Учет и Финансы · 11 мин
Как отобразить аренду в 1С: пошаговая инструкция
Как отразить аренду в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка договора, документы поступления, начисление арендных платежей, НДС и проверка проводок.
Отражение аренды в 1С напрямую зависит от роли организации — арендатор она или арендодатель — и от применяемого стандарта учёта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 базовый сценарий для арендатора сводится к документу «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги», а для арендодателя — к «Реализации (акты, накладные, УПД)». Однако с введением ФСБУ 25/2018 аренда у арендатора в большинстве случаев учитывается через обязательство по аренде и право пользования активом (ППА), что меняет и схему проводок, и набор документов.
Прежде чем вносить документы, определите три вещи: кто вы по договору, применяется ли ФСБУ 25/2018 (обязателен для большинства организаций, упрощённый учёт доступен малым предприятиям) и есть ли в договоре выкупная стоимость. От этого зависит, какие счета и справочники понадобятся: 60/76 для расчётов с арендодателем, 01.К, 01.03, 02.02 и 76.07 для учёта ППА, либо простое отнесение платежей на счета затрат 20, 25, 26, 44 при упрощённом подходе.
Определяем роль и режим учёта аренды
Первый шаг — понять, какая схема применима к вашей ситуации. Если организация — арендатор и вправе применять упрощённые способы учёта (малое предприятие без обязательного аудита), арендные платежи можно относить на расходы равномерно, без признания ППА и обязательства по аренде. Если упрощение недоступно, придётся использовать механизм ФСБУ 25/2018, который в 1С реализован отдельными документами и счетами.
Для арендодателя всё проще: аренда — это либо основной вид деятельности (доходы от реализации, счёт 90), либо прочие доходы (счёт 91). Выбор влияет на счёт доходов в документе реализации и на аналитику. Если сдача в аренду — систематическая деятельность, корректнее отражать выручку на 90.01.
Как выбрать схему учёта
Настраиваем договор и справочники
Откройте справочник «Договоры» у контрагента (раздел «Справочники» → «Контрагенты» → карточка контрагента → «Договоры»). Для арендатора вид договора — «С поставщиком», для арендодателя — «С покупателем». Укажите номер и дату договора, валюту расчётов и порядок НДС. Эти данные подтянутся в документы автоматически и избавят от ручных исправлений.
Проверьте счета расчётов по умолчанию: для арендатора обычно используется 60.01/60.02 или 76.07 (при учёте по ФСБУ 25/2018), для арендодателя — 62.01/62.02. Если аренда учитывается через 76 счёт, задайте это в настройках счетов расчётов с контрагентами, чтобы не менять счета вручную в каждом документе.
Отражаем аренду у арендатора при упрощённом учёте
Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» (раздел «Покупки») с видом операции «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор, дату и номер акта. В табличной части добавьте номенклатуру с типом «Услуга» — например, «Аренда офиса по договору №…». Услугу удобно завести один раз в справочнике «Номенклатура» и выбирать ежемесячно.
Ключевое поле — счёт затрат. Для аренды офиса это обычно 26 «Общехозяйственные расходы», для торгового помещения — 44, для производственного цеха — 25 или 20. Укажите подразделение и статью затрат с видом расхода, корректным для налогового учёта. Если арендодатель — плательщик НДС, отметьте ставку и зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа.
Проведите документ и проверьте проводки: должна сформироваться запись Дт 26 (или иной счёт затрат) — Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму налога. Оплата отражается стандартным «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику».
- 1Создайте договор с видом «С поставщиком» у контрагента-арендодателя
- 2Оформите «Поступление (акты, накладные, УПД)» — операция «Услуги (акт)»
- 3Добавьте услугу аренды, укажите сумму, ставку НДС и счёт затрат
- 4Зарегистрируйте счёт-фактуру, если арендодатель работает с НДС
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Оформите оплату документом «Списание с расчётного счёта»
Учёт аренды по ФСБУ 25/2018
Если организация применяет ФСБУ 25/2018 в полном объёме, в 1С:Бухгалтерии используется документ «Поступление в аренду» (раздел «ОС и НМА»). В нём указывается предмет аренды, срок договора, график платежей и ставка дисконтирования. Программа рассчитывает приведённую стоимость обязательства и принимает к учёту право пользования активом на счёте 01.03 с начислением амортизации на 02.02.
Ежемесячно программа при закрытии месяца начисляет проценты по обязательству (Дт 91.02 — Кт 76.07.5 и аналогичные счета) и амортизацию ППА. Фактические платежи оформляются оплатой поставщику, а акты арендодателя — документом поступления услуг с уменьшением обязательства. Детали зависят от релиза конфигурации, поэтому сверяйте поведение с описанием обновления вашей версии.
