Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С оформить возврат безналичных оплат
Как в 1С оформить возврат безналичной оплаты покупателю и поставщику: документы, проводки, эквайринг, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат безналичной оплаты — частая операция: покупатель вернул товар, отказался от услуги или переплатил по счёту. В 1С такой возврат оформляется не произвольным платёжным поручением, а связанным с исходным поступлением документом списания денежных средств. Только в этом случае корректно закроется задолженность, правильно сформируются проводки и отчётность по НДС.
Порядок действий зависит от ситуации: возврат покупателю по договору, возврат аванса, возврат оплаты по эквайрингу (банковской картой) или возврат денег от поставщика. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация.
Ключевой принцип одинаков во всех конфигурациях: документ возврата создаётся на основании документа поступления денег или реализации, а не «с нуля». Это сохраняет связь операций и упрощает сверку с контрагентом.
Разберитесь в ситуации: какой именно возврат нужен
Прежде чем создавать документы, определите тип возврата. От этого зависит вид операции, проводки и влияние на налоги. Основные варианты: возврат аванса покупателя (товар не отгружали), возврат оплаты за возвращённый товар, возврат переплаты, возврат денег от поставщика по вашему авансу.
Дополнительно проверьте, как прошла исходная оплата: обычным платёжным поручением на расчётный счёт или через эквайринг (банковская карта, СБП). Для эквайринга в 1С предусмотрен отдельный документ, и возврат должен идти через него же — иначе расчёты с банком-эквайером не сойдутся.
Как выбрать вид операции
Подготовьте основание: возврат товара или корректировка
Если возврат денег связан с возвратом товара, сначала оформите документ «Возврат товаров от покупателя» (в 1С:Бухгалтерии — на основании реализации, в УТ и КА — отдельным документом). Он спишет товар обратно на склад, сторнирует выручку и скорректирует НДС. Без этого шага возврат оплаты «повиснет» как аванс, и задолженность не закроется.
Если товар не отгружался и речь только о возврате аванса, отдельный документ по товару не нужен — достаточно договориться с покупателем о возврате и получить от него письмо или заявление с реквизитами для возврата. Такое письмо стоит хранить: банк и налоговая могут запросить обоснование операции.
Проверьте акт сверки с контрагентом: сумма возврата не должна превышать фактически полученную и незачтённую оплату. Если часть аванса уже зачтена в счёт другой отгрузки, вернуть можно только остаток.
Оформите возврат оплаты по расчётному счёту
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» или «Платёжные поручения». Удобнее всего найти исходное поступление денег и создать на его основании документ «Списание с расчётного счёта» — программа подставит контрагента, договор, счёт и сумму.
В документе выберите вид операции «Возврат покупателю». Укажите счёт учёта расчётов (обычно 62.02 «Расчёты по авансам полученным» — программа подставит его автоматически по виду операции). Проверьте сумму, назначение платежа и реквизиты получателя: деньги должны уйти на тот же счёт, с которого пришла оплата, если покупатель не указал иное в письме.
После проведения документ сформирует проводку Дт 62.02 — Кт 51. При загрузке выписки из банка (клиент-банк) возврат может создаться автоматически — тогда проверьте, что вид операции определён правильно, а не как «Прочее списание».
- 1Получите от покупателя письмо или заявление на возврат с реквизитами
- 2Оформите возврат товара или корректировку реализации, если товар отгружался
- 3Найдите исходное поступление оплаты и создайте на его основании «Списание с расчётного счёта»
- 4Выберите вид операции «Возврат покупателю», проверьте сумму, договор и счёт учёта
- 5Укажите назначение платежа со ссылкой на договор и основание возврата
- 6Проведите документ и выгрузите платёжное поручение в банк
- 7Проверьте закрытие задолженности в отчёте «Анализ субконто» или акте сверки
Оформите возврат оплаты по банковской карте (эквайринг)
Если покупатель платил картой, возврат оформляется документом «Операция по платёжной карте» с видом операции «Возврат покупателю». Создавайте его на основании исходной операции оплаты — тогда подтянутся эквайринговый терминал, договор эквайринга и сумма.
Важно: возврат по эквайрингу выполняется на ту же карту, с которой была оплата, и обычно через терминал (операция refund). Деньги придут от банка-эквайера не в день операции, а по графику зачисления, за вычетом или без комиссии — в зависимости от договора с банком. Комиссия по возвратам часто не возвращается, учтите это при сверке.
В рознице (1С:Розница, кассовые документы УТ) возврат по карте оформляется через «Возврат товаров от покупателя» с указанием эквайринговой операции — кассовый чек на возврат пробивается на ККТ, а безналичная часть уходит в отчёт по эквайрингу.
Оформите возврат денег от поставщика
Обратная ситуация: вы перечислили аванс поставщику, а он возвращает деньги — например, при расторжении договора или переплате. В этом случае создаётся «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика».
