Как списать материалы на затраты в 1С:Бухгалтерия

Списание материалов на затраты — одна из самых частых операций в производственном и хозяйственном учете. В 1С:Бухгалтерия 8.3 она выполняется документом «Требование-накладная», который формирует проводки по дебету счета затрат (20, 23, 25, 26, 44) и кредиту счета 10 «Материалы». От корректности заполнения документа зависят себестоимость продукции, величина расходов в налоговом учете и правильность закрытия месяца.

Прежде чем списывать материалы, убедитесь, что они оприходованы на склад, по ним указаны счета учета, а в учетной политике задан способ оценки — по средней стоимости или ФИФО. Если материалы числятся на счете 10, но остатков по складу или партии нет, документ либо не проведется, либо спишет материал «в минус», что приведет к ошибкам при закрытии месяца.

Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание документа, выбор счета затрат, проверка проводок, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Подготовка: что проверить перед списанием

Первое условие — материалы должны быть оприходованы. Проверьте остатки через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счету 10 с детализацией по складам и номенклатуре. Если остатка нет или он отрицательный, сначала разберитесь с приходом: возможно, не проведен документ поступления или материал оприходован на другой склад.

Второе условие — корректные счета учета номенклатуры. Откройте карточку материала в справочнике «Номенклатура» и проверьте, что в регистре «Счета учета номенклатуры» для нее задан счет 10.01 (сырье и материалы) или иной подходящий субсчет. Если счета не заполнены, программа подставит значения по умолчанию, которые могут не соответствовать вашей учетной политике.

Третье — способ оценки материалов. В учетной политике (раздел «Главное» — «Учетная политика») задан способ оценки МПЗ: по средней стоимости или ФИФО. От этого зависит сумма списания. Менять способ в середине года нельзя — это нарушение принципа последовательности применения учетной политики.

Создание документа «Требование-накладная»

Основной инструмент списания — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад» — «Требования-накладные» (в некоторых конфигурациях также в разделе «Производство»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.

В шапке укажите дату списания, организацию и склад, с которого уходят материалы. Дата важна: списание формирует расходы того периода, которым датирован документ. Если списываете материалы прошлого месяца, который уже закрыт, сначала отмените закрытие месяца, иначе документ не проведется.

1. 1
   Откройте «Склад» — «Требования-накладные» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите дату, организацию и склад списания
3. 3
   На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру, количество и счет учета (10.01)
4. 4
   На вкладке «Счет затрат» выберите счет списания, подразделение, номенклатурную группу и статью затрат
5. 5
   Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
6. 6
   Распечатайте форму М-11 при необходимости документального оформления

На вкладке «Материалы» добавьте строки: номенклатура, количество, счет учета. Количество указывайте в единицах измерения, заданных в карточке номенклатуры. Если материал учитывается в килограммах, а отпускаете в литрах, сначала настройте коэффициент пересчета в карточке, иначе спишете неверное количество.

Выбор счета затрат и аналитики

Вкладка «Счет затрат» определяет, куда попадет стоимость материалов. Выбор зависит от назначения расхода:

• Счет 20 «Основное производство» — материалы, непосредственно использованные в выпуске продукции. Обязательно укажите номенклатурную группу и статью затрат с видом расхода «Материальные расходы».
• Счет 23 «Вспомогательные производства» — материалы для вспомогательных цехов (котельная, ремонтная служба).
• Счет 25 «Общепроизводственные расходы» — материалы на содержание цеха, не относимые к конкретному выпуску.
• Счет 26 «Общехозяйственные расходы» — канцелярия, хозтовары для офиса и управления.
• Счет 44 «Расходы на продажу» — упаковка, тара, материалы для торговой деятельности.

Аналитика счета затрат критична для закрытия месяца. Для счета 20 обязательны подразделение, номенклатурная группа и статья затрат. Вид расхода в статье затрат определяет, как расход попадет в налоговый учет: прямые расходы распределяются на незавершенное производство и готовую продукцию, косвенные списываются сразу.

Списание материалов в производство и на хознужды: отличия

Материалы в производство

При передаче сырья в производство счет затрат — 20 или 23, аналитика — номенклатурная группа выпускаемой продукции. Если на предприятии используется документ «Отчет производства за смену», материалы можно списывать автоматически по спецификации: в документе выпуска на вкладке «Материалы» нажмите «Заполнить по спецификации», и программа подставит состав и нормы расхода. Это исключает ручные ошибки в количестве.

Материалы на хозяйственные нужды

Канцелярия, инвентарь, хозтовары обычно списываются сразу на 26 или 44. Не создавайте для них номенклатурные группы и не отправляйте на счет 20 — иначе эти суммы зависнут в себестоимости продукции и попадут в прямые расходы. Для малоценных материалов с длительным сроком использования (спецодежда, инструмент) рассмотрите учет на счете 10.11 с погашением стоимости через документ «Передача материалов в эксплуатацию».

Способы списания материалов

Требование-накладная

Универсальный вариант для любого списания. Подходит для разовых и нерегулярных операций, требует ручного заполнения.

Списание по спецификации в отчете производства

Автоматический расчет по нормам при выпуске продукции. Требует заполненных спецификаций, подходит для серийного производства.

Передача материалов в эксплуатацию

Для спецодежды, спецоснастки и инвентаря с длительным сроком службы. Стоимость погашается постепенно по заданному способу.

