Как в 1С:Бухгалтерии посчитать отклонение фактических остатков от данных учета при инвентаризации

Инвентаризация в 1С:Бухгалтерии сводится к сопоставлению двух величин: остатков, которые программа показывает по данным учета, и фактических остатков, посчитанных на складе или в кассе. Разница между ними — это и есть отклонение: положительное дает излишек, отрицательное — недостачу. Программа умеет считать эти отклонения автоматически, но корректный результат зависит от того, насколько правильно подготовлены данные и в какой последовательности созданы документы.

Основной рабочий инструмент — документ «Инвентаризация товаров на складе» (в разделе «Склад» или «Производство», в зависимости от версии конфигурации). Для денежных средств используется «Инвентаризация кассы», а для расчетов с контрагентами — «Акт сверки взаиморасчетов» и специализированные документы инвентаризации расчетов. В этой статье разобран типовой сценарий с товарами и материалами, а также особенности других видов инвентаризации.

Принципиально важно: документ инвентаризации не изменяет остатки в учете сам по себе. Он фиксирует расхождения, а оприходование излишков и списание недостач выполняются отдельными документами на его основании. Если этого не сделать, отклонения останутся «на бумаге» и учетные данные не изменятся.

Подготовка: что проверить до начала инвентаризации

До создания документа убедитесь, что в базе проведены все приходные и расходные документы по складу на дату инвентаризации. Непроведенная накладная или отчет о розничных продажах исказят учетные остатки, и отклонения будут ложными. Проверить это можно через оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43 и отчет «Остатки товаров на складах».

Также проверьте корректность аналитики: склад, по которому проводится инвентаризация, должен совпадать со складом в документах движения. Частая ситуация — товар физически лежит на одном складе, а в программе числится на другом. Формально отклонений по организации нет, но по конкретному складу программа покажет и недостачу, и излишек одновременно.

Дату документа инвентаризации ставьте на конец дня, когда фактический подсчет завершен, или на начало следующего дня. Все движения после этой даты не должны попадать в расчет, иначе сравнение будет некорректным.

Создание документа «Инвентаризация товаров на складе»

Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию и склад. Если инвентаризация проводится по всем складам, создается отдельный документ на каждый склад — это удобнее для контроля и печати инвентаризационных описей.

Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подберет в табличную часть все номенклатурные позиции, числящиеся на складе, и проставит количество и сумму по данным бухгалтерского учета. Эти значения попадут в колонки «Количество учет» и «Сумма учет».

Если инвентаризируется не весь склад, а отдельная группа товаров, используйте отбор по номенклатурной группе или заполните таблицу вручную по конкретным позициям. Для инвентаризации отдельных товаров удобен подбор через кнопку «Добавить» с поиском по наименованию или штрихкоду.

1. 1
   Проведите все складские документы на дату инвентаризации и проверьте остатки отчетом
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация товаров на складе», укажите организацию и склад
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Внесите фактические количества в колонку «Количество факт» по результатам пересчета
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанные отклонения и проведите документ
6. 6
   На основании инвентаризации создайте «Оприходование товаров» и «Списание товаров»

Ввод фактических остатков и расчет отклонений

Фактические данные вносятся в колонку «Количество факт» (и при необходимости «Сумма факт»). По умолчанию после заполнения программа приравнивает факт к учету — то есть предполагает, что расхождений нет. Ваша задача — исправить только те строки, где фактический подсчет отличается.

Отклонение программа считает автоматически: колонка «Отклонение» показывает разницу «факт минус учет». Положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Сумма отклонения рассчитывается по учетной цене позиции, поэтому для недостачи она совпадает с себестоимостью списываемого товара.

Если позиций много, удобно распечатать инвентаризационную опись (ИНВ-3) с пустыми колонками факта, заполнить ее на складе, а затем перенести данные в программу. В типовой конфигурации печатные формы доступны по кнопке «Печать» в документе.

Отражение результатов: излишки и недостачи

После проведения инвентаризации отклонения нужно отразить в учете. Для излишков на основании документа создается «Оприходование товаров»: излишек приходуется на склад по рыночной или учетной стоимости с отражением дохода на счете 91.01. В документе укажите статью прочих доходов с видом «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации».

