Как провести инвентаризацию в 1С Бухгалтерия 8.3

Инвентаризация в 1С Бухгалтерия 8.3 проводится через документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад» (в конфигурациях старших версий — «Склад → Инвентаризация»). Документ фиксирует учётные остатки на дату пересчёта, позволяет ввести фактические количества и автоматически вычисляет расхождения — излишки и недостачи. Сам по себе документ проводок не формирует: он служит основанием для последующего оприходования излишков и списания недостачи отдельными документами.

Типовой сценарий выглядит так: создаётся документ инвентаризации, заполняется остатками по данным учёта, распечатываются инвентаризационные опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19, затем после подсчёта на складе вносятся фактические количества. Далее кнопкой «Создать на основании» оформляются документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров», которые и формируют бухгалтерские проводки.

Перед началом важно понимать ограничение: в базовых версиях 1С Бухгалтерия нет полноценного складского учёта по сериям и характеристикам, поэтому инвентаризация ведётся в разрезе номенклатуры, склада и (при включённом партионном учёте) партий. Если нужен учёт по ячейкам, сериям и ордерная схема — используется 1С:Управление торговлей или ERP, а не Бухгалтерия.

Подготовка к инвентаризации: что проверить до создания документа

Инвентаризация даст корректный результат только если учётные остатки актуальны. Перед созданием документа проведите все отложенные первичные документы: поступления, реализации, перемещения и списания, относящиеся к дате инвентаризации. Непроведённые документы не учитываются в остатках, и программа покажет ложные расхождения.

Проверьте, что в информационной базе корректно настроены склады: откройте справочник «Склады» и убедитесь, что инвентаризируемый склад существует и на него ведётся количественный учёт. Если складской учёт по складам отключён в настройках плана счетов, документ инвентаризации будет заполняться по всей организации в целом.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов раздела «Склад» и на проведение оприходования и списания. В типовой поставке это роли бухгалтера или пользователя с полными правами. Если инвентаризацию проводит материально ответственное лицо, а документы оформляет бухгалтер, разграничьте этапы: МОЛ передаёт фактические данные, бухгалтер вносит их в базу.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

Откройте раздел «Склад» и выберите пункт «Инвентаризация товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), склад, по которому проводится пересчёт, и дату. Поле «Ответственное лицо» подставится из настроек пользователя — при необходимости замените его на председателя инвентаризационной комиссии.

Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе». Программа подберёт все позиции номенклатуры, по которым на указанную дату есть ненулевые учётные остатки по выбранному складу, и проставит количество в колонку «Количество учёт». Колонка «Количество факт» при этом по умолчанию заполняется тем же значением — это сделано для удобства: вы меняете только те строки, где фактический подсчёт отличается.

Если инвентаризируется не весь склад, а конкретная товарная группа, используйте кнопку «Подбор» или добавьте строки вручную по конкретной номенклатуре. Для больших ассортиментов удобнее заполнить полный список, распечатать опись, а при вводе результатов отфильтровать нужные строки.

1. 1
   Проведите все документы движения товаров на дату инвентаризации
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация товаров» и укажите склад и дату
3. 3
   Нажмите «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Распечатайте ИНВ-3 и проведите фактический пересчёт
5. 5
   Внесите фактические количества в колонку «Количество факт»
6. 6
   Проверьте колонку «Отклонение» и распечатайте ИНВ-19
7. 7
   Создайте на основании «Оприходование товаров» и «Списание товаров»

Печать ИНВ-3, ИНВ-19 и приказа ИНВ-22

Из документа инвентаризации доступны унифицированные печатные формы. Кнопка «Печать» предлагает инвентаризационную опись (ИНВ-3), сличительную ведомость (ИНВ-19) и приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22). Опись ИНВ-3 печатается до пересчёта и передаётся комиссии: в ней есть графы для внесения фактических остатков от руки.

Сличительная ведомость ИНВ-19 формируется после ввода фактических данных и показывает только позиции с расхождениями. Именно она служит документальным обоснованием для оприходования излишков и списания недостач. Проверьте, что в печатных формах корректно заполнены реквизиты организации — они берутся из карточки организации, и ошибки там попадут в официальный документ.

Унифицированные формы не обязательны к применению: организация вправе использовать собственные бланки, утверждённые в учётной политике. Однако типовые формы ИНВ-3 и ИНВ-19 из 1С содержат все требуемые реквизиты первичного документа, поэтому на практике их используют чаще всего.

Ввод фактических остатков и анализ расхождений

После физического пересчёта вернитесь в документ и скорректируйте колонку «Количество факт» по данным описи. Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное значение означает излишек, отрицательное — недостачу. Суммы расхождений считаются по учётным ценам (себестоимости), которые подтягиваются из данных партионного учёта.

