Как в 1С оформить выплату самозанятому

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) — не сотрудник и не ИП, поэтому стандартные документы начисления зарплаты для него не подходят. В 1С выплату оформляют как расчеты с физическим лицом по договору гражданско-правового характера (ГПХ), но без начисления страховых взносов и НДФЛ: налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог».

Главные условия законной выплаты: у исполнителя действующий статус самозанятого на дату оказания услуги, есть подписанный договор ГПХ и чек из «Мой налог» на каждую выплату. Если чека нет или статус утрачен, налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые или доначислить взносы.

Ниже — порядок действий для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также замечания по 1С:ЗУП и 1С:Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.

Что проверить до оформления выплаты

До того как вносить данные в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно вправе получать доход как самозанятый. Проверка статуса делается бесплатно: по ИНН на сайте ФНС (сервис «Проверка статуса налогоплательщика НПД») или через запрос справки у самого исполнителя. Справка о постановке на учет формируется в приложении «Мой налог».

Проверять статус нужно дважды: на дату подписания договора и на дату выплаты. Самозанятый в любой момент может сняться с учета или перейти на другой режим, и выплата «вслепую» создаст риск доначислений.

Также убедитесь, что исполнитель не состоит с вами в трудовых отношениях и не был вашим работником в течение последних двух лет — для бывших работников действует ограничение: доходы от бывшего работодателя не облагаются НПД в течение двух лет после увольнения.

Шаг 1. Создание контрагента и договора ГПХ

В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятого заводят как обычного контрагента с видом «Физическое лицо». Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», создайте новый элемент, укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — это его идентификатор в системе НПД), при наличии — СНИЛС и паспортные данные.

Далее создайте договор: в карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и добавьте договор с видом «С физическим лицом» (в некоторых релизах — «Прочее»). В полях, отвечающих за обложение взносами, ничего специально отмечать не нужно: начисление взносов в Бухгалтерии происходит только через зарплатные документы, которых здесь не будет.

Бумажный (или электронный) договор ГПХ обязателен. В нем важно прописать предмет, стоимость, порядок приемки (акт) и обязанность исполнителя предоставить чек из «Мой налог». Не используйте формулировки, характерные для трудового договора: должность, график работы, подчинение правилам внутреннего распорядка — это прямой путь к переквалификации.

Шаг 2. Отражение начисления за услуги

Начисление вознаграждения отражают документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Путь: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Услуги (акт)». В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму и счет затрат (например, 26, 44 или 20 — в зависимости от характера работ).

Если услуга разовая и оформлять акт в программе не требуется, допустимо отразить начисление документом «Операция, введенная вручную» («Операции» → «Операции, введенные вручную»): дебет счета затрат — кредит 76.10 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (либо 60, если ведете расчеты через него). Главное — чтобы субконто по контрагенту и договору были заполнены.

Признак результата: после проведения в оборотно-сальдовой ведомости по счету 76.10 (или 60) по этому контрагенту появилось кредитовое сальдо на сумму вознаграждения.

Шаг 3. Выплата денег самозанятому

Оплату оформляют документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» (если начисление шло через 60 счет) или «Прочие расчеты с контрагентами» (для 76.10). Раздел: «Банк и касса» → «Банковские выписки». Укажите получателя, договор, сумму и счет расчетов — тот же, что при начислении, иначе долг «повиснет» на двух счетах одновременно.

При выплате на карту физлица из банка может прийти запрос о назначении платежа — это нормально в рамках 115-ФЗ. В назначении платежа корректно писать: «Оплата по договору оказания услуг № … от …, НДС не облагается». Самозанятый НДС не платит, поэтому сумма перечисляется полностью, без удержаний.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС и запросите справку
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С физическим лицом»
3. 3
   Отразите начисление документом «Поступление услуг» или операцией вручную (Дт затрат — Кт 76.10)
4. 4
   Получите акт и чек из «Мой налог» на сумму выплаты
5. 5
   Оформите «Списание с расчетного счета» с тем же счетом расчетов
6. 6
   Сверьте ОСВ по счету расчетов: сальдо по контрагенту должно закрыться

Чек из «Мой налог»: что с ним делать

Чек самозанятый формирует в приложении «Мой налог» на каждое поступление от юридического лица. В чеке указывается ваш ИНН как заказчика — сверьте его, сумму, дату и наименование услуги с договором и актом. Расхождения (другая сумма, неверный ИНН заказчика) — повод запросить аннулирование и перевыпуск чека.

