Как в 1С Бухгалтерии перенумеровать кассовые документы

Нумерация кассовых документов в 1С Бухгалтерии должна идти по порядку без пропусков и дублей — это требование кассовой дисциплины. На практике порядок нарушается: документы удаляют, создают задним числом, переносят из других баз, и в итоге появляются разрывы в номерах приходных и расходных кассовых ордеров.

Перенумеровать кассовые документы можно двумя способами: автоматически — с помощью стандартной обработки «Перенумерация документов» из раздела «Все функции», либо вручную, исправляя номера в конкретных ордерах. Выбор зависит от объёма: если сбито несколько документов, проще исправить руками, если нумерация нарушена за целый квартал — нужна обработка.

Перед любыми действиями сделайте резервную копию базы. Перенумерация изменяет данные необратимо, и если что-то пойдёт не так — например, часть документов уже распечатана и подписана — восстановить исходные номера без копии будет невозможно.

Когда требуется перенумерация кассовых документов

Перенумерация нужна не всегда: сначала убедитесь, что нарушение нумерации реально существует и не является следствием другой проблемы. Типичные ситуации, когда требуется вмешательство:

• В журнале кассовых документов есть пропуски номеров — например, после ПКО №15 сразу идёт №17, а №16 был удалён.
• Есть дубли номеров — два ордера с одинаковым номером в одном периоде.
• Документы введены задним числом, и хронологический порядок номеров нарушен: более поздний по дате ордер имеет меньший номер.
• После переноса данных из другой базы или другой конфигурации нумерация началась заново или перемешалась.

Учтите важное ограничение: если кассовые документы уже распечатаны, подшиты в кассовую книгу и подписаны, менять их номера в программе нельзя — это создаст расхождение между учётом и бумажными документами. В таком случае перенумерацию выполняют только с начала нового периода, а прошлые документы оставляют как есть.

Подготовка: резервная копия и проверка доступа

Первый шаг — резервное копирование. В файловой базе достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или сделать выгрузку через конфигуратор: «Администрирование → Выгрузить информационную базу». В клиент-серверном варианте выгрузку также выполняют через конфигуратор либо средствами СУБД. Проверьте, что файл выгрузки создался и имеет ненулевой размер.

Второй момент — права доступа. Обработка перенумерации доступна пользователю с правами администратора. Если у вас роль «Бухгалтер» без административных прав, пункт «Все функции» может быть скрыт, а запуск обработки — запрещён. В этом случае обратитесь к администратору базы.

Третий шаг — убедитесь, что период, который вы собираетесь перенумеровывать, не закрыт датой запрета изменения данных («Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных»). Если дата запрета установлена, обработка не сможет записать документы, и перенумерация завершится с ошибками.

Автоматическая перенумерация через обработку

Стандартный способ — обработка «Перенумерация документов». Путь к ней: откройте главное меню (кнопка со стрелкой в левом верхнем углу) → «Все функции». Если пункта нет, включите его: «Сервис → Параметры → Отображать команду "Все функции"». В дереве найдите раздел «Обработки» и откройте «Перенумерация документов».

В форме обработки задайте параметры: выберите вид документа — «Приходный кассовый ордер» или «Расходный кассовый ордер», укажите период перенумерации и организацию. При необходимости задайте начальный номер, с которого начнётся отсчёт. Обработка покажет список документов с текущими и новыми номерами до фактической записи — используйте это для предварительной проверки.

После проверки предполагаемых изменений запустите перенумерацию. Обработка последовательно перезапишет номера документов. По завершении откройте журнал кассовых документов и убедитесь, что номера идут подряд в хронологическом порядке.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы через конфигуратор
2. 2
   Включите «Все функции» в параметрах, если пункт скрыт
3. 3
   Откройте Все функции → Обработки → Перенумерация документов
4. 4
   Выберите вид документа (ПКО или РКО), организацию и период
5. 5
   Проверьте предлагаемые новые номера в таблице обработки
6. 6
   Запустите перенумерацию и дождитесь завершения
7. 7
   Откройте журнал кассовых документов и проверьте непрерывность нумерации

Ручное исправление номеров отдельных документов

Если сбито один-два ордера, быстрее исправить их вручную. Откройте нужный документ из журнала «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса»), снимите его с проведения, измените поле «Номер» и проведите снова. Программа может выдать вопрос о нарушении нумерации — подтвердите изменение.

Учтите, что при ручном изменении номера 1С может автоматически предлагать следующий номер для новых документов исходя из максимального существующего. Если вы присвоили ордеру номер меньше текущего максимума, следующие документы продолжат нумерацию корректно, но если вручную задали завышенный номер — все последующие ордера пойдут с него. Проверяйте это после правки.

