Как настроить кадровый учет в 1С

Кадровый учет в 1С строится вокруг трех опорных объектов: организации с ее реквизитами, штатного расписания и кадровых документов по сотрудникам. Если настроить их последовательно и в правильном порядке, дальнейшие приемы на работу, переводы, отпуска и увольнения будут проводиться без ручных правок, а расчет зарплаты и отчетность сформируются автоматически. Ошибки же на старте — неверные графики работы, незаполненные подразделения, отключенные нужные опции — потом приходится исправлять через массовые корректировки документов.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1, как наиболее распространенную для полноценного кадрового учета. В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок ограничен: там ведутся приемы и увольнения, но нет полноценного штатного расписания, воинского учета и кадровых отчетов. Если сотрудников больше нескольких человек и нужны приказы, личные карточки и отчетность в фонды, корректный выбор — ЗУП.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учетной политики и что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы отчетности и составы регламентированных документов регулярно меняются законодательно.

Выбор конфигурации и начальные параметры

Первый шаг — определить, в какой программе будет вестись учет. В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учет сводится к документам «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и начислению зарплаты в упрощенном виде. Этого достаточно для микропредприятия, но не хватит для компании с графиками смен, совместителями, надбавками и отчетностью по воинскому учету.

В ЗУП 3.1 начальная настройка выполняется через раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Настройка» → «Расчет зарплаты». Именно здесь включаются ключевые функции: ведение штатного расписания, учет отпусков, воинский учет, использование нескольких графиков работы, работа по совместительству и вахтовым методом. Если опция нужна, но не включена, соответствующие документы и поля просто не появятся в интерфейсе.

Отдельно проверьте настройку «Ведется штатное расписание» и переключатель «Ведется история изменений штатного расписания». История позволяет хранить все версии штатки с датами изменений, что критично при проверках и при расчете среднего заработка за прошлые периоды. Отключать историю стоит только на старте, когда структура еще не утверждена.

Реквизиты организации и учетная политика

Откройте справочник «Организации» и заполните карточку полностью: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, коды ОКПО и ОКВЭД, данные руководителя и главного бухгалтера. Эти сведения автоматически подставляются в приказы, трудовые договоры и отчетность в ПФР и ФНС. Незаполненный код ОКПО или отсутствующая должность руководителя — типовая причина неправильно сформированных приказов.

На закладке «Учетная политика и другие настройки» укажите регистрацию в налоговом органе, данные для ПФР и СФР (ФСС), а также параметры резервирования отпусков, если он используется. Проверьте ссылку «Учетная политика»: там задаются способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете и особенности расчета взносов по льготным тарифам.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Организации» и создайте или откройте карточку
2. 2
   Заполните ИНН, КПП, ОГРН, адреса и коды статистики
3. 3
   Укажите руководителя и главбуха с датами вступления в должность
4. 4
   Заполните регистрацию в ИФНС и данные для фондов
5. 5
   Проверьте учетную политику по ссылке в карточке
6. 6
   Сохраните и сформируйте тестовый приказ для проверки подстановки реквизитов

Структура компании: подразделения и должности

Справочник «Подразделения» формирует организационную структуру. Подразделения можно вкладывать друг в друга, создавая иерархию «управление — отдел — группа». Для каждого подразделения желательно указать руководителя: это упростит маршруты согласования и кадровые отчеты.

Справочник «Должности» заполняется наименованиями по штатному расписанию. В карточке должности можно указать категорию для статистической отчетности, признаки вредных условий труда (влияют на стаж для досрочной пенсии) и связь с тарифной группой, если применяется тарификация. Не создавайте дубли должностей с похожими названиями — «Менеджер» и «менеджер» воспринимаются программой как разные элементы и засоряют отчеты.

Настройка штатного расписания

Штатное расписание в ЗУП ведется документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В документе «Утверждение» добавляются позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад или тариф и постоянные надбавки. Каждая позиция получает дату начала действия, что позволяет программе хранить историю.

Для закрытых позиций используется документ «Закрытие позиций штатного расписания» — не удаляйте строки вручную из утвержденной штатки. Если сотрудник уже принят на позицию, удаление строки приведет к расхождению между кадровыми данными и штатным расписанием, и отчет «Штатная расстановка» покажет ошибки.

Надбавки удобнее задавать на уровне позиции штатки, если они одинаковы для всех занимающих ее сотрудников. Индивидуальные доплаты назначаются уже в документе приема или кадрового перевода. Такое разделение упрощает индексацию: при повышении окладов по организации используется документ «Изменение плановых начислений» или механизм индексации заработка.

Графики работы сотрудников

График работы — обязательный реквизит при приеме сотрудника: от него зависит расчет нормы времени, оплата оклада пропорционально отработанным дням и учет ночных и праздничных часов. Графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»).

