Учет и Финансы · 8 мин
Как в 1С оформить договор с самозанятым лицом
Как оформить договор с самозанятым в 1С: создание контрагента, ГПХ-договор, документы услуг, проверка чека из «Мой налог» и учет выплат без НДФЛ.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отличается от оформления обычного договора ГПХ: организация не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы, но обязана контролировать статус исполнителя и получать чеки из приложения «Мой налог». Ошибка в оформлении может привести к переквалификации отношений в трудовые и доначислению взносов.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ЗУП) для учета расчетов с самозанятыми используются стандартные документы: карточка контрагента, договор с физическим лицом, акт (поступление услуг) и выплата. Ниже разобран порядок действий, настройки и контрольные точки для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 — в других конфигурациях логика аналогична, отличаются только названия документов.
Проверка статуса самозанятого до заключения договора
До внесения исполнителя в базу убедитесь, что он действительно применяет режим НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН или через приложение «Мой налог». Проверку нужно проводить дважды: на дату заключения договора и на дату каждой оплаты — самозанятый может утратить статус в любой момент.
Дополнительно проверьте два ограничения. Первое: самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Второе: доход исполнителя по НПД не должен превышать установленный лимит за календарный год — при превышении он теряет право на режим, и дальнейшие выплаты уже облагаются по общим правилам.
Создание карточки контрагента в 1С
Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» (раздел «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать»). Ключевые настройки карточки:
- Вид контрагента — «Физическое лицо» (не «Индивидуальный предприниматель» и не «Юридическое лицо»);
- Наименование — ФИО полностью, как в паспорте;
- ИНН — обязательно, по нему проверяется статус в ФНС и формируется отчетность;
- Адрес и паспортные данные — заполняются по документу, они понадобятся для договора и актов.
Если в базе включен автоматический контроль, 1С может подсветить контрагента с неподтвержденным статусом. Не игнорируйте такие предупреждения — они обычно означают ошибку в ИНН или отсутствие регистрации на НПД.
Оформление договора ГПХ с самозанятым
Договор создается из карточки контрагента на закладке «Договоры» → «Создать». Вид договора — «С поставщиком» (в некоторых релизах — «Прочее»). В поле комментария или наименования договора укажите, что исполнитель — плательщик НПД, и реквизиты его справки о постановке на учет.
Сам бумажный (или электронный) договор должен содержать обязательные для самозанятых формулировки:
- указание, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход»;
- обязанность исполнителя передать чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты;
- обязанность исполнителя уведомить заказчика об утрате статуса самозанятого;
- условие, что заказчик не удерживает НДФЛ и не уплачивает страховые взносы.
Отсутствие в договоре упоминания режима НПД — частая претензия налоговых органов: без него выплата выглядит как обычное вознаграждение по ГПХ, с которого компания обязана была удержать налог.
Отражение услуг: акт и поступление в 1С
По факту оказания услуг самозанятый подписывает акт (или предоставляет чек, который сам может служить подтверждением при определенных условиях). В 1С:Бухгалтерии операция отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги»: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Поступление» → «Услуги (акт, УПД)».
Заполните документ: укажите контрагента, договор, наименование услуги и сумму. НДС не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС, в поле ставки налога выбирается «Без НДС». Счет учета затрат подбирается по смыслу услуги (26, 44, 20 и т.д.).
После проведения документа проверьте проводки: должна сформироваться задолженность перед контрагентом по кредиту счета 60 (или 76) без проводок по НДФЛ и взносам. Если программа попыталась начислить налог — значит, контрагент заведен неверно или документ оформлен не тем видом операции.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
- 3Заведите договор с формулировкой про режим НПД
- 4Оформите «Поступление услуг» по акту, ставка — «Без НДС»
- 5Проведите оплату документом «Списание с расчетного счета»
- 6Получите и сохраните чек из приложения «Мой налог»
Оплата и получение чека из «Мой налог»
Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчетного счета» (вид операции — «Оплата поставщику») или через кассу, если расчет наличными. Назначение платежа формулируйте с указанием договора и того, что исполнитель — плательщик НПД: это упрощает идентификацию платежа при проверках.
После получения денег самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его вам — электронно или на бумаге. Чек должен содержать наименование услуги, сумму, дату и ваш ИНН как покупателя. Храните чеки вместе с актами: это основной документ, подтверждающий правомерность расхода.
Если чек не получен, расход по налоговому учету признавать рискованно. На практике компании включают в регламент выплат условие: оплата следующего этапа — только после предоставления чека за предыдущий.
Отчетность и контроль результатов
Выплаты самозанятым не попадают в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения — заказчик не является налоговым агентом по НПД. Если сумма по самозанятому появилась в этих отчетах, ищите ошибку в настройках карточки или документа.
Расходы на услуги самозанятых уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль или УСН при наличии полного комплекта документов: договор, акт, чек из «Мой налог», платежное поручение. Отсутствие любого элемента повышает риск снятия расхода.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 60/76, без НДФЛ и взносов
Есть проводки по 68.01 или 69 — контрагент заведен как сотрудник
Самозанятый в отчетах отсутствует
Сумма попала в отчетность — ошибка в виде документа
Договор, акт, чек из «Мой налог», платежка
Нет чека — расход не подтвержден
Статус НПД активен, проверка сохранена
Статус утрачен — выплата облагается по общим правилам
Удобно завести в 1С отдельную группу контрагентов «Самозанятые» и раз в месяц сверять по ней остатки расчетов с полученными чеками. Так проще контролировать, по каким выплатам чеки еще не предоставлены, и не накапливать долг по документам к концу квартала.
Частые вопросы
Можно ли выплатить самозанятому аванс?
Да, аванс не запрещен. Но чек самозанятый сформирует после получения денег, а расход вы сможете признать только после подписания акта за выполненный этап. В 1С аванс отражается тем же «Списанием с расчетного счета», а зачет происходит при проведении поступления услуг.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно и зафиксируйте обращение. Без чека расход рискованно принимать в налоговом учете — налоговая может его снять. На будущее включите в договор условие о предоставлении чека и привяжите к нему следующие выплаты.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если самозанятый потерял статус в середине работы?
Да. С момента утраты статуса выплаты физическому лицу облагаются по общим правилам: заказчик становится налоговым агентом по НДФЛ и начисляет взносы. Поэтому статус проверяют на каждую дату оплаты, а результат проверки сохраняют.
Может ли самозанятый работать с компанией, где он раньше был сотрудником?
Только если с момента увольнения прошло не менее двух лет. Доходы от бывшего работодателя раньше этого срока не подпадают под НПД, и компания обязана начислить НДФЛ и взносы по таким выплатам.
Какую ставку НДС указывать в документе поступления?
«Без НДС». Самозанятые не являются плательщиками НДС, выделять налог в документах и принимать его к вычету нельзя. Если в чеке или акте фигурирует сумма НДС — это признак ошибки в документах исполнителя.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент с видом «Физическое лицо», договором ГПХ с упоминанием НПД и оплатой без НДФЛ и взносов. Три обязательных контроля: статус НПД на дату заключения договора и каждой оплаты, чек из «Мой налог» по каждой выплате и отсутствие трудовых признаков в отношениях.