Учет и Финансы · 9 мин
Как оформить договор с самозанятым в 1С
Как оформить договор с самозанятым в 1С: создание контрагента, отражение услуг, проверка чека из «Мой налог», оплата и типичные ошибки бухгалтера.
Работа с самозанятыми — плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) — стандартная ситуация для компаний и ИП. В 1С такой договор оформляется как обычный договор гражданско-правового характера (ГПХ) с контрагентом-физлицом, но с рядом особенностей: не начисляются страховые взносы, не удерживается НДФЛ, а обязательным подтверждением расхода служит чек из приложения «Мой налог».
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до отражения оплаты в учете. Инструкция применима к 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) — самой распространенной конфигурации для таких операций; в ЗУП и УТ логика аналогична, отличаются только названия документов.
Проверка статуса самозанятого до заключения договора
До подписания договора убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Сделать это можно на сайте ФНС по ИНН исполнителя — сервис покажет, действует ли статус самозанятого и с какой даты. Скриншот или распечатку результата проверки разумно сохранить в дело: если статус окажется недействительным, налоговая может переквалифицировать выплату и доначислить НДФЛ и взносы.
Дополнительно запросите у исполнителя справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» и содержит ИНН, дату регистрации и подтверждение статуса. Этот документ прикладывается к договору.
Проверку статуса нужно повторять на дату каждой оплаты: самозанятый может сняться с учета или превысить лимит дохода, после чего выплата ему как плательщику НПД становится невозможной.
Ограничения: когда договор с самозанятым заключать нельзя
Закон о НПД содержит прямые запреты, которые нужно учесть до оформления документов. Нельзя выплачивать доход по режиму НПД бывшему работнику, если с момента расторжения трудового договора с этим заказчиком прошло менее двух лет. Также самозанятые не вправе оказывать услуги в рамках трудовых отношений и выполнять отдельные виды деятельности (например, посреднические услуги с рядом исключений, продажу подакцизных товаров).
Признак того, что договор ГПХ маскирует трудовые отношения, — фиксированный график, подчинение внутренним правилам, регулярные одинаковые выплаты, рабочее место заказчика. Такой договор налоговая или трудовая инспекция может переквалифицировать в трудовой со всеми вытекающими начислениями.
Создание контрагента-самозанятого в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (у самозанятого ИНН обязателен — по нему формируется чек и проверяется статус), адрес и банковские реквизиты для оплаты.
Отдельного предустановленного вида «самозанятый» в типовой конфигурации нет. Статус НПД удобно фиксировать в поле «Комментарий» карточки контрагента или в дополнительном реквизите, а также в наименовании договора — это упрощает внутренний контроль и отбор в отчетах.
Если ваша конфигурация поддерживает документ «Договор с самозанятым» или отдельный вид договора (в свежих релизах 1С такие механизмы появляются), используйте его: программа корректно подскажет учет без НДФЛ и взносов. В противном случае выбирайте вид договора «С контрагентом» с условиями ГПХ.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать»
- 2Выберите вид «Физическое лицо», введите ФИО и ИНН
- 3Заполните банковские реквизиты для перечисления оплаты
- 4Укажите в комментарии или доп. реквизите статус «плательщик НПД» и дату проверки
- 5Сохраните карточку и приложите справку из «Мой налог» к досье контрагента
Оформление договора и отражение услуг в учете
Договор с самозанятым составляется в свободной письменной форме: предмет, срок, стоимость, порядок сдачи-приемки, обязанность исполнителя выдать чек из «Мой налог». В самой 1С договор заводится в карточке контрагента на вкладке «Договоры»: укажите номер, дату и вид договора с физлицом.
Оказанные услуги отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» в разделе «Покупки». В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму и счет затрат (например, 26, 44 или 20 — в зависимости от назначения услуги). НДС в документе не будет: самозанятые не являются плательщиками НДС, ставку укажите «Без НДС».
Акт выполненных работ при работе с самозанятым не обязателен, если стороны договорились обойтись чеком, но на практике акт лучше оформлять: он подтверждает факт и объем услуг при проверке обоснованности расходов.
