Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С оформить аванс: инструкция для бухгалтера
Как оформить аванс в 1С: Бухгалтерии — аванс поставщику, аванс от покупателя и аванс сотруднику. Документы, проводки, зачёт аванса и типичные ошибки.
Аванс в 1С оформляется через банковские или кассовые документы в зависимости от способа расчёта: безналичный перевод отражается документом «Списание с расчетного счета» или «Поступление на расчетный счет», наличный расчёт — «Выдача наличных» или «Поступление наличных». Ключевой момент — правильно указать вид операции и счёт аванса (60.02 для поставщиков, 62.02 для покупателей), чтобы программа корректно сформировала проводки и в дальнейшем выполнила автоматический зачёт.
Термин «аванс» в 1С используется в трёх разных ситуациях: предоплата поставщику, предоплата от покупателя и аванс сотруднику в счёт заработной платы. Каждый сценарий оформляется по-разному, и путать их нельзя — это приводит к ошибкам в учёте НДС, расчётах с контрагентами и зарплатной отчётности. Ниже разобраны все три варианта на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, наиболее распространённой конфигурации для малого и среднего бизнеса.
Перед началом работы убедитесь, что в базе заведены контрагент, договор с правильным видом (с поставщиком или с покупателем) и настроен план счетов. В типовой конфигурации счета авансов уже заданы, но если в учётной политике или настройках плана счетов вносились изменения, проверьте их заранее.
Как оформить аванс поставщику
Предоплата поставщику отражается в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Создайте документ «Списание с расчетного счета» и выберите вид операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор, сумму и банковский счёт организации. Если документы загружаются из клиент-банка, программа создаст их автоматически — ваша задача только проверить заполнение.
Главное поле — счёт авансов. По умолчанию в договоре с поставщиком подставляется счёт 60.02 «Расчеты по авансам выданным». Если в документе в поле «Счет авансов» пусто или стоит 60.01, программа отразит сумму как обычную оплату, а не как аванс, и зачёт при поступлении не сработает корректно.
После проведения документа формируется проводка Дт 60.02 — Кт 51. Если по авансу нужно начислить НДС (при наличии счёта-фактуры на аванс от поставщика), создайте документ «Счет-фактура полученный» на основании платёжного поручения — появится проводка по счёту 76.ВА.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание»
- 2Выберите вид операции «Оплата поставщику»
- 3Заполните контрагента, договор и сумму
- 4Проверьте счёт авансов — должен быть 60.02
- 5Проведите документ и при необходимости зарегистрируйте счёт-фактуру на аванс
Как оформить аванс от покупателя
Поступившая предоплата отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Укажите покупателя, договор и сумму. Счёт расчётов по авансам должен быть 62.02 — тогда проводка будет Дт 51 — Кт 62.02.
По полученному авансу организация на общей системе налогообложения обязана начислить НДС. Для этого на основании платёжного документа создайте «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс». Проверьте ставку НДС — она берётся из договора или указывается вручную. Ошибка в ставке приведёт к неверной сумме налога в книге продаж.
При последующей отгрузке товаров или оказании услуг документ «Реализация (акты, накладные)» автоматически зачтёт аванс, если контрагент и договор совпадают. Проверьте в проводках реализации строку Дт 62.02 — Кт 62.01 — это и есть зачёт предоплаты.
Зачёт аванса при поступлении или отгрузке
Зачёт аванса выполняется автоматически при проведении документа «Поступление (акты, накладные)» или «Реализация». Условия автоматического зачёта: совпадают организация, контрагент и договор; в документе расчётов стоит способ зачёта «Автоматически» (значение по умолчанию). В этом случае программа сама находит незачтённые авансы по договору и закрывает их.
Если нужно зачесть конкретный платёжный документ, в разделе «Расчеты» документа поступления переключите способ зачёта на «По документу» и выберите нужную оплату из списка. Это полезно, когда по одному договору несколько авансов и важно закрыть именно тот, к которому относится поставка.
Проверить результат зачёта можно через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60 или 62: после полного зачёта сальдо по счёту авансов (60.02 или 62.02) по данному контрагенту должно обнулиться. Остаток означает, что аванс не зачтён полностью — либо поставка меньше предоплаты, либо есть расхождение в договорах.
