Как начислить штраф за СЗВ-М в 1С

Штраф за несвоевременную сдачу или недостоверные сведения формы СЗВ-М (с 2023 года — персонифицированные сведения о физических лицах в составе ЕФС-1) выставляет Социальный фонд России. В 1С такой штраф не рассчитывается автоматически — его начисляют вручную на основании требования или решения фонда. Стандартный способ в 1С:Бухгалтерии — документ «Операции, введенные вручную» с проводкой по дебету счета 91.02 и кредиту счета 69.

Важно не перепутать штраф с пенями по взносам: пени начисляются за просрочку уплаты страховых взносов, а штраф за СЗВ-М — санкция за нарушение порядка отчетности. Это разные основания и разные аналитические позиции в учете. Смешение их в одной проводке затрудняет сверку с фондом и искажает расшифровку прочих расходов.

Ниже разобран порядок начисления штрафа в 1С:Бухгалтерии 8.3, варианты проводок для разных ситуаций, отражение в налоговом учете и контрольные точки для проверки результата.

Что понадобится перед начислением штрафа

Прежде чем заводить проводку, убедитесь, что у вас есть первичный документ-основание: требование об уплате, решение о привлечении к ответственности или платежное поручение, если штраф уже оплачен добровольно. Дата документа-основания определяет период, в котором штраф отражается в учете.

Также проверьте, какой именно штраф вы начисляете. Санкции за отчетность по персонифицированным сведениям рассчитываются за каждое застрахованное лицо, поэтому сумма в требовании фонда может значительно отличаться от ваших ожиданий. Если сумма вызывает сомнения, сначала сверьтесь с фондом, а уже потом отражайте начисление.

Начисление штрафа ручной операцией

Основной способ — документ «Операции, введенные вручную». Откройте раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» → кнопка «Создать» → «Операция». Укажите дату документа-основания и в поле содержания запишите, например: «Начислен штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М по требованию № … от …».

Добавьте проводку по кнопке «Добавить»: дебет — счет 91.02 «Прочие расходы», субконто — статья прочих доходов и расходов с видом «Штрафы, пени и неустойки по обязательным платежам» (или аналогичной формулировкой); кредит — счет 69 с субсчетом, который вы используете для расчетов по взносам в СФР (например, 69.02 или отдельно созданный субсчет для штрафов). Укажите сумму штрафа.

В графе налогового учета по дебету 91.02 сумму не проставляйте: штрафы за нарушение порядка представления отчетности не уменьшают базу по налогу на прибыль. Если ваша учетная политика предусматривает применение ПБУ 18/02, программа автоматически сформирует постоянную разницу при закрытии месяца — при условии, что сумма по БУ заполнена, а по НУ оставлена нулевой.

1. 1
   Откройте «Операции» → «Операции, введенные вручную» → «Создать» → «Операция»
2. 2
   Укажите дату и содержание со ссылкой на требование фонда
3. 3
   Добавьте проводку Дт 91.02 — Кт 69 (субсчет расчетов с СФР), сумма штрафа
4. 4
   Оставьте сумму по НУ пустой, чтобы штраф не попал в налоговые расходы
5. 5
   Проведите документ и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 69

Альтернативные варианты отражения

Некоторые организации учитывают штрафы по отчетности на счете 99 «Прибыли и убытки», минуя 91.02. Это допустимый подход, если он закреплен в учетной политике: санкции, не уменьшающие налоговую базу, нередко отражают напрямую в составе прибылей и убытков. В 1С для этого достаточно в той же ручной операции указать дебет счета 99.01.1 вместо 91.02.

Если штраф уплачен сразу и вы не хотите заводить отдельное начисление, можно отразить обе операции: начисление ручной операцией и списание с расчетного счета документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» или «Перечисление налога», где дебетом будет тот же субсчет 69. Пропускать этап начисления не стоит — иначе не останется аналитики по санкциям в составе прочих расходов.

Сравнение вариантов

Дт 91.02 — Кт 69

Стандартный вариант: штраф виден в прочих расходах, удобен для анализа санкций. Подходит большинству организаций.

