нужному договору
Отражаем полученный займ
Когда организация сама получает заемные средства, создается документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Получение займа от контрагента» (или «Расчеты по кредитам и займам»). Счет расчетов — 66.03 для краткосрочного или 67.03 для долгосрочного займа. Проводка: Дт 51 Кт 66.03 (67.03).
Заем от учредителя оформляется точно так же — контрагентом выступает физическое лицо-учредитель. Создайте его в справочнике «Контрагенты» как физлицо, заведите договор и отразите поступление. Никаких специальных документов для займов учредителя в типовой 1С:Бухгалтерии нет.
Проверьте срок займа до выбора счета: если по договору возврат через 14 месяцев, это счет 67, даже если фактически планируете вернуть раньше. Перевод долгосрочной задолженности в краткосрочную (с 67 на 66), когда до погашения остается меньше года, в типовой конфигурации делается ручной операцией — автоматически программа это не отслеживает.
Начисляем проценты по займу
Проценты по выданному займу — прочий доход организации. В 1С:Бухгалтерии их начисляют документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») проводкой Дт 76.09 (или 58.03, если проценты капитализируются) Кт 91.01. Начисление делается ежемесячно, на последнее число месяца, независимо от того, когда заемщик фактически платит.
По полученному займу проценты — прочий расход: Дт 91.02 Кт 66.04/67.04 (субсчета «Проценты»). Исключение — займы на инвестиционные активы, где проценты включаются в стоимость актива (Дт 08). Сумму процентов считайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования.
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации есть специализированный блок «Казначейство» с договорами кредитов и займов: там график платежей, начисление и уплата процентов формируются автоматически по условиям договора. Если у вас такая конфигурация — заводите займ именно через «Договоры кредитов и депозитов», а не ручными операциями.
Возврат займа и процентов
Возврат выданного займа оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа контрагентом» и счетом 58.03 — проводка Дт 51 Кт 58.03 закрывает задолженность. Если заемщик гасит долг частями, каждый платеж отражается отдельным документом на ту же пару «контрагент + договор», и сальдо по 58.03 уменьшается постепенно.
Возврат полученного займа — «Списание с расчетного счета», вид операции «Возврат займа контрагенту», счет 66.03/67.03. Уплата процентов идет отдельным платежом на субсчет процентов (66.04/67.04), чтобы в аналитике тело займа и проценты не смешивались.
После полного погашения сформируйте ОСВ по счету займа в разрезе договора: конечное сальдо должно быть нулевым. Ненулевой остаток при закрытом договоре — признак того, что какой-то платеж попал на другой договор, другой счет или не был разнесен вовсе.
Как проверить результат
Задолженность видна по конкретному контрагенту и договору
Сумма висит на «пустом» субконто или общей кучей без договора
Дт 58.03 Кт 51 при выдаче, Дт 51 Кт 66.03 при получении
Проводка на 76.05 или 60 — неверный вид операции
Сальдо по договору займа совпадает с данными заемщика/займодавца
Расхождения из-за процентов, попавших на тело займа
Ноль по договору
Остаток — не все платежи разнесены или ошибка в счете
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — отражение займа через «Прочее поступление/списание» без указания договора и счета расчетов. Деньги в учете появляются, но задолженность «повисает» без аналитики, и через полгода восстановить, кому и по какому договору выданы средства, бывает сложно. Всегда проверяйте проводки сразу после проведения документа.
Вторая группа ошибок — смешение тела займа и процентов на одном субсчете и начисление процентов только при фактической оплате. По правилам бухучета проценты признаются в доходах/расходах ежемесячно, а не кассовым методом. Еще одна ловушка — автоматическая загрузка банковских выписок: программа не всегда верно определяет вид операции по назначению платежа, особенно если в нем не написано слово «заем».
Частые вопросы по отражению займов в 1С
Нужно ли выставлять счет-фактуру при выдаче или возврате займа?
Нет. Передача и возврат заемных денежных средств не признаются реализацией и НДС не облагаются. Счета-фактуры по таким операциям не оформляются; исключение — проценты по займам в неденежной форме в отдельных случаях, но денежные проценты также НДС не облагаются.
Как отразить беспроцентный займ между взаимозависимыми лицами?
Технически — так же: Дт 58.03 (или 76) Кт 51 при выдаче. Но обратите внимание на налоговые риски: для контролируемых сделок между взаимозависимыми лицами налоговая может доначислить доход по рыночной ставке. Бухгалтерский учет это не меняет, меняется налоговый анализ сделки.
В выписке из банка возврат займа загрузился как «Прочее поступление». Что делать?
Откройте документ, смените вид операции на «Возврат займа контрагентом», укажите контрагента, договор и счет 58.03, затем перепроведите. Чтобы ситуация не повторялась, попросите заемщика указывать в назначении платежа слово «заем» и номер договора — правила загрузки выписок реагируют на эти формулировки.
Можно ли в 1С:Бухгалтерии автоматически начислять проценты по займу?
Штатного автоматического механизма начисления процентов по договорам займа в типовой 1С:Бухгалтерии нет — используются ручные операции, которые можно копировать из месяца в месяц, корректируя сумму. Автоматический расчет по графику доступен в 1С:ERP и 1С:КА через документы блока кредитов и депозитов.
Как отразить прощение займа?
Для займодавца это списание долга: Дт 91.02 Кт 58.03 (прочие расходы) с оформлением ручной операции и соглашения о прощении долга. Для заемщика — Дт 66/67 Кт 91.01 (прочий доход). Учтите налоговые последствия: у заемщика прощенный долг обычно становится налогооблагаемым доходом, а у организации-займодавца прощение долга взаимозависимому лицу может не признаваться в расходах.
Что важно запомнить
Выданный займ — Дт 58.03 (сотруднику — 73.01), полученный — Кт 66/67 в зависимости от срока. Документы — «Поступление» и «Списание с расчетного счета» с правильным видом операции и отдельным договором на каждый займ. Проценты начисляйте ежемесячно ручными операциями, результат проверяйте ОСВ по счету в разрезе договора: после полного возврата сальдо должно быть нулевым.