Счёт учёта при этом — 60.02 «Расчёты по авансам выданным», проводка Дт 51 — Кт 60.02. Если возврат пришёл по выписке из банка, при загрузке укажите правильный вид операции вручную, чтобы сумма закрыла аванс, а не зависла как прочее поступление.
Если поставщик возвращает деньги за бракованный товар, который вы уже оприходовали, сначала оформите «Возврат товаров поставщику», затем дождитесь поступления денег и свяжите его с этим документом.
Проверьте проводки, НДС и закрытие задолженности
После проведения всех документов проверьте результат по нескольким точкам. Во-первых, проводки: возврат покупателю — Дт 62.02 Кт 51 (или 57.03 для эквайринга), возврат от поставщика — Дт 51 Кт 60.02. Во-вторых, отчёт «Анализ субконто» по контрагенту: задолженность по возвращённой сумме должна закрыться, остатков быть не должно.
По НДС: если вы начисляли НДС с аванса, после возврата аванса этот НДС принимается к вычету (в 1С:Бухгалтерии — регламентная операция «Формирование записей книги покупок»). Если возврат связан с возвратом товара, корректировка НДС выполняется документом возврата через счёт-фактуру на возврат. Проверьте, что суммы попали в нужные разделы декларации.
Как проверить результат
Дт 62.02 Кт 51 (покупатель) или Дт 51 Кт 60.02 (поставщик)
Проводки по счёту 76.АВ не закрыты или вид операции «Прочее»
Задолженность по возвращённой сумме закрыта, остатка нет
Висит аванс или кредиторская задолженность на сумму возврата
Возврат отражён в реестре операций, суммы сходятся с 1С
Возврат есть в 1С, но отсутствует в реестре банка
Авансовый НДС принят к вычету в периоде возврата
НДС с аванса остался начисленным после возврата денег
Избегайте типичных ошибок
Самая частая ошибка — оформление возврата как «Прочее списание» или «Прочее поступление». При таком виде операции расчёты с контрагентом не закрываются, сумма не попадает в акт сверки корректно, а при автоматической сверке возникают расхождения. Всегда выбирайте специализированный вид операции «Возврат покупателю» или «Возврат от поставщика».
Вторая ошибка — возврат денег без документального основания. Если покупатель устно попросил вернуть деньги на другую карту или счёт третьего лица, это риск: при споре доказать обоснованность платежа будет сложно, а для эквайринга возврат на другую карту вообще запрещён правилами платёжных систем. Требуйте письменное заявление.
Третья группа ошибок — налоговые: забывают принять к вычету НДС с возвращённого аванса или не оформляют возврат товара, из-за чего выручка и НДС завышены. Проверяйте декларацию после крупных возвратов.
Частые вопросы по возвратам безналичных оплат
Можно ли вернуть безналичную оплату наличными через кассу?
Можно, если покупатель — физическое лицо и оплата не была эквайринговой: возврат оформляется расходным кассовым ордером. Но возврат по оплате банковской картой должен идти только на ту же карту через эквайринг — наличными такой возврат оформлять нельзя, это нарушение правил работы с эквайрингом.
Что делать, если возврат пришёл или ушёл частями?
Каждую часть оформляйте отдельным документом списания или поступления с тем же видом операции и привязкой к тому же договору. 1С корректно закроет задолженность по сумме нескольких документов. В акте сверки все части будут видны отдельными строками.
Как оформить возврат, если оплата была в прошлом квартале?
Документ возврата датируется фактической датой операции, связь с исходным поступлением сохраняется через договор и документ основания. НДС с аванса принимается к вычету в периоде возврата. Если возврат товара относится к прошлому периоду, в 1С:Бухгалтерии используйте корректировку реализации — она корректно отразит изменения в декларации.
Почему при загрузке выписки возврат создался с неправильным видом операции?
Программа определяет вид операции по назначению платежа и настройкам правил загрузки. Если в назначении нет слов «возврат», документ создаётся как прочее списание или оплата. Исправьте вид операции вручную после загрузки и при необходимости настройте правила в разделе настройки обмена с банком.
Нужно ли пробивать чек при возврате безналичной оплаты?
Если возврат связан с розничной продажей физическому лицу и применяется ККТ — да, пробивается чек возврата прихода, в том числе при оплате картой. Если это возврат аванса между организациями по счёту без применения ККТ при исходной оплате — чек, как правило, не требуется, но зависит от того, применялась ли касса при расчёте.
Что важно запомнить
Возврат безналичной оплаты оформляется специализированным видом операции: «Возврат покупателю» или «Возврат от поставщика», для карт — через «Операцию по платёжной карте». Сначала оформляется возврат товара или корректировка, затем движение денег. После проведения проверьте проводки, закрытие задолженности по контрагенту и НДС с аванса. Возврат по эквайрингу — только на ту же карту и только через документы эквайринга.