Учет и Финансы · 9 мин
Как оформить самозанятых в 1С
Как оформить работу с самозанятыми в 1С: карточка контрагента, договор ГПХ, акты, оплата, проверка чеков из «Мой налог» и типичные ошибки бухгалтера.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С оформляется не как трудовые отношения, а как гражданско-правовой договор с контрагентом. Это меняет весь контур учёта: нет кадрового приказа, табеля и начисления зарплаты, зато появляются договор ГПХ, акты выполненных работ и обязательная проверка чеков из приложения «Мой налог».
Главная особенность — компания не платит за самозанятого НДФЛ и страховые взносы, но обязана убедиться, что исполнитель действительно имеет статус самозанятого и выдаёт корректные чеки. Если статус утрачен или чек не сформирован, налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые и доначислить взносы. Поэтому в 1С важно выстроить не просто оплату, а контрольный контур: проверка статуса → договор → акт → чек → оплата.
Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), а также особенности для 1С:ЗУП и 1С:Комплексная автоматизация/ERP. Названия документов в разных релизах могут немного отличаться, но логика учёта одинакова.
Проверка статуса самозанятого до оформления
Прежде чем заводить исполнителя в базу, убедитесь, что он действительно плательщик НПД. Проверка выполняется по ИНН через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» на сайте налоговой службы. Результат проверки сохраните — это ваше доказательство добросовестности при возможной проверке.
Проверять статус нужно дважды: на дату заключения договора и на дату каждой оплаты. Самозанятый может сняться с учёта или превысить лимит дохода, после чего выплата ему как плательщику НПД станет рискованной. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии есть встроенная проверка статуса самозанятого по ИНН прямо из карточки контрагента — используйте её, если релиз позволяет.
Карточка контрагента и договор ГПХ
В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — без ИНН нельзя ни проверить статус, ни принять чек), при необходимости адрес и банковские реквизиты для оплаты. Признак «самозанятый» в ряде релизов устанавливается отдельным флагом в карточке — он влияет на отчётность и проверки.
Далее создайте договор с видом «С физическим лицом» (в некоторых конфигурациях — договор ГПХ). В договоре зафиксируйте предмет, стоимость, порядок приёмки по актам и обязанность исполнителя предоставлять чек из «Мой налог» до или в момент оплаты. Сам договор на бумаге или в ЭДО обязателен: без него расходы могут не принять.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН и сохраните результат
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
- 3Создайте договор с видом «С физическим лицом» (ГПХ)
- 4Оформите документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги»
- 5Получите чек из «Мой налог» и сверьте сумму, ИНН и реквизиты
- 6Оплатите через «Списание с расчётного счёта» и приложите чек к делу
Отражение услуг: акт и поступление
Оказанные услуги отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В табличной части укажите номенклатуру с видом «Услуга», сумму по акту и счёт затрат — 20, 25, 26, 44 или другой в зависимости от характера работ. НДС в документе не будет: самозанятые не являются плательщиками НДС, в документе выбирается ставка «Без НДС».
Проверьте, что в проводках не формируются записи по счетам 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы) в части обязательств налогового агента — по самозанятым их быть не должно. Если конфигурация автоматически предлагает удержать НДФЛ по договору ГПХ, значит, договор заведён как обычный ГПХ с физлицом-не-самозанятым: исправьте вид договора или признак в карточке.
Если услуги регулярные
При постоянном сотрудничестве не создавайте каждый месяц новый договор — работайте в рамках одного рамочного договора с ежемесячными актами. Но следите, чтобы отношения не приобрели признаки трудовых: фиксированный график, подчинение внутреннему распорядку, регулярные одинаковые выплаты — типичные маркеры переквалификации.
Чек из «Мой налог» и оплата
Чек — ключевой документ. Самозанятый формирует его в приложении «Мой налог» на каждую выплату от юридического лица, указывая ИНН и наименование вашей компании. Сверьте: сумма чека равна сумме акта и оплаты, указаны ваш ИНН и название, дата чека соответствует расчёту. Чек можно проверить по ссылке или QR-коду — сохраните его в электронном архиве или прикрепите к документу в 1С.
Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Удерживать из суммы ничего не нужно: самозанятый сам платит налог (4% при расчётах с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП). Если удержать «НДФЛ» из выплаты самозанятому, это будет ошибкой с последующей волокитой по возврату.
Как проверить результат
Сумма, ИНН и название компании совпадают с актом и платёжкой
Чека нет, сумма отличается, чек оформлен на другое лицо
Дт счёта затрат — Кт 76 или 60, без НДФЛ и взносов
Сформированы проводки по 68.01 или 69 по этому исполнителю
На дату оплаты статус плательщика НПД активен
Статус утрачен или не найден
Особенности в 1С:ЗУП и отчётности
Если ведёте учёт в 1С:ЗУП, самозанятых не заводят как сотрудников — их выплаты не входят в расчёт страховых взносов, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения. В ЗУП самозанятые вообще не нужны: оплата проходит в бухгалтерской программе. Включение самозанятого в штатное расписание или начисление ему «дохода по ГПХ» в ЗУП приведёт к лишним взносам и ошибкам в отчётности.
В бухгалтерской отчётности выплаты самозанятым отражаются как расходы на услуги сторонних лиц. В 6-НДФЛ и РСВ они не попадают. Если самозанятый ошибочно попал в регламентированные отчёты — ищите, где ему присвоили признак обычного физлица по договору ГПХ: чаще всего это вид договора или документ начисления в ЗУП.
Ограничения и когда самозанятый не подходит
Есть ситуации, когда работать с исполнителем как с самозанятым нельзя или невыгодно. Бывший работник не может получать от вас оплату по НПД в течение двух лет после увольнения — такие выплаты не облагаются НПД, и взносы придётся платить. Также самозанятые не вправе выполнять работы по трудовым функциям под контролем работодателя и работать по агентским схемам с рядом товаров.
Контролируйте и лимит дохода исполнителя: при превышении установленного законом порога годового дохода он теряет право на НПД. Практично прописать в договоре обязанность исполнителя уведомлять вас об утрате статуса, а со своей стороны — проверять статус перед каждой выплатой.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором ГПХ, а не сотрудник. Контур учёта: проверка статуса по ИНН → договор → акт без НДС → чек из «Мой налог» → оплата без удержаний. НДФЛ и взносы не начисляются, в ЗУП и отчётность по физлицам самозанятые не попадают.
Частые вопросы
Нужно ли платить НДФЛ и взносы за самозанятого?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов. Заказчик-юрлицо не является налоговым агентом: НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются. Обязанность компании — проверить статус и получить корректный чек.
Что делать, если самозанятый не прислал чек, а деньги уже оплачены?
Запросите чек немедленно — он может быть сформирован задним числом в пределах срока, установленного для передачи чека при расчётах с юрлицами. Если чек не предоставлен, расходы по этой выплате под вопросом, а выплату налоговая может трактовать как доход физлица вне НПД. В дальнейшем встройте в процесс правило: оплата только после получения чека.
Можно ли оформить в 1С самозанятого без ИНН?
Нет, ИНН обязателен. Без него невозможно проверить статус плательщика НПД, а чек из «Мой налог» не будет корректно связан с вашей компанией. Запросите ИНН у исполнителя до заключения договора.
Как отразить в 1С, если самозанятый оказал услуги как ИП на НПД?
Тогда он заводится как контрагент с видом «Индивидуальный предприниматель», а не физлицо. Логика та же — договор, акт без НДС, оплата по чеку, — но реквизиты и признаки в карточке контрагента указываются для ИП.
Попадают ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Поскольку компания не налоговый агент и не страхователь по таким выплатам, они не включаются в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения. Если суммы попали в отчёты — ищите ошибку в виде договора или в документе начисления в ЗУП.
Чем грозит оформление штатного сотрудника как самозанятого?
Переквалификацией отношений в трудовые: доначислением страховых взносов и НДФЛ, пенями и штрафами, а также санкциями за нарушение трудового законодательства. Особенно рискованны выплаты бывшим работникам в течение двух лет после увольнения и договоры с признаками трудовых отношений — графиком, окладом, подчинением распорядку.