Как оформить в 1С возврат денег на карту покупателя

Возврат денег на банковскую карту покупателя — типовая операция в розничной и оптовой торговле, но в 1С она требует соблюдения определённой последовательности. Недостаточно просто «вернуть товар»: нужно корректно оформить документ возврата, провести эквайринговую операцию отмены или возврата платежа и при необходимости пробить чек возврата на онлайн-кассе. Ошибка в любом из звеньев приводит к расхождениям в учёте, зависшим эквайринговым операциям и претензиям при сверке с банком.

Механика возврата зависит от конфигурации (Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация, ERP) и от того, как был оплачен первоначальный чек: картой через подключённый эквайринговый терминал, наличными или смешанно. Важнейшее правило: если покупатель платил картой, деньги по закону о защите прав потребителей должны быть возвращены тем же способом — на ту же карту. Выдавать наличными из кассы «безналичный» возврат нельзя.

Ниже разобраны типовые сценарии: возврат в день продажи (отмена операции), возврат на следующий день и позже, частичный возврат, а также работа с эквайринговым терминалом и ККТ. Примеры интерфейса даны по конфигурациям «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей» — в других решениях названия документов могут немного отличаться, но логика та же.

Какой документ использовать для возврата

В большинстве торговых конфигураций 1С возврат оформляется одним из двух документов. В «Управлении торговлей» и ERP это «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»), который создаётся на основании документа реализации. В «Рознице» при работе через РМК используется «Чек ККМ на возврат», а для возврата по оптовой продаже — «Возврат товаров от покупателя».

Создавать документ строго рекомендуется на основании исходной продажи, а не «с нуля». Тогда программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, суммы и, что особенно важно для возврата на карту, привязку к исходному платежу. Если документ-основание не указать, придётся вручную подбирать товар и искать эквайринговую операцию, а риск ошибки в сумме или реквизитах возрастает.

Для частичного возврата (покупатель возвращает не всё) в основании указывается исходный чек или реализация, а в табличной части оставляются только возвращаемые позиции и корректируется количество. Программа пересчитает сумму возврата, и именно она уйдёт на карту.

Возврат в день продажи: отмена эквайринговой операции

Если покупатель вернул товар в тот же день, когда оплатил картой, и сверка итогов по эквайрингу ещё не проводилась, правильный сценарий — не возврат, а отмена (аннулирование) операции. При отмене деньги фактически не списываются окончательно: банк разблокирует сумму на карте покупателя, и комиссия эквайрера за такую операцию обычно не взимается.

В «Рознице» порядок такой: откройте РМК, найдите исходный чек через функцию «Возврат» (или через журнал чеков ККМ), выберите позиции и выполните пробитие чека возврата. Если терминал подключён к 1С по драйверу, программа сама отправит на терминал команду отмены операции по ссылочному номеру (RRN) исходной транзакции. Кассиру потребуется попросить покупателя приложить или вставить ту же карту.

После отмены проверьте, что в журнале эквайринговых операций исходная операция получила статус «Отменена», а на терминале распечатался слип отмены. Если сверка итогов по эквайрингу за день уже закрыта, отмена невозможна — оформляйте полноценный возврат.

Возврат на следующий день и позже

Когда день продажи закрыт и по эквайрингу проведена сверка итогов, деньги уже зачислены на расчётный счёт или находятся в пути. В этом случае оформляется возврат платежа: банк спишет сумму с расчётного счёта организации и перечислит её на карту покупателя. Срок зачисления на карту зависит от банка-эквайрера и банка покупателя — обычно это занимает от одного до нескольких рабочих дней, о чём покупателя стоит предупредить.

Последовательность в «Управлении торговлей»: создайте «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации, проведите документ. Затем на его основании создайте «Эквайринговую операцию» с видом «Возврат оплаты покупателю» — программа подставит сумму и реквизиты исходного платежа. Если терминал интегрирован, команда на возврат уйдёт автоматически; если терминал автономный, операцию выполняют вручную на терминале, а в 1С лишь фиксируют факт возврата.

В «Рознице» аналогично пробивается «Чек ККМ на возврат» через РМК с оплатой по той же карте. Система налогообложения и признак расчёта в чеке подставляются автоматически из настроек ККТ.

1. 1
   Найдите исходный документ продажи: чек ККМ или реализацию товаров
2. 2
   Создайте на его основании документ возврата и проверьте позиции и сумму
3. 3
   Проведите документ возврата — товар оприходуется на склад
4. 4
   Создайте эквайринговую операцию «Возврат оплаты» или выполните возврат на терминале
5. 5
   Пробейте чек возврата на ККТ и выдайте покупателю копию со слипом терминала
6. 6
   Проверьте статус операции в журнале эквайринга и при сверке итогов

Работа с эквайринговым терминалом

Способ выполнения возврата зависит от того, как подключён терминал. При интеграции через драйвер (эквайринговое оборудование настроено в разделе «Администрирование — Подключаемое оборудование») 1С сама передаёт команду возврата с параметрами исходной транзакции: суммой, номером ссылки RRN и картой. Кассир только подтверждает действие.

