Как оформить договор займа с сотрудником в 1С

Организация вправе выдать сотруднику заём — беспроцентный или под проценты. В программах 1С (ЗУП, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация) для этого предусмотрен специальный механизм: договор займа фиксируется отдельным документом, а начисление процентов и удержание платежей выполняются автоматически при расчёте зарплаты. Если оформить всё вручную через произвольные операции, легко ошибиться с НДФЛ по материальной выгоде и с отражением в отчётности.

Перед работой в программе должен существовать сам договор займа в бумажном виде: сумма, срок, ставка (или указание на беспроцентность), порядок возврата — единовременно или из зарплаты. Именно эти условия переносятся в 1С. Важный налоговый нюанс: по беспроцентному займу и по займу со ставкой ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ у сотрудника возникает материальная выгода, с которой удерживается НДФЛ, — программа умеет считать его автоматически, если договор оформлен корректно.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях: 1С:ЗУП (основной сценарий, так как заём связан с сотрудником и удержаниями) и 1С:Бухгалтерия (если зарплата ведётся там). Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика документов сохраняется.

Проверьте настройки программы перед оформлением займа

Чтобы документы по займам стали доступны, в 1С:ЗУП нужно включить соответствующую функциональность. Откройте «Настройка → Расчет зарплаты» и установите флажок «Выдаются займы сотрудникам». После этого в разделе «Зарплата» появится группа документов «Займы сотрудникам»: «Договор займа сотруднику», «Изменение условий договора займа сотруднику», «Выдача займа сотруднику» и «Возврат займа сотрудником».

Дополнительно проверьте учётную политику по НДФЛ: программа должна знать, что она исчисляет налог с материальной выгоды. В типовой поставке это работает по умолчанию, но если конфигурация дорабатывалась, убедитесь, что доход в виде материальной выгоды (код 2610) присутствует в справочнике видов доходов НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Договор займа» нет — там выдача отражается операцией или документом списания с расчётного счёта по счёту 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Если зарплата и удержания ведутся в Бухгалтерии, проценты и удержания придётся вводить вручную через «Операции, введенные вручную», что повышает риск ошибок. Поэтому при регулярной выдаче займов предпочтительнее вести расчёты в ЗУП.

Создайте документ «Договор займа сотруднику»

Перейдите в «Зарплата → Займы сотрудникам → Договоры займа сотрудникам» и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: организация, сотрудник, дата договора, срок займа (даты начала и окончания), сумма, процентная ставка (для беспроцентного займа — 0), порядок предоставления (единовременно или траншами) и порядок погашения.

Программа предлагает несколько вариантов погашения: единовременно по окончании срока, ежемесячно фиксированными платежами, дифференцированными платежами (равные доли основного долга плюс проценты) или только проценты ежемесячно с возвратом тела в конце. От выбранного варианта зависит, какие суммы программа будет удерживать при расчёте зарплаты.

Также укажите форму выдачи — деньгами или имуществом, и способ удержания: из зарплаты автоматически либо сотрудник возвращает заём самостоятельно (тогда возврат регистрируется отдельным документом). Если удержание из зарплаты ограничено определённой суммой в месяц, задайте ограничение в соответствующем поле.

1. 1
   Включите функциональность: Настройка → Расчет зарплаты → «Выдаются займы сотрудникам».
2. 2
   Создайте документ «Договор займа сотруднику» в разделе Зарплата → Займы сотрудникам.
3. 3
   Заполните сотрудника, сумму, срок, ставку и порядок погашения.
4. 4
   Проверьте график платежей, который программа рассчитала на вкладке документа.
5. 5
   Проведите документ и зарегистрируйте фактическую выдачу.

Зарегистрируйте выдачу займа

Сам по себе договор не формирует задолженность — долг возникает при фактической передаче денег. В ЗУП для этого служит документ «Выдача займа сотруднику»: укажите договор, дату и сумму выдачи. Если заём выдаётся траншами, создаётся несколько документов выдачи, и проценты начисляются на фактически выданную сумму.

Денежное движение в учёте отражается в бухгалтерской программе: при перечислении на карту сотрудника — документом «Списание с расчетного счета» с видом операции, соответствующим выдаче займа, по дебету счёта 73.01. При выдаче из кассы — расходным кассовым ордером. Если обмен между ЗУП и Бухгалтерией настроен, данные о выдаче передаются при синхронизации; если нет — проводки создаются вручную.

Проверьте после синхронизации, что в Бухгалтерии задолженность повисла на счёте 73.01 именно по этому сотруднику (субконто «Работники организации»). Если сумма попала на 70-й или 76-й счёт, в дальнейшем отчёты по займам и удержаниям разойдутся.

