Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С Бухгалтерии провести выплату самозанятому
Как в 1С Бухгалтерии оформить и провести выплату самозанятому: договор ГПХ, акт, оплата, проверка чека в ФНС, проводки и типичные ошибки бухгалтера.
Выплата самозанятому (плательщику налога на профессиональный доход) в 1С Бухгалтерии оформляется как обычный расчёт с контрагентом по договору гражданско-правового характера. Специального документа «для самозанятых» в типовой конфигурации нет: используются стандартные документы поступления услуг и списания с расчётного счёта.
Главное отличие от расчётов с физлицом по трудовому договору — организация не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог», а обязанность заказчика — получить чек и проверить статус исполнителя.
Ниже разобран полный цикл: проверка статуса, договор, отражение услуги, оплата, проводки и контроль ошибок. Инструкция актуальна для «1С:Бухгалтерии 8», редакция 3.0.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
Прежде чем проводить выплату, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется на сайте ФНС по ИНН или через сервис «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход». Достаточно ввести ИНН и дату — сервис подтвердит, действует ли спецрежим.
Проверять статус нужно дважды: на дату оказания услуги и на дату оплаты. Если самозанятый утратил статус между актом и платежом, возникает риск доначисления НДФЛ и взносов — налоговая может переквалифицировать выплату в доход обычного физлица.
Дополнительно убедитесь, что исполнитель не является вашим работником и не был им в течение последних двух лет — это прямое ограничение закона о НПД. Выплата бывшему сотруднику по договору ГПХ в пределах двух лет после увольнения не подпадает под режим самозанятости.
Настройка карточки контрагента и договора
Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо (или как ИП, если он оформлен как ИП на НПД). В карточке укажите ФИО, ИНН, при наличии — СНИЛС. Поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо» — тогда программа корректно обработает отсутствие КПП и других реквизитов организации.
Создайте договор с видом «С поставщиком». Название договора сформулируйте предметно: «Договор оказания услуг №…», а не «трудовой договор». В тексте договора (бумажного) обязательно укажите, что исполнитель является плательщиком НПД и самостоятельно уплачивает налог, — это защищает заказчика при претензиях.
Если в вашей базе включён учёт по договорам ГПХ с физлицами через документ «Начисление зарплаты» — для самозанятого этот путь использовать не нужно. Договор ГПХ в зарплатном учёте применяется для обычных физлиц, с которых удерживается НДФЛ; самозанятый в этот контур не попадает.
Отражение услуги: документ поступления
Оказанные самозанятым услуги (или выполненные работы) отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Путь: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Услуги (акт)».
В документе укажите контрагента, договор, наименование услуги и сумму. Счёт учёта обычно — 26, 44 или 20 в зависимости от характера услуги; счёт расчётов — 76.05 (или 60.01, если так принято в вашей учётной политике). НДС в документе не будет — самозанятые НДС не начисляют.
Акт подписывается обеими сторонами. Чек из «Мой налог» самозанятый обязан сформировать и передать заказчику — его реквизиты (номер, дата) разумно зафиксировать в акте или приложить распечатку чека к документам. В 1С чек не загружается, но его наличие — обязательное условие признания расхода.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС
- 2Создайте контрагента (физлицо) и договор с поставщиком
- 3Оформите «Поступление (акты, накладные)» → «Услуги (акт)»
- 4Укажите счёт затрат (20/26/44) и счёт расчётов 76.05 или 60.01
- 5Проведите документ и получите от исполнителя чек из «Мой налог»
- 6Приложите чек к акту и зафиксируйте его номер в комментарии документа
Проведение оплаты самозанятому
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Путь: «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание». Укажите контрагента-физлицо, договор, сумму и назначение платежа.
В назначении платежа не используйте формулировки «заработная плата», «оплата труда», «премия» — это повод для банка и налоговой заподозрить трудовые отношения. Корректное назначение: «Оплата по договору оказания услуг №… от … за …, НДС не облагается».
Если платёж идёт через зарплатный проект или реестр — убедитесь, что самозанятый не попал в зарплатный реестр вместе с сотрудниками. Выплаты по ГПХ самозанятым проводятся отдельным платежом, вне реестра на выплату зарплаты.
Оплата наличными из кассы
Если расчёт наличными, оформляется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Самозанятый расписывается в получении денег, чек из «Мой налог» по-прежнему обязателен — он заменяет кассовый чек ККТ, поэтому пробивать чек на онлайн-кассе заказчика не нужно.
