Как в 1С изменить счет учета затрат

Счет учета затрат в 1С определяет, на какой счет бухгалтерского плана счетов программа отнесет расходы: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и другие. От корректности этого счета зависят себестоимость продукции, налог на прибыль и достоверность отчетности, поэтому менять его нужно осознанно и с проверкой результата.

Способ изменения зависит от того, где задан счет: в карточке номенклатуры, в документе, в регистре сведений «Счета учета номенклатуры», в учетной политике или в настройках зарплаты. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3, но логика аналогична и в других конфигурациях.

Прежде чем что-либо менять, определите, нужно ли изменить счет только для будущих операций или исправить уже проведенные документы. Это принципиально разные задачи: первые решаются настройкой, вторые — перепроведением документов с возможным изменением закрытых периодов.

Откуда 1С берет счет затрат

Понимание источника счета — половина решения. В 1С:Бухгалтерии счет затрат подставляется автоматически из нескольких уровней настроек, и программа выбирает наиболее приоритетный.

Основные источники: счета, указанные вручную в документе; регистр сведений «Счета учета номенклатуры»; счета по умолчанию в учетной политике и настройках программы; способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете (для расходов на оплату труда); настройки статей затрат и подразделений.

Если счет «сам собой» подставляется не тот, который вы ожидаете, значит, он задан на одном из этих уровней. Менять нужно именно тот уровень, откуда счет приходит, иначе исправление в документе «собьется» при следующем вводе.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Счет неправильный только в одном документеИсправьте счет вручную прямо в документе и перепроведите его

Счет неправильный для конкретной номенклатуры или группыНастройте счет в регистре «Счета учета номенклатуры»

Неправильно отражаются расходы на оплату трудаИзмените способ отражения зарплаты в карточке сотрудника или подразделения

Системная ошибка по всем операциямПроверьте учетную политику и настройки счетов по умолчанию

Изменение счета затрат в конкретном документе

Самая простая ситуация — счет нужно поменять в одном документе, например в «Требовании-накладной», «Поступлении услуг» или «Отчете производства за смену». Откройте документ, найдите поле «Счет затрат» (в некоторых документах оно находится на вкладке «Счета затрат» или в табличной части) и выберите нужный счет из плана счетов.

Обратите внимание на субконто счета: при смене, например, с 25 на 26 счет меняется состав аналитики — может потребоваться указать другую статью затрат или подразделение. Незаполненная аналитика приведет к ошибкам при закрытии месяца.

Если документ уже проведен, после изменения счета перепроведите его. Если документ относится к закрытому периоду, потребуется отменить операции закрытия месяца за этот период, перепровести документ и выполнить закрытие заново — иначе себестоимость и налоговая база не пересчитаются.

1. 1
   Откройте документ и найдите поле «Счет затрат»
2. 2
   Выберите нужный счет и заполните обязательную аналитику (статью затрат, подразделение, номенклатурную группу)
3. 3
   Перепроведите документ
4. 4
   Проверьте движения документа по кнопке «Дт/Кт»
5. 5
   При необходимости повторите закрытие месяца за период документа

Настройка счетов учета номенклатуры

Если неправильный счет подставляется систематически для определенных материалов или товаров, меняйте настройку в регистре сведений. Путь: раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учета номенклатуры» над списком, либо одноименная команда в карточке элемента.

В регистре можно задать счета на разных уровнях детализации: для конкретной номенклатуры, для группы (вида) номенклатуры, для склада, организации или общую настройку по умолчанию. Программа ищет счет от самой детальной записи к общей.

Для счетов затрат важна колонка «Счет передачи» — именно она определяет, на какой счет спишется материал при передаче в производство через «Требование-накладную». Укажите нужный счет (20, 23, 25, 26, 44) и при необходимости статью затрат.

Групповое изменение

Если счет нужно поменять для большого числа позиций, не редактируйте каждую карточку вручную. Создайте одну запись регистра с отбором по виду номенклатуры или группе — она будет действовать для всех элементов этой группы, у которых нет индивидуальных настроек.

Изменение счета отражения расходов на оплату труда

Затраты на зарплату и взносы отражаются не через счета номенклатуры, а через способы отражения в бухгалтерском учете. За это отвечает справочник «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Способы отражения зарплаты»).

Создайте новый способ отражения с нужным счетом затрат и статьей, либо измените существующий. Затем привяжите способ к сотруднику, подразделению или организации в целом — в зависимости от того, на каком уровне нужно изменение. Приоритет: сотрудник → подразделение → организация.