Удобно завести в договоре условие, что оплата производится только после получения чека из «Мой налог». Это снимает споры о моменте признания расхода и дисциплинирует исполнителя формировать чек вовремя.
Чек из «Мой налог» и признание расходов
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — ключевой документ, подтверждающий расходы компании. В чеке должны быть указаны наименование услуги, сумма, дата, ИНН и наименование заказчика (ваша организация или ИП). Если чек оформлен «на физлицо» без реквизитов вашей компании, расход по нему налоговая может не принять.
Проверить подлинность чека можно по QR-коду или ссылке, указанной в самом чеке. Самозанятый вправе аннулировать чек — например, при возврате оплаты, — поэтому периодически сверяйте чеки по крупным договорам.
Если чек аннулирован после того, как вы учли расход, сумму нужно исключить из расходов текущего периода и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль или УСН.
Как проверить результат
Указаны ИНН и наименование вашей компании, сумма совпадает с актом
Чек оформлен на физлицо или без реквизитов заказчика
Сервис ФНС подтверждает действующий статус НПД
Статус прекращен или снят с учета
Дт счета затрат — Кт 60 (или 76), НДС отсутствует
Появился НДС или начислены взносы/НДФЛ
Оплата самозанятому через 1С
Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» в разделе «Банк и касса». НДФЛ при выплате самозанятому не удерживается — налог на свой доход он платит самостоятельно через «Мой налог» (4% при расчетах с физлицами, 6% — с организациями и ИП). Страховые взносы также не начисляются.
Если вы ведете зарплатный учет в 1С:ЗУП и исполнитель заведен там как физлицо, следите, чтобы выплата по договору с самозанятым не попала в облагаемую базу: для этого используются отдельные виды начислений без НДФЛ и взносов либо выплата проводится только в бухгалтерской программе.
Назначение платежа в платежном поручении формулируйте со ссылкой на договор и акт: «Оплата по договору № … от … за услуги …, НДС не облагается». Это упрощает идентификацию платежа и банком, и налоговой.
Типичные ошибки при работе с самозанятыми в 1С
Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за нарушения порядка документооборота: отсутствует проверка статуса, чек оформлен неверно, договор похож на трудовой. Регулярный контроль этих точек избавляет от доначислений.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог». Компания-заказчик не является налоговым агентом по таким выплатам, страховые взносы также не начисляются.
Достаточно ли чека из «Мой налог» для признания расхода?
Чек — обязательный документ, но на практике его дополняют договором и актом выполненных работ: они подтверждают характер и деловую цель расхода. Одиночный чек без договора при проверке вызывает вопросы.
Что делать, если самозанятый аннулировал чек?
Расход по аннулированному чеку нужно исключить из налоговой базы. Если отчетность уже сдана, подайте уточненную декларацию и доплатите налог. При возврате денег исполнителем оформите обратное поступление оплаты.
Можно ли работать с самозанятым, который раньше был нашим сотрудником?
Только если с момента расторжения трудового договора прошло не менее двух лет. Выплаты бывшему работнику раньше этого срока не могут облагаться НПД, и компании придется начислить НДФЛ и взносы.
Как отразить услуги самозанятого, если нет документа «Договор с самозанятым» в моей версии 1С?
Используйте стандартный документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги», контрагента заведите как физлицо, НДС укажите «Без НДС». Функционально этого достаточно для корректного учета.
Нужно ли включать выплаты самозанятому в отчетность по НДФЛ (6-НДФЛ)?
Нет. Выплаты плательщикам НПД не отражаются в 6-НДФЛ и РСВ, поскольку компания не является налоговым агентом и выплата не облагается взносами.
Что важно запомнить
Договор с самозанятым в 1С — это договор ГПХ с контрагентом-физлицом: проверка статуса НПД до оплаты, поступление услуг без НДС, чек из «Мой налог» как основание расхода, отсутствие НДФЛ и взносов. Главные риски — работа без действующего статуса и договоры с бывшими сотрудниками раньше двух лет после увольнения.