Перед проведением сверьте итоги. Большие расхождения по позициям, которых «не могло быть», обычно означают одну из трёх причин: непроведённые документы, пересортицу (одна позиция в излишке, аналогичная — в недостаче) или ошибку при вводе фактических количеств. Пересортицу имеет смысл выявить до оформления списаний: иногда её можно зачесть, если товары одного наименования и цены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Отклонение» по всем строкам

Норма

Расхождения только там, где их подтвердила комиссия

Тревожный признак

Отклонения почти по всем позициям — вероятно, не проведены документы

Сумма отклонений

Норма

Соответствует данным сличительной ведомости ИНВ-19

Тревожный признак

Сумма в документе не сходится с бумажной ведомостью

Остатки после оприходования и списания

Норма

Оборотно-сальдовая ведомость по складу совпадает с фактом

Тревожный признак

В ОСВ остаются минусовые или лишние остатки

Оприходование излишков

Излишки, выявленные инвентаризацией, приходуются документом «Оприходование товаров». Удобнее всего создать его кнопкой «Создать на основании» из документа инвентаризации — тогда в него попадут только позиции с положительным отклонением. В документе укажите статью доходов (тип прочих доходов и расходов «Излишки, выявленные в результате инвентаризации») — от неё зависит аналитика счёта 91.01.

При проведении формируется проводка Дт 41 (или иной счёт запасов) — Кт 91.01 на стоимость излишков. В налоговом учёте излишки признаются внереализационным доходом. Проверьте, что цена оприходования корректна: программа подставляет учётную стоимость, но при отсутствии аналогов в учёте может потребоваться рыночная оценка — её бухгалтер указывает вручную.

Списание недостач

Недостачи оформляются документом «Списание товаров», также созданным на основании инвентаризации. В табличную часть попадут позиции с отрицательным отклонением. Ключевой реквизит — счёт затрат и аналитика списания, от которых зависит, куда попадёт сумма: на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновное лицо или на расходы.

Типовая цепочка: сначала Дт 94 — Кт 41 на сумму недостачи, затем после решения комиссии и руководителя — списание с 94 счёта на 73.02 (взыскание с материально ответственного лица) или на 91.02 (если виновник не установлен либо недостача в пределах норм естественной убыли — тогда на счета затрат). Документы на втором этапе оформляются операциями вручную или списанием с указанием соответствующего счёта.

Типичные ошибки при инвентаризации в 1С

Самая частая проблема — расхождения, вызванные не реальной недостачей, а состоянием учёта. Если документ инвентаризации заполнен до проведения всех приходных и расходных накладных, учётные остатки будут неверными, и вся дальнейшая работа пойдёт по ложным данным. Вторая типичная ошибка — изменение документов задним числом после проведения инвентаризации: остатки «поплывут», и документ придётся перезаполнять.

Также пользователи нередко пытаются найти проводки в самом документе «Инвентаризация товаров» и удивляются их отсутствию. Это нормально: документ носит справочно-расчётный характер, а движения по счетам создают только оприходование и списание.

FAQ

Почему документ «Инвентаризация товаров» не формирует проводки?

Так задумано в типовой конфигурации: документ фиксирует результат сверки и служит основанием для печати ИНВ-3 и ИНВ-19. Бухгалтерские записи создают документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров», которые вводятся на его основании.

Как провести инвентаризацию не по всему складу, а по одной группе товаров?

Создайте документ и заполните его вручную через кнопку «Подбор», выбрав нужную номенклатуру, либо заполните по остаткам и удалите лишние строки. Учётные количества программа подставит по данным остатков на дату документа.

Что делать, если после инвентаризации кто-то исправил документы прошлым периодом?

Учётные остатки в документе инвентаризации устарели. Откройте документ и перезаполните его кнопкой «Заполнить», затем заново введите фактические количества. Проверьте, что ранее созданные оприходование и списание соответствуют новым расхождениям — при необходимости перезаполните и их.

Можно ли провести инвентаризацию основных средств этим же документом?

Нет, «Инвентаризация товаров» работает только с номенклатурой складского учёта. Для основных средств в 1С Бухгалтерия используется отдельный документ «Инвентаризация ОС» в разделе «ОС и НМА», с печатью ИНВ-1 и ИНВ-18.

Куда списывать недостачу, если виновник найден?

Сначала недостача отражается на счёте 94, затем сумма относится на счёт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с сотрудником. Удержания из зарплаты оформляются в зарплатном учёте в пределах, допустимых трудовым законодательством.