Дт 99 — Кт 69

Штраф сразу уменьшает прибыль, минуя прочие расходы. Требует закрепления в учетной политике.

Только оплата без начисления

Допустимо при немедленной оплате, но теряется аналитика по санкциям. Не рекомендуется как постоянная практика.

Отражение оплаты штрафа

Оплату оформите документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Уплата налога», налог выберите из справочника либо, если подходящего нет, используйте «Прочее списание» и вручную укажите дебет — тот же субсчет 69, на котором начисляли штраф. КБК возьмите из требования фонда: ошибка в КБК приведет к тому, что платеж не закроет задолженность.

После загрузки выписки проверьте, что сальдо по субсчету штрафа на счете 69 обнулилось. Если начисление и оплата прошли по разным субсчетам или разной аналитике, в оборотно-сальдовой ведомости появится развернутое сальдо — и дебетовое, и кредитовое одновременно. Это сигнал, что аналитику нужно выровнять.

Налоговый учет и отчетность

Штраф за нарушение порядка сдачи СЗВ-М (перссведений) не признается расходом при расчете налога на прибыль и при УСН с объектом «доходы минус расходы». Поэтому в регламентной отчетности сумма остается только в бухгалтерском учете. При применении ПБУ 18/02 возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (актив), которое 1С рассчитает при выполнении операции «Расчет налога на прибыль» в закрытии месяца.

В бухгалтерской отчетности штраф попадет в строку прочих расходов отчета о финансовых результатах (если учтен на 91.02). Если сумма существенна, подготовьте расшифровку — оборотка по счету 91.02 с отбором по статье штрафов даст нужную аналитику без ручных выборок.

Типичные ошибки и проверка результата

Чаще всего ошибки связаны с аналитикой и налоговым учетом. Ниже — контрольные точки, которые стоит пройти после проведения документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 69 после оплаты

Норма

Сальдо по субсчету штрафа равно нулю

Тревожный признак

Одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по разной аналитике

Обороты по 91.02 в БУ и НУ

Норма

Сумма есть только в БУ, по НУ ноль

Тревожный признак

Сумма продублирована в НУ — штраф попал в налоговые расходы

Сверка с СФР

Норма

Задолженность по требованию закрыта

Тревожный признак

Платеж не зачтен — проверьте КБК и реквизиты

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислить штраф за СЗВ-М автоматически в 1С:ЗУП?

Нет, механизма автоматического расчета таких штрафов в типовых конфигурациях нет. Санкция начисляется вручную в бухгалтерской программе на основании требования фонда. В ЗУП можно лишь контролировать сами сведения и сроки их сдачи, чтобы избежать штрафа.

На какой субсчет 69 начислять штраф?

Используйте тот субсчет, на котором ведете расчеты с СФР по соответствующим взносам, либо создайте отдельный субсчет «Штрафы и пени». Главное — чтобы начисление и оплата проходили по одному субсчету и одинаковой аналитике, иначе сверка не сойдется.

Уменьшает ли штраф налог при УСН «доходы минус расходы»?

Нет. Штрафные санкции за нарушение порядка представления отчетности не включаются в расходы ни при общей системе, ни при упрощенной. В книге учета доходов и расходов такая сумма не отражается.

Что делать, если штраф выставлен за период прошлого года?

Отразите начисление текущей датой — датой получения требования или решения фонда. Уточнять прошлогоднюю отчетность из-за штрафа не требуется: это событие текущего периода, а не ошибка прошлых лет.

Нужно ли отражать штраф в отчете о финансовых результатах отдельной строкой?

Обычно нет — сумма включается в состав прочих расходов. Отдельная расшифровка понадобится только если сумма существенна по критериям вашей учетной политики или ее запросят пользователи отчетности.

Штраф оплатили, а требование пришло повторно — почему?

Наиболее вероятная причина — ошибка в КБК или реквизитах платежного поручения, из-за которой платеж не зачелся фондом. Сверьте реквизиты с требованием и направьте в СФР уточнение платежа с копией платежки.