Проверка проводок и результата списания

После проведения документа нажмите кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки. Стандартная запись: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 10.01 на сумму, рассчитанную по способу оценки из учетной политики. Если ведется налоговый учет, рядом формируются суммы НУ; при разницах между бухгалтерским и налоговым учетом появятся временные разницы.

Затем сформируйте ОСВ по счету 10 и убедитесь, что остаток уменьшился на списанное количество и не стал отрицательным. Отрицательный остаток — признак того, что списано больше, чем оприходовано, либо нарушена последовательность документов (списание проведено раньше поступления по времени).

Финальная проверка — закрытие месяца. Обработка «Закрытие месяца» (раздел «Операции») при корректном списании выполнит регламентные операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» без ошибок. Если операция завершилась с предупреждением, откройте ее расшифровку: чаще всего причина в пустой аналитике или отсутствии базы распределения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт счета затрат — Кт 10.01, суммы БУ и НУ заполнены

Тревожный признак

Проводок нет, счет кредита не 10, пустая аналитика

ОСВ по счету 10

Норма

Остаток уменьшился, отрицательных значений нет

Тревожный признак

Красные (отрицательные) остатки по складу или номенклатуре

Закрытие месяца

Норма

Операции закрытия 20, 25, 26 выполнены без ошибок

Тревожный признак

Предупреждения о пустой аналитике или зависших суммах

Себестоимость выпуска

Норма

Материалы вошли в калькуляцию по нужной номенклатурной группе

Тревожный признак

Материалы висят в НЗП без выпуска или попали не в ту группу

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — списание «в минус». Программа может разрешить проведение при недостатке остатков, если отключен контроль остатков. Исправление: восстановите последовательность проведения документов (раздел «Операции» — «Проведение документов») и проверьте хронологию поступлений и списаний.

Вторая ошибка — неверный счет затрат. Например, материалы для ремонта офиса списаны на 20-й счет вместо 26-го. Исправление: отмените проведение документа, измените счет затрат и проведите заново, затем повторите закрытие месяца. Если период уже закрыт и отчетность сдана, исправление делайте текущей датой сторнирующей записью.

Третья группа проблем — дубли номенклатуры и разные единицы измерения. Один и тот же материал, заведенный двумя карточками, дробит остатки и приводит к «минусам» по одной карточке при избытке по другой. Объединяйте дубли через поиск и удаление дублей (раздел «Администрирование») до списания.

Печать и документальное оформление

Из документа «Требование-накладная» доступна печать унифицированной формы М-11, а также произвольной формы требования-накладной. Форма М-11 применяется для внутреннего перемещения материалов между складом и подразделением и подписывается материально ответственными лицами.

Проверьте, что в печатной форме корректно выводятся подразделение-отправитель, получатель и счета учета — эти данные берутся из документа. Если организация применяет электронный документооборот внутри компании, распечатка может не требоваться, но сам документ в базе обязателен как основание проводок.

Если материалы списываются регулярно по одному и тому же составу (например, ежемесячная канцелярия), создайте документ копированием прошлого и скорректируйте только количество. Это быстрее и снижает риск ошибиться в счете затрат и аналитике.

Частые вопросы по списанию материалов

Каким документом списать материалы, если нет раздела «Производство»?

Документ «Требование-накладная» доступен и в разделе «Склад» независимо от настроек функциональности производства. Если пункта «Требования-накладные» нет в меню, проверьте «Главное» — «Функциональность»: на вкладке «Склад» должен быть включен учет материалов, а на вкладке «Производство» — соответствующие опции для производственного учета.

Почему документ не проводится и пишет о недостатке остатков?

Программа контролирует остатки по складу, номенклатуре и партии. Проверьте ОСВ по счету 10: возможно, материал оприходован на другой склад, заведен другой карточкой номенклатуры или поступление проведено более поздней датой, чем списание. Приведите в соответствие склад, карточку или дату — и документ проведется.

Как списать материалы на ремонт офиса?

Используйте «Требование-накладную» со счетом затрат 26 «Общехозяйственные расходы» (или 25, если ремонт производственного помещения) и статьей затрат с видом расхода, соответствующим ремонту. Если ремонт выполняет подрядчик и материалы передаются ему, оформляйте передачу на счет 10.07 «Материалы, переданные в переработку», а не прямое списание на затраты.

Можно ли изменить сумму списания вручную?

Сумма списания рассчитывается автоматически по способу оценки из учетной политики и при проведении не редактируется. Ручное изменение суммы в проводках нарушит связь количественного и суммового учета по партиям. Если сумма кажется неверной, проверьте стоимость поступлений материала и восстановите последовательность проведения документов.

Что делать, если материалы списаны ошибочно?

Если период открыт — отмените проведение документа или пометьте его на удаление, затем повторите закрытие месяца. Если период закрыт и отчетность сдана, оформите сторнирующий документ текущей датой (операция, введенная вручную, с отрицательными суммами или обратными проводками) и при необходимости подайте уточненную декларацию.

Как списать спецодежду и инструмент с длительным сроком службы?

Такие материалы учитываются на счете 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Передачу оформляйте документом «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»), где указывается способ погашения стоимости — единовременно или линейно в течение срока службы. Стоимость будет списываться на затраты при закрытии месяца постепенно.