Недостача оформляется документом «Списание товаров». Здесь важно правильно выбрать счет списания: недостача в пределах норм естественной убыли относится на расходы (счета 20, 26, 44), сверх норм — на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновное лицо (счет 73.02) или на прочие расходы, если виновник не установлен.

Один документ инвентаризации может породить оба результата: по одним позициям излишек, по другим — недостача. Пересорт (когда недостача одного товара перекрывается излишком аналогичного) в типовой 1С:Бухгалтерии автоматически не зачитывается — излишки и недостачи по разным номенклатурным позициям отражаются раздельно.

Инвентаризация кассы и расчетов

Денежные средства

Для кассы используется документ «Инвентаризация кассы» (раздел «Банк и касса»). Принцип тот же: программа показывает остаток по счету 50, вы вводите фактическую сумму наличных, отклонение считается автоматически. Недостача кассы списывается на счет 94, излишек оприходуется приходным кассовым ордером.

Расчеты с контрагентами

Дебиторская и кредиторская задолженность инвентаризируется через акты сверки и документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (в разделе «Продажи» или «Покупки» в зависимости от версии). Документ заполняется остатками по счетам расчетов и позволяет отметить подтвержденную и неподтвержденную задолженность. На его основании формируется справка для бухгалтерской отчетности, а сомнительная задолженность становится основанием для резерва.

Проверка результата и контрольные отчеты

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по инвентаризируемым счетам и сверьте остатки с фактическими данными. Остаток по складу в программе должен совпасть с результатами пересчета — это главный признак корректно завершенной инвентаризации.

Дополнительно проверьте счет 94: после завершения работы с недостачей на нем не должно оставаться «зависших» сальдо. Если остаток есть — значит, часть недостачи не отнесена на виновных или на расходы, и вопрос не закрыт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в ОСВ после оприходования и списания

Норма

Совпадают с фактическим пересчетом

Тревожный признак

Разница сохраняется — не все документы созданы или проведены

Сальдо по счету 94

Норма

Счет закрыт, недостача распределена

Тревожный признак

Остаток на счете — недостача не отнесена на виновных или расходы

Печатная форма ИНВ-19 (сличительная ведомость)

Норма

Отклонения соответствуют созданным документам

Тревожный признак

В ведомости расхождения, которых нет в оприходовании или списании

Если инвентаризация проводится не в конце месяца, а в середине, имеет смысл завершить все операции по складу за этот день до фактического пересчета и запретить ввод документов задним числом (дата запрета изменения данных в разделе «Администрирование»). Иначе движения, внесенные задним числом после пересчета, снова создадут расхождения.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?

Да. Документ можно заполнить вручную только нужными позициями или использовать отбор при заполнении. Это удобно для выборочных проверок, но при полной инвентаризации перед отчетностью пересчитывать нужно весь склад.

Почему в документе пусто после нажатия «Заполнить по остаткам»?

Чаще всего причины две: неверно указан склад или на дату документа нет проведенных остатков. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» на ту же дату — если и там пусто, проблема в учетных данных, а не в документе инвентаризации.

Как оформить пересорт — излишек одного товара и недостачу похожего?

В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического зачета пересорта нет. Излишек оприходуется, недостача списывается раздельно, а взаимный зачет при необходимости отражается дополнительными операциями по согласованию с бухгалтерией.

Нужно ли что-то делать с НДС при недостаче?

Вопрос восстановления НДС по недостаче зависит от причины и позиции организации: при недостаче в пределах норм естественной убыли и при подтвержденных хищениях подходы различаются. Это налоговый, а не технический вопрос — согласуйте его с главным бухгалтером до списания.

Можно ли изменить документ инвентаризации после того, как созданы оприходование и списание?

Технически можно, но сначала придется отменить проведение подчиненных документов, иначе возникнут расхождения между ними. Правильный порядок: распровести оприходование и списание, исправить инвентаризацию, затем перезаполнить и заново провести подчиненные документы.

Чем отличается инвентаризация в 1С:Бухгалтерии от инвентаризации в 1С:Управление торговлей?

В УТ инвентаризация — часть складского контура с ордерной схемой, пересчетами и статусами. В Бухгалтерии документ проще: он сразу сопоставляет бухгалтерские остатки с фактом и служит основанием для типовых оприходования и списания. Принцип расчета отклонения «факт минус учет» одинаков.