Для стандартной пятидневки выберите шаблон «Пятидневка (40 часов в неделю)» и укажите производственный календарь. Для сменных режимов настройте цикл вручную: чередование рабочих и выходных дней, длительность смен, ночные часы. После настройки обязательно откройте закладку с заполненным календарем и сверьте итоговые часы за месяц с нормой производственного календаря — расхождение означает ошибку в шаблоне.

Контрольные точки

Как проверить график работы

Норма часов за месяц в графике

Норма

Совпадает с нормой производственного календаря для пятидневки

Тревожный признак

Отклонение без причины — ошибка в шаблоне цикла

Ночные часы в сменном графике

Норма

Периоды с 22:00 до 06:00 выделены как ночные

Тревожный признак

Ночные часы не выделены — доплата за ночное время не рассчитается

Заполнение графика на год

Норма

График заполнен на весь текущий год

Тревожный признак

Пустые месяцы — расчет зарплаты за них будет некорректным

Приемы, переводы, отпуска и увольнения

Карточка физического лица создается один раз и используется во всех документах: заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес и сведения об инвалидности или льготах, если они есть. От этих данных зависят вычеты по НДФЛ и персонифицированная отчетность.

Документ «Прием на работу» связывает сотрудника с позицией штатного расписания: выберите подразделение и должность, укажите дату приема, график работы, оклад и надбавки. По кнопке печати формируется приказ по форме Т-1 и трудовой договор, если настроен шаблон. После проведения проверьте отчет «Штатная расстановка»: сотрудник должен занять ставку, а количество вакантных ставок уменьшиться.

Переводы на другую должность или в другое подразделение оформляются документом «Кадровый перевод», изменение оплаты без смены позиции — «Изменением оплаты труда» или «Изменением плановых начислений». Увольнение оформляется одноименным документом с автоматическим расчетом компенсации за неиспользованный отпуск. Не редактируйте прошлые приемы «задним числом» для имитации перевода — это искажает историю и стаж.

Проверка настройки и типовые отчеты

После завершения настройки и ввода первых сотрудников проконтролируйте результат штатными отчетами ЗУП: «Штатная расстановка» показывает занятые и вакантные ставки, «Штатное расписание» — действующую редакцию с начислениями, «Остатки отпусков» — накопленные дни отпуска по каждому сотруднику. Личная карточка Т-2 формируется из карточки сотрудника и служит итоговой проверкой полноты введенных данных.

Сверьте кадровые данные с расчетными: проведите пробное начисление зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» и убедитесь, что оклады считаются по графикам, надбавки подтягиваются из штатки, а уволенные сотрудники в расчет не попадают. Расхождения почти всегда указывают на ошибку в графике работы или в дате приема.

Частые вопросы по настройке кадрового учета в 1С

Можно ли вести кадровый учет в 1С:Бухгалтерии, не покупая ЗУП?

Да, но в ограниченном объеме: доступны приемы, переводы, увольнения и базовое начисление зарплаты. Штатное расписание с историей, сменные графики, воинский учет, учет отпусков и кадровая отчетность в полном объеме отсутствуют. Для компании с несколькими сотрудниками и простым графиком этого может хватить, при росте штата целесообразен переход на ЗУП.

Что делать, если сотрудник принят, но не отображается в штатной расстановке?

Проверьте, что документ приема проведен, дата приема не позже текущего периода отчета, а позиция штатного расписания действует на эту дату. Также убедитесь, что в приеме выбрана именно позиция штатки, а не просто подразделение и должность без привязки.

Как исправить ошибку в фамилии сотрудника после приема?

Изменение ФИО оформляется в карточке физического лица с указанием даты изменения — программа сохранит историю, и в документах до этой даты останется прежняя фамилия. Не создавайте новую карточку физлица: это приведет к дублям в отчетности по НДФЛ и взносам.

Нужно ли заводить штатное расписание, если в компании три человека?

Формально в ЗУП можно вести приемы без детальной штатки, но рекомендуется включить ее в любом случае: она упрощает индексацию окладов, контроль вакансий и формирование унифицированных форм. Трудозатраты на ведение штатки для малого штата минимальны.

Как настроить работу совместителя?

Совместитель оформляется отдельным документом «Прием на работу» с видом занятости «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство» — физическое лицо при этом используется уже существующее. Для совместителя задается собственный график или доля ставки, чтобы оплата рассчитывалась пропорционально.

Что проверить перед сдачей годовой отчетности по кадрам?

Сверьте актуальность реквизитов организации, проверьте отсутствие дублей физических лиц, корректность СНИЛС и ИНН сотрудников, полноту данных о стаже и отпусках. Полезно сформировать персонифицированные сведения заранее и устранить выявленные программой ошибки контроля до срока сдачи.