Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С оформить покупку материалов
Как оформить покупку материалов в 1С: создание поступления товаров, заполнение документа, проводки, НДС, оприходование на склад и проверка остатков.
Покупка материалов в 1С оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Материалы» — в зависимости от конфигурации. Документ одновременно решает три задачи: ставит материалы на складской и бухгалтерский учёт, формирует задолженность перед поставщиком и регистрирует входной НДС для вычета.
Порядок действий почти одинаков в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP, отличаются только названия разделов и набор реквизитов. Ниже разобран типовой сценарий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — наиболее распространённой конфигурации для учёта материалов.
Главное правило: документ поступления должен отражать реальные первичные документы поставщика — накладную или УПД. Номер, дату, перечень и количество материалов в программе вводят строго по бумажному или электронному документу, иначе расхождения вылезут при сверке с контрагентом и при налоговой проверке.
Подготовка: что проверить до ввода документа
До создания документа убедитесь, что в базе есть все необходимые справочные данные. Во-первых, должен быть заведён контрагент-поставщик с заполненными ИНН, КПП и наименованием — программа сама подставит его в документ, а эти данные попадут в книгу покупок. Во-вторых, у контрагента должен быть создан договор с видом «С поставщиком»: без договора документ в большинстве случаев не проведётся.
В-третьих, проверьте наличие складской позиции в справочнике «Номенклатура». Если материал покупается впервые, создайте новую карточку: укажите наименование, единицу измерения, вид номенклатуры «Материалы» и при необходимости номенклатурную группу. От вида номенклатуры зависит, какой счёт учёта программа подставит автоматически.
Также убедитесь, что в базе заведён склад, на который приходуются материалы, и что у вас есть права на создание документов поступления. Если учёт ведётся по нескольким организациям, проверьте, что в шапке документа будет выбрана правильная организация — исправить её после проведения можно, но это лишняя работа.
Создание документа поступления материалов
Откройте раздел «Покупки» и выберите «Поступление (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — именно она используется для оприходования материалов по накладной поставщика. Если поставщик выставил универсальный передаточный документ, выберите операцию «Товары, услуги, комиссия» или «УПД» — так входной счёт-фактура зарегистрируется автоматически.
В шапке документа заполните поля: организация, контрагент, договор, склад. Затем введите номер и дату входящего документа — они берутся из накладной поставщика и обязательны для корректного отражения в отчётности и сверок. Дата документа в 1С должна соответствовать дате фактического получения материалов или дате накладной.
- 1Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)»
- 2Заполните шапку: организация, контрагент, договор, склад, номер и дата накладной поставщика
- 3Добавьте в табличную часть материалы по накладной: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учёта (10.01, 19.03) и при необходимости скорректируйте
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру или УПД в нижней части документа
- 6Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
Заполнение табличной части и счетов учёта
В табличную часть «Товары» добавьте каждую позицию из накладной. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если позиций много, используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник номенклатуры с возможностью множественного выбора, что быстрее построчного ввода.
Колонка «Счёт учёта» для материалов обычно заполняется значением 10.01 «Сырьё и материалы». Если материалы предназначены для конкретных целей, счёт может отличаться: 10.08 — строительные материалы, 10.09 — инвентарь и хозяйственные принадлежности, 10.11 — специальная оснастка в обороте. Счёт НДС для материалов — 19.03 «НДС по приобретённым материально-производственным запасам».
Следите за соответствием цен и количества первичному документу. Если в накладной цена указана с НДС, а в 1С вводится без НДС (или наоборот), проверьте настройку «Цена включает НДС» по ссылке «НДС» над табличной частью — от неё зависит итоговая сумма документа и сумма вычета.
Если материал покупается впервые
При вводе новой позиции создайте элемент справочника прямо из документа: в поле «Номенклатура» наберите наименование и выберите «Создать». Заполните вид номенклатуры «Материалы», единицу измерения и ставку НДС по умолчанию. Наименование для печати лучше скопировать из накладной поставщика — это упростит сверку и поиск в отчётах.
Регистрация счёта-фактуры и НДС
После заполнения табличной части зарегистрируйте входной счёт-фактуру. В нижней части документа введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать» — программа создаст документ «Счёт-фактура полученный», связанный с поступлением. Если поставщик выставил УПД со статусом «1», отдельный счёт-фактура не нужен: программа учтёт его данные автоматически.
Проводка по НДС формируется при проведении поступления: Дт 19.03 — Кт 60.01. Вычет (Дт 68.02 — Кт 19.03) выполняется отдельно — либо автоматически в том же периоде, если включена соответствующая настройка учётной политики, либо через документ «Формирование записей книги покупок» в конце квартала. Условия вычета стандартные: материалы приняты к учёту, есть корректный счёт-фактура, приобретение для облагаемой НДС деятельности.
Проведение документа и проверка результата
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводки: Дт 10.01 — Кт 60.01 на стоимость материалов без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму НДС. Посмотреть движения можно по кнопке «Дт/Кт» в командной панели документа.