Если терминал автономный (не подключён к 1С), возврат выполняется вручную в меню терминала: функция «Возврат» (Refund), ввод суммы и реквизитов исходной операции, прикладывание карты покупателя. После этого в 1С эквайринговая операция возврата вводится вручную с указанием суммы и номера ссылки — иначе учёт в программе разойдётся с отчётом банка-эквайрера.

Ключевое ограничение: вернуть можно не больше суммы исходной операции и только на ту же карту. Если покупатель утратил карту или она перевыпущена, возврат на терминале может не пройти — в этом случае вопрос решается через банк-эквайер по заявлению покупателя.

Чек возврата на онлайн-кассе

По требованиям 54-ФЗ при возврате денег покупателю пробивается чек с признаком расчёта «Возврат расхода» (возврат того, что покупатель ранее оплатил). В конфигурациях 1С чек возврата формируется автоматически при пробитии «Чека ККМ на возврат» или при фискализации из РМК — кассир не должен пробивать возврат как обычный чек «Приход» с минусом.

Если возврат оформляется не в день покупки, покупатель по общему правилу пишет заявление на возврат, а кассир может выдать кассовый чек коррекции в случаях, предусмотренных порядком ведения кассовых операций. В типовых конфигурациях печатная форма заявления и сопроводительные документы доступны из документа возврата.

Контролируйте, чтобы чек возврата ушёл в ОФД: при разрыве связи чек остаётся в очереди ККТ, и при длительном непередаче данных фискальный накопитель может быть заблокирован. В журнале чеков ККМ проверьте статус фискализации возврата.

Проводки и отражение в учёте

При проведении возврата в конфигурациях со встроенным бухгалтерским учётом (УТ с модулем бухгалтерии, ERP, КА) формируются сторнирующие проводки: сторно выручки (Дт 62 — Кт 90 с минусом или красным сторно), сторно себестоимости и оприходование товара на склад (Дт 41). По эквайрингу расчёты отражаются через счёт 57 «Переводы в пути»: при возврате происходит движение, обратное продаже, — сумма возврата уменьшит очередное перечисление эквайрера или будет списана с расчётного счёта.

Комиссия эквайрера за операцию возврата зависит от договора с банком: часть банков не взимает её за возвраты, часть — взимает. Сверяйте реестр операций из личного кабинета эквайрера с журналом эквайринговых операций в 1С — расхождения по суммам возвратов — типичная причина зависших остатков на счёте 57.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус эквайринговой операции возврата

Норма

Операция проведена, статус «Выполнен/Успешно», сумма совпадает с возвратом

Тревожный признак

Операция в статусе ошибки или отсутствует в журнале

Чек возврата в ОФД

Норма

Чек с признаком «Возврат расхода» передан в ОФД

Тревожный признак

Чек висит в очереди ККТ или пробит с неверным признаком

Остатки по счёту 57 и складу

Норма

Сумма возврата совпадает с реестром эквайрера, товар оприходован

Тревожный признак

Расхождения с реестром банка, товар не вернулся на склад

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление возврата без основания, «свободным» документом. Итог: неверная сумма, отсутствие связи с эквайринговой операцией, товар оприходуется по неправильной цене. Вторая распространённая ситуация — попытка отменить операцию после сверки итогов: терминал отказывает, а кассир повторяет попытки, плодя дубли операций в журнале.

Третья ошибка — возврат наличными по безналичному чеку «чтобы быстрее». Это создаёт расхождение между данными ККТ, эквайринга и кассовой книгой и является нарушением. Четвёртая — возврат на терминале вручную без отражения в 1С: в учёте остаётся «зависшая» задолженность перед покупателем, которая всплывёт при сверке.

Частые вопросы

Можно ли вернуть деньги на другую карту покупателя?

По общему правилу — нет: возврат выполняется на ту же карту, с которой была оплата. Если карта утрачена или перевыпущена, покупателю следует обратиться в свой банк; по заявлению возврат может быть зачислен на новый счёт. В 1С и на терминале механизма возврата «на другую карту» не предусмотрено.

Сколько идут деньги при возврате на карту?

Точный срок зависит от банка-эквайрера и банка покупателя. Обычно зачисление занимает от одного до нескольких рабочих дней, в отдельных случаях — дольше. При отмене операции в день продажи сумма чаще всего просто разблокируется на карте быстрее.

Что делать, если терминал выдаёт ошибку при возврате?

Сначала проверьте, не проведена ли сверка итогов (тогда нужна операция «Возврат», а не «Отмена»), совпадает ли сумма с исходной операцией и та ли карта используется. Если ошибка повторяется, не делайте многократных попыток — проверьте журнал эквайринговых операций в 1С и обратитесь в поддержку банка-эквайрера.

Нужно ли пробивать чек, если возврат в тот же день?

Да. При любом возврате денег покупателю на онлайн-кассе пробивается чек с признаком «Возврат расхода» — независимо от того, в день покупки это происходит или позже. Отмена эквайринговой операции не отменяет обязанности фискализировать возврат.

Как оформить частичный возврат по чеку, оплаченному картой?

Создайте документ возврата на основании исходной продажи, удалите из табличной части невозвращаемые позиции или скорректируйте количество. Программа пересчитает сумму, и эквайринговая операция возврата будет создана ровно на неё — частичный возврат на терминале поддерживается.