После изменения способа отражения пересчитайте и перепроведите документы «Начисление зарплаты» за нужный период — только тогда проводки по 70 и 69 счетам обновятся с новым счетом затрат.

Изменение счета в учетной политике и настройках программы

Часть счетов затрат задается глобально. В учетной политике организации (раздел «Главное» → «Учетная политика») определяется метод списания общехозяйственных расходов: на 20 счет (в себестоимость) или на 90.08 (директ-костинг). Эта настройка действует с указанной даты, поэтому изменение оформляется новой записью, а не правкой старой.

Настройки по умолчанию для статей затрат проверяются в разделе «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» и в справочнике «Статьи затрат» — у статьи может быть задан вид расхода и правило распределения, влияющие на закрытие месяца.

Менять учетную политику задним числом следует крайне осторожно: это может изменить расчет себестоимости и налога на прибыль за прошлые периоды, что потребует уточненных деклараций.

Исправление уже проведенных документов

Если счет был неправильным в течение месяца или квартала, недостаточно поменять настройку — нужно исправить проводки. Порядок такой: сначала меняете источник счета (настройку или документы), затем перепроводите затронутые документы, затем повторяете закрытие месяца.

Для массового перепроведения используйте обработку «Групповое перепроведение документов» (доступна в полном интерфейсе через «Все функции» → «Стандартные») или сервис «Закрытие месяца» с отменой и повторным выполнением операций.

После перепроведения сверьте оборотно-сальдовую ведомость по затратным счетам до и после: обороты по старому счету должны уменьшиться, по новому — увеличиться на ту же сумму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Проводка по дебету идет на нужный счет затрат с заполненной аналитикой

Тревожный признак

Счет старый или субконто пустое/не заполнено

Оборотно-сальдовая ведомость по счету затрат

Норма

Обороты соответствуют ожидаемым суммам расходов

Тревожный признак

Суммы «зависли» на старом счете или появились непонятные сальдо

Закрытие месяца

Норма

Все операции выполнены без ошибок, себестоимость сформирована

Тревожный признак

Ошибки «не заполнена статья затрат» или «нет базы распределения»

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — исправление счета только в документе, когда проблема в настройке: при следующем вводе аналогичного документа счет снова подставится неправильный. Всегда сначала выясняйте источник счета.

Вторая типичная ошибка — забытая аналитика. При смене счета с 25 на 26 или с 20 на 44 состав обязательных субконто меняется, и незаполненная статья затрат блокирует закрытие месяца.

Третья ошибка — изменение учетной политики «задним числом» без понимания последствий для налогового учета. В налоговом учете состав прямых и косвенных расходов фиксируется учетной политикой, и ее изменение в течение года возможно только в строго ограниченных случаях.

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе подставляется не тот счет затрат, который я указал в настройках?

Скорее всего, есть более приоритетная настройка. Проверьте регистр «Счета учета номенклатуры» на наличие индивидуальной записи для конкретной позиции — она перекрывает настройку для группы. Также счет мог быть вручную изменен в самом документе.

Нужно ли перепроводить документы после смены счета в регистре сведений?

Да, если документы уже проведены. Настройка регистра влияет только на вновь создаваемые документы. Существующие документы хранят счет в своих данных, поэтому их нужно перезаполнить и перепровести, а затем повторить закрытие месяца.

Как изменить счет затрат сразу для всех документов за месяц?

Прямой штатной обработки массовой замены счета в документах нет. Правильный путь: поменять источник счета (настройку), затем перепровести документы групповой обработкой. Если счет был указан вручную в каждом документе, потребуется либо ручная правка, либо помощь программиста с обработкой.

Можно ли использовать разные счета затрат для разных подразделений?

Да. Счет затрат и подразделение — независимые реквизиты проводки. Один и тот же счет (например, 25) может использоваться с разными подразделениями, а у разных подразделений могут быть свои способы отражения зарплаты и свои записи в регистре счетов учета.

Что делать, если после смены счета закрытие месяца выдает ошибку?

Читайте текст ошибки: чаще всего это незаполненная статья затрат, отсутствие базы распределения для косвенных расходов или нулевой выпуск при наличии затрат на 20 счете. Заполните недостающую аналитику в документах или проверьте настройки учетной политики по распределению расходов.

Влияет ли смена счета затрат на налоговый учет?

Да, если меняется классификация расхода (прямой/косвенный). В налоговом учете прямые расходы распределяются на остатки незавершенного производства и готовой продукции, а косвенные списываются сразу. При смене счета проверьте вид расхода для налогового учета в статье затрат.