Обязательно проверьте результат тремя способами. Первый — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.01»: там должны появиться приход и остаток по купленным материалам. Второй — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.01»: по поставщику должна висеть кредиторская задолженность на сумму накладной. Третий — «Остатки товаров на складах» в разделе «Склад»: количество по складу должно совпасть с накладной.
Как проверить результат
Приход и дебетовый остаток по материалу в сумме без НДС
Остатка нет или сумма включает НДС — проверьте счёт учёта в строке документа
Кредитовое сальдо равно сумме накладной с НДС
Задолженности нет или она на другом контрагенте — проверьте договор и контрагента в шапке
Количество по складу совпадает с накладной
Количество нулевое — возможно, ведётся только суммовой учёт или выбран другой склад
Строка с поставщиком, номером и датой счёта-фактуры
Строки нет — счёт-фактура не зарегистрирован или не выполнены условия вычета
Оплата поставщику и закрытие задолженности
После оприходования материалов задолженность перед поставщиком закрывается документом оплаты. При безналичной оплате используйте «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Оплата поставщику»: укажите контрагента, договор и сумму. Если платёж загружается из клиент-банка, документ создаётся автоматически по выписке — проверьте только контрагента и договор.
При оплате через подотчётное лицо (сотрудник купил материалы за наличные) схема другая: сначала оформляется «Выдача денежных средств подотчёт» или поступление через «Авансовый отчёт», где в табличной части «Оплата» указывается поставщик. Само поступление материалов в этом случае также можно ввести прямо из авансового отчёта на закладке «Товары».
Если оплата была авансом до поставки, зачёт аванса происходит автоматически при проведении поступления — по счёту 60.02 закроется аванс, и сформируется проводка Дт 60.01 — Кт 60.02. Не забудьте про НДС с аванса: при зачёте аванса ранее уплаченный НДС с предоплаты восстанавливается к вычету.
Особые сценарии и ограничения
Если материалы доставляет транспортная компания и стоимость доставки нужно включить в себестоимость, используйте документ «Поступление доп. расходов» (в 1С:Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги» и распределением на поступление, либо отдельный документ в зависимости от релиза). Допрасходы распределяются на материалы пропорционально сумме или количеству.
При покупке материалов у иностранного поставщика (импорт) обычное поступление не подходит: потребуется документ «Таможенная декларация на импорт» для учёта пошлин и НДС на таможне. При покупке у плательщика УСН или самозанятого НДС в документе отсутствует — ставьте ставку «Без НДС», тогда счёт 19 не используется.
В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP логика та же, но документ называется «Приходная накладная» или «Приобретение товаров и услуг», а перед поступлением может оформляться «Заказ поставщику» — тогда накладную удобно создавать на основании заказа, и перечень подставится автоматически.
Как выбрать действие
Частые вопросы
На какой счёт оприходовать материалы в 1С?
Основной счёт — 10.01 «Сырьё и материалы». Для строительных материалов используют 10.08, для инвентаря и хозпринадлежностей — 10.09, для спецоснастки — 10.11. Счёт подставляется автоматически по виду номенклатуры, если настроены счета учёта номенклатуры, но его всегда можно изменить вручную в строке документа.
Что делать, если материалы пришли, а накладной ещё нет?
Можно оформить поступление по факту с пометкой о неотфактурованной поставке, а после получения документов скорректировать цены. В 1С:Бухгалтерии для этого есть механизм неотфактурованных поставок. Альтернатива — дождаться документов и ввести поступление сразу корректно, если складской учёт позволяет задержку.
Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?
Если ошибку заметили сразу, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт или документ участвовал в расчётах, используйте «Корректировку поступления» — она создаётся на основании исходного документа и формирует корректные проводки и исправительный счёт-фактуру без изменения прошлых данных.
Почему после оплаты задолженность перед поставщиком не закрылась?
Чаще всего причины три: в оплате указан другой договор или другой контрагент, документ оплаты не проведён, либо оплата попала на счёт авансов 60.02, а поступление — на 60.01 без автоматического зачёта. Проверьте ОСВ по счетам 60.01 и 60.02 в разрезе контрагента и договоров — расхождение будет видно сразу.
Нужно ли заводить заказ поставщику перед поступлением?
Не обязательно. В 1С:Бухгалтерии поступление вводится самостоятельно. В УНФ и ERP заказ поставщику удобен для контроля: накладная создаётся на основании заказа, программа сверяет цены и количество с заказанными и показывает незакрытые потребности. Для разовых закупок заказ можно пропустить.
Как оформить покупку материалов у самозанятого?
Создайте обычное поступление, в строках укажите ставку «Без НДС» — счёт 19 и счёт-фактура не используются. Основанием будет чек самозанятого из приложения «Мой налог». Убедитесь, что в чеке указаны реквизиты вашей организации, иначе расход могут не принять.
Что важно запомнить
Покупка материалов оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)»: шапка по данным поставщика, табличная часть строго по накладной, счёт учёта 10.01 и счёт НДС 19.03. После проведения проверьте остатки по счёту 10, задолженность по 60.01 и запись в книге покупок. Оплата закрывает задолженность, а ошибки в закрытом периоде исправляются корректировкой поступления.