Настройте начисление процентов и удержания из зарплаты

Если договор оформлен корректно, никаких дополнительных начислений и удержаний создавать не нужно: при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически рассчитает проценты за месяц, удержит очередной платёж по графику и, при необходимости, исчислит НДФЛ с материальной выгоды. На вкладке «Займы» документа видны начисленные проценты и удержанные суммы.

Материальная выгода возникает, когда ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ, действующей на дату получения дохода (по общему правилу — последний день каждого месяца пользования займом). Программа сравнивает ставку договора с учётным показателем и, если выгода есть, начисляет НДФЛ по ставке 35% на эту часть дохода. Ключевую ставку при необходимости актуализируют в настройках — в свежих релизах она обновляется автоматически.

Исключение: если заём целевой — на покупку или строительство жилья — и сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой, материальная выгода НДФЛ не облагается. В этом случае в карточке договора или в настройках учёта НДФЛ по сотруднику нужно указать, что заём относится к льготной категории, иначе программа продолжит начислять налог.

Отразите возврат займа и закройте договор

При автоматическом удержании из зарплаты задолженность уменьшается каждый месяц по мере проведения документов начисления. Если сотрудник возвращает деньги сам — вносит в кассу или перечисляет на счёт, — оформите документ «Возврат займа сотрудником»: он уменьшит долг вне графика, и программа пересчитает остаток и проценты.

Досрочное погашение тоже оформляется документом возврата. Если условия договора меняются (продление срока, изменение ставки), не редактируйте исходный договор задним числом — создайте документ «Изменение условий договора займа сотруднику». Тогда история расчётов сохранится, а новые условия начнут действовать с указанной даты.

После полного погашения проверьте остаток по счёту 73.01 по сотруднику в оборотно-сальдовой ведомости: он должен быть нулевым. Также сформируйте в ЗУП отчёт по займам (например, «Займы сотрудникам» или аналогичный в вашей версии) и убедитесь, что задолженность закрыта, а все начисленные проценты удержаны.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 73.01 по сотруднику

Норма

Остаток равен непогашенной части займа по графику

Тревожный признак

Остаток не совпадает с графиком или висит после полного возврата

Вкладка «Займы» в начислении зарплаты

Норма

Проценты и удержание заполнены автоматически

Тревожный признак

Строки пустые при действующем договоре

НДФЛ с материальной выгоды

Норма

Начисляется при ставке ниже 2/3 ключевой, код дохода 2610

Тревожный признак

Налог начисляется по льготному жилищному займу или не начисляется при низкой ставке

Типичные ошибки при учёте займов в 1С

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за нарушения последовательности документов: выдача оформлена раньше договора, возврат проведён без привязки к договору, условия изменены прямой правкой документа. Все эти действия ломают график и приводят к расхождениям между ЗУП и Бухгалтерией.

Отдельно отметим ограничение по удержаниям: по общему правилу общий размер удержаний из зарплаты не может превышать установленных трудовым законодательством пределов, поэтому ежемесячный платёж по займу должен быть соразмерен доходу сотрудника. Условие о размере удержания фиксируется в договоре и заявлении сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить беспроцентный заём сотруднику в 1С?

Да. В договоре займа укажите ставку 0%. Учтите, что у сотрудника будет возникать материальная выгода от экономии на процентах, и программа ежемесячно начислит с неё НДФЛ — кроме случаев целевых жилищных займов с подтверждённым правом на вычет.

Что делать, если сотрудник увольняется, не вернув заём?

При окончательном расчёте удержать долг можно только в пределах допустимых законом ограничений по удержаниям. Остаток задолженности оформляется соглашением о порядке возврата; в учёте долг продолжает числиться на счёте 73.01 по бывшему сотруднику до погашения или списания по правилам бухгалтерского учёта.

Облагаются ли страховыми взносами проценты и материальная выгода?

Начисленные проценты по займу и материальная выгода страховыми взносами не облагаются, поскольку не являются выплатой в рамках трудовых отношений. С материальной выгоды удерживается только НДФЛ.

Как отразить заём, если зарплата ведётся только в 1С:Бухгалтерии?

Выдачу отразите списанием с расчётного счёта или РКО по дебету 73.01, проценты — ручной операцией по дебету 73.01 и кредиту 91.01, удержания — при расчёте зарплаты. НДФЛ с материальной выгоды придётся рассчитать самостоятельно и ввести в учёт вручную.

Почему программа не удерживает платёж по займу из зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ «Выдача займа сотруднику» (без него долга нет), не истёк ли срок договора по графику и не установлено ли в договоре, что возврат выполняется сотрудником самостоятельно без удержаний.

Нужно ли выдавать заём только деньгами или можно имуществом?

Договор допускает и имущественную форму, но в типовом механизме ЗУП расчёты ведутся в денежном выражении — стоимость имущества фиксируется как сумма займа. Передача имущества дополнительно отражается в бухгалтерском учёте и может иметь налоговые последствия по НДС, поэтому такой сценарий лучше согласовать с бухгалтером.