Ручной способ не подходит для массовых исправлений: при перенумерации десятков документов высок риск ошибиться, создать дубли или пропустить документ. В таких случаях используйте обработку.

Сравнение вариантов

Обработка «Перенумерация документов»

Подходит для массовой правки за период. Ограничение: требует прав администратора и незакрытого периода.

Ручное исправление

Подходит для 1–3 документов. Ограничение: риск ошибок при большом объёме, нужно контролировать следующий автоматический номер.

Групповая обработка из «Все функции» (Изменение выделенных элементов)

Подходит для точечной правки реквизитов списка документов. Ограничение: не выстраивает нумерацию автоматически, номера задаются вручную.

Особенности для ПКО, РКО и нескольких касс

Приходные и расходные кассовые ордера нумеруются независимо друг от друга — это отдельные виды документов со своими счётчиками. Поэтому перенумеровывать их нужно по отдельности, запуская обработку дважды: сначала для ПКО, затем для РКО.

Если в организации несколько касс (например, основная и операционная), проверьте, как настроена нумерация в вашей конфигурации. В типовой 1С Бухгалтерии нумерация кассовых ордеров сквозная по организации, без разбивки по кассам. При переносе данных из конфигураций, где нумерация велась по каждой кассе отдельно, возможны дубли — их придётся устранять вручную до запуска обработки.

Отдельный случай — несколько организаций в одной базе. В параметрах обработки обязательно укажите конкретную организацию, иначе перенумерация затронет документы всех организаций, и номера перемешаются между юридическими лицами.

Проверка результата после перенумерации

После завершения обработки откройте журнал «Кассовые документы», отсортируйте по дате и просмотрите колонку номеров за перенумерованный период: номера должны идти последовательно, без пропусков и повторов, отдельно по ПКО и отдельно по РКО.

Дополнительная проверка — сформируйте кассовую книгу («Банк и касса → Кассовая книга») за период и сверьте номера в отчёте с журналом. Если кассовая книга формируется без предупреждений и номера в ней непрерывны, перенумерация прошла успешно.

Наконец, создайте тестовый новый ПКО и проверьте, какой номер программа присваивает автоматически. Он должен продолжать последовательность. Если программа предлагает неверный номер — удалите тестовый документ и проверьте, нет ли в базе документа с завышенным номером, который сбивает счётчик.

Контрольные точки

Как проверить результат

Журнал кассовых документов за период

Норма

Номера ПКО и РКО идут подряд без пропусков и дублей

Тревожный признак

Есть разрывы, повторы или номера не соответствуют хронологии

Кассовая книга за период

Норма

Отчёт формируется, номера совпадают с журналом

Тревожный признак

Расхождения номеров между отчётом и журналом

Новый тестовый документ

Норма

Автоматический номер продолжает последовательность

Тревожный признак

Программа предлагает номер с большим скачком

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перенумеровать кассовые документы за прошлый год?

Технически — да, если снята дата запрета изменения данных. Но делать это не рекомендуется: кассовая книга за прошлый год уже сформирована и подписана, а изменение номеров создаст расхождение между программой и бумажными документами. Корректный подход — оставить прошлые периоды без изменений и навести порядок начиная с текущего.

Почему пункт «Все функции» не отображается в меню?

Команда скрыта в настройках интерфейса. Откройте «Сервис → Параметры» и установите флажок «Отображать команду "Все функции"». Если пункта «Сервис» у вас нет или команда недоступна — у вашей учётной записи недостаточно прав, обратитесь к администратору базы.

Что делать, если после перенумерации появились дубли номеров?

Дубли обычно возникают, если во время работы обработки кто-то создал новые документы или в базе были документы вне выбранного периода с пересекающимися номерами. Найдите дубли через журнал кассовых документов (сортировка по номеру), исправьте их вручную и повторно проверьте непрерывность нумерации.

Нужно ли перенумеровывать ПКО и РКО отдельно?

Да. Это разные виды документов с независимой нумерацией, поэтому обработку запускают дважды — сначала для приходных ордеров, затем для расходных. Смешивать их нельзя: у каждого вида своя последовательность номеров.

Собьётся ли нумерация после обновления конфигурации?

Само по себе обновление типовой конфигурации не меняет номера существующих документов. Нумерация сбивается при переносе данных, обмене между базами или ручных правках. Если после обновления вы заметили проблемы, проверьте, не выполнялся ли одновременно обмен или загрузка данных.