Как внести кассовые чеки в 1С:Бухгалтерию

Кассовые чеки попадают в 1С:Бухгалтерию по нескольким сценариям: сотрудник купил что-то за наличные и отчитывается авансовым отчетом, организация получила выручку через онлайн-кассу, либо нужно отразить покупку по чеку от подотчетного лица. От того, какой именно случай у вас, зависит документ и порядок ввода.

Универсального документа «кассовый чек» в типовой конфигурации нет — чек всегда отражается через другой документ: авансовый отчет, приходный кассовый ордер, отчет о розничных продажах или поступление товаров и услуг. Ниже разобраны все основные варианты с точными действиями.

Определите сценарий: что именно отражает чек

Прежде чем вносить данные, ответьте на вопрос: чьи деньги и за что прошли по чеку. От этого зависит документ, счета учета и налоговые последствия.

Типовые ситуации: сотрудник купил материалы или канцтовары за наличные из подотчетных сумм; покупатель расплатился на кассе организации, и нужно отразить выручку; сотрудник оплатил товар личной картой и просит возмещение; чек подтверждает расходы на командировку (гостиница, такси).

Маршрут решения

Как выбрать документ

Сотрудник купил что-то за наличные из подотчетных денегСоздайте авансовый отчет, вкладка «Оплата» или «Товары»

Нужно отразить розничную выручку по онлайн-кассеИспользуйте «Отчет о розничных продажах» или загрузку из ОФД

Чек подтверждает покупку от поставщика с НДС и есть накладнаяОформите «Поступление (акты, накладные, УПД)»

Чек относится к командировкеВключите его в авансовый отчет по командировке

Внесение чека через авансовый отчет

Это самый частый случай: работник получил деньги под отчет (или потратил свои) и принес чеки. Откройте раздел «Покупки» или «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» → кнопка «Создать».

В шапке укажите сотрудника и организацию. Если деньги выдавались под отчет, программа подтянет выдачу по кассовому ордеру автоматически или через кнопку подбора. На вкладке «Оплата» добавьте строку: поставщик (можно ввести наименование из чека), содержание расхода, сумма, счет затрат (например, 26, 44 или 10 в зависимости от покупки).

Если по чеку приобретены товары или материалы, которые нужно оприходовать, используйте вкладку «Товары»: укажите номенклатуру, количество и цену. Чек приложите к авансовому отчету как скан через кнопку прикрепления файла, а бумажный оригинал — подклейте на лист и храните с распечатанным отчетом.

1. 1
   Создайте документ «Авансовый отчет», выберите сотрудника
2. 2
   Проверьте, что подотчетная сумма выдана (РКО) или отметьте оплату личными средствами
3. 3
   На вкладке «Оплата» или «Товары» добавьте строку с суммой чека и счетом затрат
4. 4
   Укажите реквизиты чека в комментарии или поле документа-основания
5. 5
   Прикрепите скан чека к документу
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки (Дт 10/26/44 — Кт 71)

Отражение выручки по кассовым чекам

Если организация сама пробивает чеки покупателям, данные о продажах попадают в 1С двумя путями: автоматически из фронтола (1С:Розница, кассовая программа) или вручную через документ «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи»).

При ручном вводе создайте отчет за день или смену, укажите склад/торговую точку, добавьте проданные товары с количеством и ценами. Программа сформирует проводки по выручке и списанию себестоимости. Если настроена интеграция с ОФД или кассовым ПО, чеки загружаются автоматически — ваша задача сводится к проверке соответствия сумм Z-отчета и данных в 1С.

Чек как подтверждение поступления товаров

Когда сотрудник покупает товар в розничном магазине, но покупка должна встать на склад как от поставщика, чек прикладывают к документу «Поступление (акты, накладные, УПД)». Однако для вычета НДС одного чека недостаточно — нужен счет-фактура или УПД. В чеке НДС выделен, но права на вычет по чеку без счета-фактуры у организации, как правило, нет.

На практике розничные покупки сотрудником корректнее проводить именно через авансовый отчет, а не через поступление от поставщика — так не нарушается логика расчетов с контрагентами.

Загрузка чеков из ОФД и сканирование

В 1С:Бухгалтерии доступна загрузка данных о чеках из оператора фискальных данных — для этого настраивается подключение к личному кабинету ОФД. Это удобно для контроля розничной выручки и сверки, но не заменяет создание учетных документов.

Для чеков сотрудников есть мобильные решения и сервисы распознавания: сотрудник фотографирует чек, данные подгружаются в авансовый отчет. Если такого сервиса нет, вводите суммы вручную, а скан прикрепляйте к документу стандартной кнопкой со скрепкой.

Проверка результата после ввода

После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что проводки соответствуют ожиданиям: для авансового отчета по покупке — дебет счета затрат или материалов, кредит 71 счета.

Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по 71 счету в разрезе сотрудников: остаток покажет, кто должен организации или кому должна организация. По розничной выручке сверьте обороты 90-го счета с данными кассовых Z-отчетов за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дт затратного счета или 10/41 — Кт 71 (для авансового отчета)

Тревожный признак

Проводки отсутствуют, счет пустой или кредит не по 71

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток равен разнице выданного и отчитанного

Тревожный признак

Отрицательный остаток или сумма не сходится с чеками

Сумма документа и чека

Норма

Совпадает до копейки

Тревожный признак

Расхождение даже на копейки — чек введен с ошибкой

Приложенный файл

Норма

Скан чека открывается из документа

Тревожный признак

Файл не прикреплен или не читается

Ограничения и частные вопросы

Термальная печать чеков выцветает со временем — снимайте копию или скан сразу после покупки, иначе через несколько месяцев подтверждающий документ станет нечитаемым. Это особенно важно для чеков, относящихся к расходам, которые могут проверять спустя годы.

Электронный чек, присланный на почту или в приложение, имеет ту же силу, что и бумажный: распечатайте его или сохраните файл и прикрепите к документу в 1С. QR-код на чеке позволяет проверить его подлинность через приложение ФНС.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять расходы по чеку без кассового ордера?

Да, если сотрудник потратил личные деньги. Выдача под отчет через РКО не обязательна: авансовый отчет фиксирует долг организации перед сотрудником, который затем погашают выплатой из кассы или на карту.

Что делать, если чек утерян?

Можно запросить дубликат у продавца или восстановить электронный чек через ОФД/приложение ФНС по реквизитам покупки. Если восстановить невозможно, расход подтверждают другими документами (счет, акт, объяснительная), но налоговый риск признания расхода возрастает.

Как внести чек с НДС, если организация на УСН?

Так же, через авансовый отчет, но НДС не выделяют и к вычету не принимают — вся сумма чека включается в расходы или стоимость товара, если эти расходы признаются при вашем объекте налогообложения.

Можно ли загрузить чеки автоматически, не вводя вручную?

Да. Для розничной выручки настраивают обмен с кассовым ПО или ОФД, для чеков сотрудников — сервисы распознавания с мобильным приложением. В типовой конфигурации без доработок ручной ввод остается базовым вариантом.

Куда прикрепить скан чека в документе?

Откройте документ и нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы — откроется список присоединенных файлов. Добавьте скан или фото чека. Файл хранится в базе вместе с документом и доступен при проверках.

Нужно ли пробивать чек, если сотрудник вернул неиспользованные подотчетные деньги?

Нет, возврат подотчетных сумм оформляется приходным кассовым ордером в 1С, а на кассе пробивается чек только если это требуется правилами применения ККТ в вашей ситуации (например, при расчетах, связанных с реализацией). Обычный возврат остатка подотчета чеком не сопровождается.