Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С оформить покупку у физического лица
Как оформить покупку товара или услуги у физического лица в 1С: договор, поступление, НДФЛ, страховые взносы, отчетность. Пошаговая инструкция с примерами.
Покупка товаров, работ или услуг у физического лица — распространённая ситуация: организация приобретает б/у оборудование, заказывает разработку макета у дизайнера без статуса ИП, выкупает материалы у сотрудника. В 1С такая операция оформляется иначе, чем покупка у контрагента-юрлица, потому что возникают вопросы с договором, НДФЛ, страховыми взносами и отчетностью.
Ключевой момент — правильно определить статус физического лица: это самозанятый (плательщик НПД), обычный гражданин по договору ГПХ или продавец имущества по договору купли-продажи. От этого зависит, какие документы создавать в 1С, удерживать ли НДФЛ и начислять ли взносы.
Ниже разобраны все три сценария на примере типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП (для расчётной части). Последовательность действий актуальна для большинства релизов, названия пунктов меню могут незначительно отличаться.
Определяем статус физического лица и налоговые последствия
Прежде чем создавать документы в программе, нужно понять, кто перед вами с точки зрения Налогового кодекса. От этого зависит вся дальнейшая схема учёта.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход). Организация не является налоговым агентом: НДФЛ и взносы не начисляются. Обязательное условие — получить от продавца чек из приложения «Мой налог» и проверить его подлинность. В 1С такая покупка отражается как обычное поступление.
Физическое лицо по договору ГПХ (выполнение работ, оказание услуг). Организация — налоговый агент: удерживает НДФЛ 13% (или 15% с превышения порога) и начисляет страховые взносы на ОПС и ОМС. Взносы на травматизм и ВНиМ по ГПХ не начисляются, если иное не прописано в договоре (травматизм). Вознаграждение включается в 6-НДФЛ и РСВ.
Продажа имущества обычным гражданином (договор купли-продажи). Организация НДФЛ не удерживает — продавец декларирует доход сам, подавая 3-НДФЛ. Взносов нет. Это самый простой случай для бухгалтера.
Сравнение вариантов
НДФЛ и взносы не начисляются. Нужен чек из «Мой налог». Подходит для услуг и товаров собственного изготовления.
НДФЛ 13/15% удерживает организация, начисляются взносы на ОПС и ОМС. Доход попадает в 6-НДФЛ и РСВ.
Налоговых обязанностей у покупателя нет. Гражданин сам подаёт 3-НДФЛ. Подходит для разовой покупки вещей, оборудования.
Создаём контрагента-физлицо и договор
В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», а не «Юридическое лицо» — от этого зависят доступные реквизиты и поведение документов.
Заполните ФИО, ИНН (если есть), паспортные данные — они понадобятся для договора, расходного кассового ордера и справок о доходах. Для самозанятого ИНН обязателен: по нему вы проверяете статус плательщика НПД.
Далее создайте договор. Для покупки товара или получения услуги вид договора — «С поставщиком». Номер и дату укажите по бумажному договору купли-продажи или ГПХ. Даже при разовой сделке письменный договор с физлицом настоятельно рекомендуется: он подтверждает обоснованность расходов.
Оформляем поступление товаров или материалов
Если вы купили у гражданина товар, материалы или оборудование, создайте документ «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки». Вид операции — «Товары (накладная)» или «Услуги (акт)» соответственно.
В шапке укажите созданного контрагента-физлицо и договор. В табличной части выберите номенклатуру, количество и цену по договору. Счёт НДС в большинстве случаев не выделяется — физлицо не является плательщиком НДС, поэтому счёта-фактуры от него не будет. В поле «НДС» укажите «Без НДС».
После проведения документ сформирует проводки Дт 10 (41, 08) — Кт 60.01. Оприходованное имущество появится на складе и в оборотно-сальдовой ведомости по счёту учёта.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С поставщиком»
- 2Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные), выберите вид операции
- 3Заполните номенклатуру, количество, цену; НДС — «Без НДС»
- 4Проведите документ и проверьте проводки по кнопке Дт/Кт
- 5Приложите к документу скан договора и акта/накладной через кнопку прикрепления файлов
Оформляем услуги по договору ГПХ с НДФЛ и взносами
Если физлицо оказало услугу или выполнило работу по договору ГПХ, простого документа поступления недостаточно — нужно начислить вознаграждение, удержать НДФЛ и отразить взносы. В 1С:Бухгалтерии для этого есть два подхода.