Проводки и налоговый учёт
Типовой набор проводок при расчётах с самозанятым: Дт 20 (26, 44) — Кт 76.05 (60.01) на сумму услуги по акту; Дт 76.05 (60.01) — Кт 51 на сумму оплаты. Проводок по НДФЛ (68.01) и взносам (69) быть не должно — это ключевой признак правильного оформления.
В налоговом учёте расход принимается при наличии двух документов: акта и чека самозанятого. Без чека расход формально не подтверждён — Минфин неоднократно указывал на чек как обязательный документ для учёта затрат на услуги плательщиков НПД.
Самозанятый не включается в отчётность по НДФЛ (6-НДФЛ) и по взносам (РСВ, персонифицированные сведения). Если физлицо по ошибке попало в эти отчёты — значит, выплата была проведена через зарплатный контур, и это нужно исправлять.
Как проверить результат
Дт 20/26/44 — Кт 76.05 и Дт 76.05 — Кт 51, без 68 и 69 счетов
Есть проводки по НДФЛ или взносам — выплата прошла через зарплатный учёт
Самозанятого нет ни в одном разделе
Физлицо попало в отчётность — требуется корректировка документов
Есть договор, акт и чек из «Мой налог» с корректной суммой
Чек отсутствует или сумма чека не совпадает с актом
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление самозанятого через документы зарплатного учёта (договор ГПХ в разделе «Зарплата и кадры»). Тогда программа автоматически исчислит НДФЛ и взносы, включит человека в отчётность, и придётся делать сторнирование и уточнённые расчёты.
Вторая ошибка — оплата до получения чека. Если акт проведён, деньги перечислены, а чек самозанятый так и не прислал, расход «висит» неподтверждённым. Практическое решение: установить во внутреннем регламенте правило «оплата после предъявления чека» или запрашивать чек в день подписания акта.
Третья группа ошибок касается регулярности выплат. Если одному и тому же самозанятому ежемесячно платится фиксированная сумма за функции, похожие на должностные, налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые. Разнообразьте предмет договоров, фиксируйте конкретный результат услуг и не включайте самозанятого в штатное расписание и внутренние регламенты.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог (4% при расчётах с физлицами, 6% — с организациями и ИП) через приложение «Мой налог». Организация-заказчик налоговым агентом не является и НДФЛ не удерживает. Удержание налога было бы ошибкой.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно — сформировать его исполнитель обязан при получении оплаты. Без чека расход нельзя обоснованно признать в налоговом учёте. Если чек не предоставлен, сумму по акту лучше не включать в расходы до получения документа, а в комментарии к документу зафиксировать ситуацию.
Можно ли платить самозанятому на карту физлица?
Да, самозанятый вправе получать оплату на обычную банковскую карту — закон этого не запрещает. В 1С это стандартное «Списание с расчётного счёта» на реквизиты карты. Важно корректно указать назначение платежа со ссылкой на договор и отметкой «НДС не облагается».
Как отразить выплату, если самозанятый — ИП на НПД?
Порядок тот же: поступление услуг и оплата поставщику. Отличие только в карточке контрагента — выбирается вид «Индивидуальный предприниматель», указываются ИНН и ОГРНИП. Чек из «Мой налог» обязателен и для ИП на этом режиме.
Нужно ли включать самозанятого в СЗВ-ТД или другую кадровую отчётность?
Нет. Самозанятый не является работником, трудовые отношения не возникают, поэтому в кадровую отчётность (СЗВ-ТД, ЕФС-1 по кадровым событиям) он не включается. Договор ГПХ с плательщиком НПД также не подлежит отражению как договор с застрахованным лицом, поскольку взносы не начисляются.
Что будет, если выплатить деньги бывшему сотруднику как самозанятому?
Если с момента увольнения прошло менее двух лет, доход от вашей организации не может облагаться НПД — это прямое ограничение закона. Налоговая доначислит НДФЛ и взносы, начислит пени и штраф. Такому исполнителю выплату оформляйте как обычному физлицу по ГПХ с удержанием НДФЛ.
Что важно запомнить
Выплата самозанятому в 1С Бухгалтерии — это поступление услуг плюс списание с расчётного счёта, без зарплатного контура. Обязательные условия: действующий статус НПД на даты акта и оплаты, договор с корректной формулировкой и чек из «Мой налог» к каждой выплате. НДФЛ и взносы не начисляются, в отчётность самозанятый не попадает.