Хранить чек нужно вместе с договором и актом — в бумажном виде (распечатка) или в электронном архиве. В самой 1С чек не регистрируется отдельным документом; достаточно приложить его к комплекту первички. Некоторые бухгалтеры указывают номер и дату чека в комментарии к документу оплаты — это удобно при проверках.

Если у вас настроен обмен с сервисом ФНС через оператора ЭДО или банк, чеки могут поступать автоматически — тогда задача сводится к сверке сумм.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 76.10 (или 60) по контрагенту

Норма

Сальдо нулевое после оплаты

Тревожный признак

Остаток долга при фактической оплате — не совпали счета расчетов в начислении и оплате

Чек из «Мой налог»

Норма

Сумма, дата и ИНН заказчика совпадают с договором и выпиской

Тревожный признак

Чека нет, сумма иная или чек аннулирован

Отчетность по НДФЛ и взносам

Норма

Самозанятый не попадает в 6-НДФЛ и РСВ

Тревожный признак

Сумма попала в зарплатную отчетность — выплата оформлена не тем документом

Особенности для разных конфигураций 1С

1С:Бухгалтерия 8, ред. 3.0

Базовый сценарий описан выше: контрагент-физлицо, договор, поступление услуг, списание с расчетного счета. Взносы и НДФЛ программа не начислит, пока вы не используете зарплатные документы. Для регулярных выплат удобно копировать документ поступления.

1С:ЗУП

ЗУП предназначен для расчетов с работниками и лицами по ГПХ, облагаемых взносами. Самозанятых там отражать не нужно — ведите такие выплаты в бухгалтерской программе. Исключение — если методисты вашей компании приняли решение вести учет договорников централизованно, но тогда потребуется ручная корректировка начисленных взносов, что повышает риск ошибки.

1С:УНФ и Комплексная автоматизация

В УНФ используют документ «Расходы» (или «Поступление услуг») по поставщику-физлицу и «Расход со счета». Принцип тот же: никаких кадровых документов, расчеты через план счетов, чек хранится в первичке.

Частые вопросы и ограничения

У самозанятого есть лимит дохода — 2,4 млн рублей в год. Следить за лимитом обязан сам исполнитель, но при крупных регулярных выплатах имеет смысл периодически запрашивать справку о статусе: при превышении лимита он теряет право на НПД, и дальнейшие выплаты потребуют иного оформления.

Если самозанятый одновременно является ИП на НПД, оформление почти не меняется: контрагент заводится как ИП, чек все равно обязателен. А вот если исполнитель — ИП на УСН, чек из «Мой налог» не нужен вовсе, и это уже другой сценарий учета.

FAQ

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог (4% при оплате от физлиц, 6% — от юрлиц и ИП) через приложение «Мой налог». Организация-заказчик налоговым агентом не является, в 6-НДФЛ такие выплаты не включаются.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Направьте письменный запрос с требованием предоставить чек. До его получения расход безопаснее не признавать в налоговом учете. Если чек так и не предоставлен, зафиксируйте переписку — она подтвердит, что вы предприняли разумные меры, и поможет в споре с налоговой.

Можно ли платить самозанятому наличными из кассы?

Можно, документом «Выдача наличных» с видом операции по расчетам с контрагентом. Ограничений по наличным расчетам с физлицами-непредпринимателями нет, но безналичная оплата удобнее: банковская выписка служит дополнительным подтверждением выплаты.

Как оформить, если услуги регулярные, каждый месяц?

Заключите один рамочный договор ГПХ на длительный срок и оформляйте ежемесячно акт и поступление услуг в 1С. Чек из «Мой налог» нужен на каждую выплату отдельно. Следите, чтобы регулярность и фиксированная сумма не превращали отношения в фактически трудовые.

Попадет ли самозанятый в отчетность РСВ или персучет?

Нет, при корректном оформлении через бухгалтерские документы он не попадает ни в РСВ, ни в персонифицированные сведения. Если человек появился в этих отчетах — значит, выплата была проведена зарплатным документом, и нужно исправлять учет и сдавать уточненку.

Что будет, если самозанятый утратил статус, а мы уже заплатили?

Если на дату получения дохода исполнитель уже не был плательщиком НПД, чек сформирован быть не должен. Такая выплата рассматривается как доход обычного физлица: организация обязана удержать НДФЛ и начислить взносы. Поэтому проверка статуса перед каждой выплатой — обязательная процедура, а не формальность.