Вариант с модулем зарплаты. Заведите физлицо в справочник «Физические лица», создайте сотрудника с видом договора «Договор подряда» (или используйте документ «Начисление зарплаты» с соответствующим начислением). Программа автоматически рассчитает НДФЛ и взносы, сформирует проводки и включит суммы в регистры для 6-НДФЛ и РСВ.
Вариант ручными операциями. Если зарплатный учёт не ведётся, отразите начисление документом «Операция, введённая вручную»: Дт 20 (26, 44) — Кт 76.10 на сумму вознаграждения, Дт 76.10 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ, Дт 20 (26, 44) — Кт 69 на взносы. При этом регистры НДФЛ придётся заполнять вручную, что повышает риск ошибок в отчётности.
Выплачиваем деньги физическому лицу
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (безналично) или «Расходный кассовый ордер» (наличными) в разделе «Банк и касса». Вид операции — «Оплата поставщику».
При выплате по договору ГПХ на расчётный счёт физлица перечисляется сумма за вычетом НДФЛ. Например, вознаграждение 50 000 ₽, НДФЛ 6 500 ₽, к выплате 43 500 ₽. НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода.
При наличной выплате обязательно получите подпись получателя в РКО и укажите его паспортные данные в поле «По документу». Для подтверждения расходов приложите к документу акт выполненных работ или накладную.
Отражаем операцию в отчётности
По договору ГПХ вознаграждение попадает в расчёт 6-НДФЛ: дата фактического получения дохода — день выплаты. Также сумма включается в базу РСВ (разделы по взносам на ОПС и ОМС) и в персонифицированные сведения о физлицах.
По окончании года или при расторжении по запросу физлица формируется справка о доходах — в 1С это делается из карточки сотрудника или раздела отчётности по НДФЛ.
При покупке имущества по договору купли-продажи в отчётность организации операция не попадает — достаточно правильно сформированных проводок и первичных документов. Налоговую декларацию 3-НДФЛ подаёт сам продавец.
Как проверить результат
Задолженность перед физлицом закрыта после оплаты
Остаток висит после выплаты — проверьте вид операции в платёжном документе
Доход, удержанный и перечисленный налог заполнены, даты корректны
Регистры пустые — доход проведён ручной операцией без движений по НДФЛ
Сумма вознаграждения и НДФЛ попали в отчёт
Выплаты нет в отчёте — проверьте дату фактического получения дохода
Частые вопросы
Можно ли купить товар у собственного сотрудника?
Да, закон не запрещает сделки между организацией и её работником. Оформляется обычный договор купли-продажи, НДФЛ организация не удерживает — сотрудник сам декларирует доход. Важно, чтобы цена была рыночной: при явном занижении налоговая может пересчитать доход.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Без чека из «Мой налог» расходы по такой выплате рискуют быть не признанными, а доход может быть переквалифицирован с доначислением НДФЛ и взносов. Запросите чек до оплаты или сразу после неё; если продавец отказывается — безопаснее удержать НДФЛ как при обычном договоре ГПХ.
Нужно ли выдавать физлицу справку о доходах по ГПХ?
Да, по запросу. Организация как налоговый агент обязана выдать справку о полученных доходах и удержанном НДФЛ. В 1С она формируется из раздела отчётности по НДФЛ или карточки сотрудника.
Как оформить покупку, если у физлица нет ИНН?
Для договора купли-продажи имущества ИНН не обязателен — достаточно паспортных данных. Для договора ГПХ ИНН желателен, но не критичен: доход идентифицируется по ФИО, дате рождения и паспорту. Для самозанятого ИНН необходим, так как без него невозможно проверить статус плательщика НПД.
Можно ли оплатить физлицу наличными из кассы?
Да, через расходный кассовый ордер с указанием паспортных данных получателя. Ограничение по расчётам наличными в 100 000 ₽ по одному договору действует между организациями и ИП; с физическими лицами, не являющимися предпринимателями, оно не применяется.
Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию взносы на страхование от несчастных случаев по ГПХ не начисляются. Проверьте текст договора перед расчётом.
Что важно запомнить
Схема оформления зависит от статуса физлица: самозанятому платят по чеку без удержаний, по ГПХ удерживают НДФЛ и начисляют взносы, при купле-продаже имущества налоговых обязанностей у покупателя нет. В 1С контрагент создаётся с видом «Физическое лицо», поступление оформляется стандартным документом без НДС, а вознаграждение по ГПХ корректнее проводить через зарплатный модуль, чтобы отчётность по НДФЛ и взносам сформировалась автоматически.