Как проверить результат зачёта
Ноль после полной поставки или отгрузки
Остаток при полностью исполненном договоре
Есть строка Дт 60.01 — Кт 60.02
Зачёта нет, задолженность висит на обоих счетах
НДС с аванса принят к вычету или восстановлен
НДС с аванса завис и не закрывается
Как оформить аванс сотруднику по зарплате
Аванс по заработной плате оформляется в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» или через документы выплаты. В 1С:Бухгалтерии используется документ «Ведомость в банк» (при перечислении на карты) или «Ведомость в кассу» (при выдаче наличными). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс».
Способ расчёта аванса задаётся в настройках: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. Вариант «расчёт за первую половину месяца» считается более корректным с точки зрения трудового законодательства, так как учитывает фактически отработанное время, но требует заполнения документа «Начисление за первую половину месяца».
После проведения ведомости создайте платёжный документ: при выплате через банк — «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы», при кассе — «Выдача наличных» с операцией «Выплата заработной платы работнику». Сумма в платёжном документе должна совпадать с суммой ведомости, иначе в учёте по счёту 70 возникнут расхождения.
Аванс подотчётному лицу
Выдача денег сотруднику на хозяйственные или командировочные расходы оформляется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» либо «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу». Проводка — Дт 71 — Кт 50 (51).
Сотрудник обязан отчитаться по выданной сумме авансовым отчётом. В 1С он создаётся в разделе «Банк и касса» → «Авансовые отчеты». К отчёту прикладываются подтверждающие документы: чеки, билеты, БСО. Неизрасходованный остаток возвращается в кассу документом «Поступление наличных».
Проверка учёта авансов и отчёты
Для контроля расчётов по авансам используйте стандартные отчёты раздела «Отчеты»: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60, 62, 70 и 71, а также «Анализ субконто» по контрагентам или сотрудникам. ОСВ по счёту 60.02 покажет все выданные и незакрытые авансы поставщикам, по 62.02 — полученные от покупателей.
Перед закрытием месяца запустите обработку «Закрытие месяца» — регламентная операция по НДС проверит корректность регистрации авансовых счетов-фактур. Если программа выдаёт предупреждения по авансам, разберите каждое: чаще всего это незарегистрированный счёт-фактура или платёж без договора.
Что важно запомнить
Вид аванса определяет документ и счёт: поставщику — списание со счёта и 60.02, от покупателя — поступление и 62.02, сотруднику — ведомость с видом выплаты «Аванс». Контролируйте договор, счёт авансов и зачёт при поступлении, а результат проверяйте оборотно-сальдовой ведомостью.
Частые вопросы
Что делать, если аванс не зачёлся автоматически?
Проверьте, что в платёжном документе и в документе поступления указаны одинаковые контрагент и договор. Затем откройте документ поступления, в разделе «Расчеты» выберите способ зачёта «По документу» и укажите нужную оплату вручную. Если договора разные, потребуется документ «Корректировка долга» для переноса задолженности.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс на УСН?
Организации на упрощённой системе, не являющиеся плательщиками НДС, счета-фактуры на аванс не выставляют. Если организация на УСН стала плательщиком НДС по превышению лимита доходов, обязанность появляется — тогда авансовые счета-фактуры регистрируются в общем порядке.
Как оформить возврат аванса поставщиком?
Создайте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика», укажите контрагента, договор и счёт 60.02. Сумма закроет ранее выданный аванс. Если по авансу был принят к вычету НДС, его необходимо восстановить в периоде возврата.
Можно ли выплатить аванс сотруднику наличными, если зарплата на карту?
Формально можно, если это не противоречит трудовому договору и согласию сотрудника, но проще и безопаснее использовать тот же способ, что и для основной выплаты. Для наличной выплаты создайте «Ведомость в кассу» с видом «Аванс» и документ «Выдача наличных».
Как исправить ошибочно проведённый аванс?
Если документ ещё не попал в регламентированную отчётность, откорректируйте его напрямую и перепроведите. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление делайте текущей датой: сторнирующим документом или операцией, введённой вручную, с последующим отражением корректной суммы. Сданную декларацию по НДС при существенной ошибке придётся уточнить.
Чем аванс отличается от предоплаты в 1С?
В учётном смысле это синонимы: оба термина обозначают оплату до поставки товара или оказания услуги. В 1С различий в оформлении нет — и то и другое отражается на счетах 60.02 и 62.02. Различие важно только в договорной работе, где термины могут иметь разные условия возврата.