Как оформить самозанятого в 1С

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) для организации — это обычный контрагент, с которым заключают договор гражданско-правового характера. В 1С его не оформляют как сотрудника: не создают приказ о приёме, не начисляют зарплату и страховые взносы. Всё взаимодействие проходит через документы покупки услуг и оплаты контрагенту.

Главные отличия работы с самозанятым от обычного подрядчика-ИП или ООО: у самозанятого нет счетов-фактур и НДС, а подтверждающим документом для налоговой служит чек из приложения «Мой налог». Именно наличие чека — ключевой контрольный пункт, без которого расходы могут быть сняты при проверке.

Ниже разобрано, как завести самозанятого в справочниках 1С, отразить договор и акт, провести оплату и какие проверки выполнять, чтобы не получить претензий от ФНС по переквалификации договора в трудовой.

Проверка статуса самозанятого перед началом работы

До заключения договора убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Попросите справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог» — в ней указаны ФИО, ИНН и дата регистрации. Дополнительно статус можно проверить по ИНН через сервис ФНС.

Есть два важных ограничения. Во-первых, самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет, — такие выплаты не подпадают под НПД. Во-вторых, действующему сотруднику вашей организации нельзя платить как самозанятому за те же функции: это прямой риск переквалификации договора в трудовой с доначислением взносов и штрафов.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятый заводится как обычный контрагент. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», укажите ФИО и ИНН. ИНН у самозанятого обязателен — он нужен и для проверки статуса, и для отражения в отчётности.

Если в базе ведётся раздельный учёт по договорам, сразу создайте договор с видом «С поставщиком». В комментарии или наименовании договора удобно указать, что контрагент — плательщик НПД, чтобы бухгалтер при оплате не искал НДС и не ждал счёт-фактуру.

1. 1
   Откройте Справочники → Контрагенты и создайте новый элемент
2. 2
   Выберите вид «Физическое лицо», введите ФИО и ИНН
3. 3
   Создайте договор с видом «С поставщиком»
4. 4
   Заполните банковские реквизиты для оплаты (по реквизитам из чека или договора)
5. 5
   Сохраните и проверьте, что ИНН указан без ошибок

Договор с самозанятым: что учесть

С самозанятым заключают договор ГПХ: подряда, возмездного оказания услуг или авторского заказа — в зависимости от предмета. В договоре обязательно укажите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход и сам уплачивает налог, а заказчик не выступает налоговым агентом по НДФЛ и не платит страховые взносы.

Включите в договор обязанность исполнителя передавать чек из «Мой налог» при каждой оплате и уведомлять об утрате статуса самозанятого. Это защитит компанию: если исполнитель потерял статус и не сообщил, ответственность за неудержанный налог ложится на него при наличии такого условия.

Признаков трудовых отношений в договоре быть не должно: не прописывайте фиксированный график, ежемесячные одинаковые выплаты без актов, подчинение правилам внутреннего распорядка, предоставление рабочего места. Договор должен описывать конкретный результат или объём услуг.

Отражение услуг самозанятого в 1С: акт и чек

Поступление услуг от самозанятого отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Укажите контрагента, договор, содержание услуги и сумму. Счёт-фактура не регистрируется — самозанятые НДС не начисляют.

Счёт учёта затрат выбирается по смыслу услуги: например, 26 или 44 для услуг общехозяйственного или коммерческого характера, 20 — если услуги относятся к основному производству. Проводки формируются стандартные: Дт счёта затрат — Кт 60.01.

Полученный от исполнителя чек сохраните в электронном виде и привяжите к документу — в 1С:Бухгалтерии можно прикрепить файл к документу поступления. Проверьте, что в чеке указано наименование вашей организации и ИНН: чек, выписанный «физлицу» без реквизитов покупателя, не подтверждает расходы компании.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек из «Мой налог»

Норма

В чеке указаны наименование и ИНН вашей организации, сумма совпадает с актом

Тревожный признак

Чек выписан без реквизитов покупателя или на другую сумму

Статус исполнителя

Норма

На дату оказания услуги действует статус плательщика НПД

Тревожный признак

Статус утрачен, а оплата прошла как самозанятому

Документы в 1С

Норма

Поступление услуг проведено, чек прикреплён, оплата отражена

Тревожный признак

Есть оплата без документа поступления и акта

Оплата самозанятому и отражение в учёте

Оплата проводится документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Переводить можно на карту или счёт самозанятого по реквизитам, указанным в договоре или чеке. Ограничений по способу оплаты нет.

НДФЛ с выплат самозанятому не удерживается и в 6-НДФЛ эти суммы не попадают — налог исполнитель платит сам через «Мой налог». Страховые взносы также не начисляются. Если бухгалтерская программа настроена на автоматическое заполнение отчётности, убедитесь, что выплаты контрагенту-физлицу по договору ГПХ не попали в расчёт по взносам: это происходит, только если выплата ошибочно оформлена через документы зарплатного учёта.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 достаточно стандартных документов поступления и оплаты — отдельного механизма для самозанятых не требуется. В 1С:ЗУП самозанятого вносить не нужно: программа предназначена для работников и исполнителей по ГПХ, облагаемых взносами, а самозанятые в эту категорию не входят.

В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексной автоматизации логика аналогична: самозанятый — поставщик услуг, расчёты ведутся через документы поступления и оплаты. Если в компании много самозанятых, удобно выделить для них отдельную группу в справочнике контрагентов, чтобы упростить контроль и аналитику расходов.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог», организация налоговым агентом не является. Условие об этом стоит зафиксировать в договоре, а факт уплаты подтверждает чек.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек до принятия расходов к учёту. Если чек не предоставлен, расходы по этой выплате рискованно учитывать в налоговой базе — ФНС может их не признать. В договоре закрепите обязанность передачи чека как условие оплаты.

Можно ли оформить самозанятым действующего сотрудника?

Формально оформить договор можно, но если человек продолжает выполнять те же обязанности в том же режиме, это с высокой вероятностью будет переквалифицировано в трудовые отношения с доначислением взносов, НДФЛ и штрафами. Для бывшего сотрудника действует запрет на НПД в течение двух лет после увольнения.

Как проверить, что исполнитель ещё является самозанятым?

Попросите актуальную справку о постановке на учёт из «Мой налог» или проверьте статус по ИНН через сервис ФНС. Контролировать статус разумно при каждой крупной оплате и при длительном сотрудничестве — периодически, например раз в квартал.

Нужен ли акт, если есть чек «Мой налог»?

Чек подтверждает уплату налога исполнителем, но не заменяет первичный документ о факте оказания услуг. Для обоснования расходов нужен акт (или иной документ, предусмотренный договором) плюс чек и платёжный документ — полный комплект.

Как отразить аванс самозанятому в 1С?

Оплату проводят документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику» — сумма встанет на счёт авансов (60.02). После оказания услуг оформляется поступление, и аванс автоматически зачитывается. Чек самозанятый вправе сформировать уже при получении аванса.