Отражаем аренду у арендодателя
Для начисления арендной платы используйте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги» (раздел «Продажи»). В табличной части укажите услугу аренды, счёт доходов — 90.01, если сдача в аренду является обычным видом деятельности, или 91.01, если это разовые операции. Не забудьте субконто-номенклатурную группу для корректной аналитики.
Если арендаторов несколько и акты выставляются ежемесячно по однотипному графику, настройте шаблоны: типовые операции или копирование документа прошлого месяца заметно экономят время. Для выставления счетов на оплату используйте «Счёт покупателю», а поступление денег — «Поступление на расчётный счёт» с видом «Оплата от покупателя».
Объект аренды (недвижимость, оборудование) остаётся на балансе арендодателя: амортизация начисляется регламентной операцией закрытия месяца как обычно. Переданное в аренду основное средство можно учитывать на отдельном субсчёте 01 для аналитики, но это не обязательно.
Сравнение вариантов учёта аренды у арендатора
Подходит малым предприятиям с краткосрочными договорами; минимум документов, но недоступен при обязательном аудите и договорах с выкупом
Обязателен для большинства организаций по договорам свыше 12 месяцев; требует ставки дисконтирования и графика платежей, формирует ППА и обязательство
Освобождение от ФСБУ 25/2018 даже без статуса малого предприятия — платежи относятся на расходы равномерно
Проверяем результат и типичные ошибки
После ввода документов сверьтесь с отчётами. У арендатора при упрощённом учёте оборотно-сальдовая ведомость по 60 или 76 счёту не должна показывать зависших остатков, если платежи и акты совпадают по суммам. Анализ счёта 26 или 44 покажет равномерное отражение аренды по месяцам — скачки означают пропущенный или задвоенный документ. У арендодателя проверьте «Анализ субконто» по договору и книгу продаж.
При учёте по ФСБУ 25/2018 контролируйте остаток обязательства по аренде (76.07 и связанные счета): он должен уменьшаться по мере платежей и обращаться в ноль к концу договора. Несоответствие графику — признак ошибки в первоначальных данных или пропущенного платежа.
Как проверить результат
Дт затратного счёта — Кт 60.01/76 на сумму без НДС, НДС на 19 счёте
Проводок нет, счета не соответствуют плану, сумма с НДС попала на затраты
Остатки соответствуют реальной задолженности или авансам
Красные остатки, суммы без расшифровки по договору
Счета-фактуры по аренде попали в нужный период
Счёт-фактура не зарегистрирован или отражён дважды
Уменьшается по графику платежей
Остаток не меняется месяцами или ушёл в минус
Частые вопросы
На какой счёт относить арендные платежи при упрощённом учёте?
На счёт затрат, соответствующий назначению помещения: 26 — офис и администрация, 44 — торговые площади, 25 или 20 — производственные объекты. В налоговом учёте арендные платежи обычно относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Как отразить аренду, если арендодатель — физическое лицо?
Документ поступления услуг оформляется так же, но НДС не будет — физлицо его не начисляет. При этом организация становится налоговым агентом по НДФЛ с выплат физлицу: налог удерживается и перечисляется через документы по НДФЛ, если учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии с соответствующими настройками.
Можно ли отражать аренду одним документом за квартал?
Технически можно, но нежелательно: расходы должны признаваться равномерно по месяцам, а счета-фактуры привязаны к периоду. Если акт выставляется ежемесячно, вводите документ ежемесячно — это упрощает сверку и декларацию по НДС.
Что делать, если арендная плата установлена в валюте?
В карточке договора укажите валюту расчётов. Документы поступления и оплаты будут пересчитываться по курсу на дату операции, а курсовые разницы программа рассчитает автоматически при оплате и переоценке на конец месяца.
Как отразить неотделимые улучшения арендованного помещения?
Затраты на неотделимые улучшения капитализируются как отдельный объект (в 1С — через документы модернизации или ввода объекта улучшений, в зависимости от релиза) и амортизируются в течение срока аренды. Простым списанием на затраты такие суммы оформлять нельзя, если они существенны.
Нужно ли применять ФСБУ 25/2018 к договору на 11 месяцев с пролонгацией?
Формально договор до 12 месяцев под освобождение подпадает. Но если пролонгация практически гарантирована и стороны не собираются прекращать аренду, аудиторы могут признать это уклонением от стандарта. Оценивайте реальную экономическую суть договора, а не только формальный срок.
Что важно запомнить
Схема отражения аренды в 1С определяется ролью организации и правом на упрощённый учёт. Арендатор при упрощении использует «Поступление услуг» со счётом затрат, при полном учёте — документ «Поступление в аренду» по ФСБУ 25/2018. Арендодатель начисляет плату через «Реализацию услуг». Проверяйте проводки, ОСВ по расчётам и книгу покупок или продаж после каждого периода.