Учет и Финансы · 8 мин
Как начислить командировочные в 1С Бухгалтерия 8.3
Подробная инструкция по начислению командировочных в 1С Бухгалтерия 8.3: суточные, средний заработок, авансовый отчёт, проводки, проверка результата и типичные ошибки.
Командировка работника в 1С Бухгалтерия 8.3 отражается несколькими связанными операциями: начисление оплаты по среднему заработку за дни поездки, выдача аванса, списание расходов по авансовому отчёту и начисление суточных сверх норм при необходимости. Порядок действий зависит от того, какая у вас конфигурация — с полноценным кадровым учётом или базовая, а также от того, ведётся ли расчёт зарплаты непосредственно в 1С Бухгалтерии или в отдельной программе 1С:ЗУП.
Если расчёт зарплаты ведётся в 1С Бухгалтерии 8.3, оплата дней командировки по среднему заработку начисляется прямо в программе. Если зарплату считают в 1С:ЗУП, то в бухгалтерию попадают только проводки по синхронизации, а суточные и расходы по билетам и проживанию оформляются авансовым отчётом. Ниже рассмотрен оба сценария и проверка результата.
Подготовка: настройки и виды начислений
Перед первым начислением командировочных откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что установлен флаг ведения учёта командировок (в разных релизах пункт может называться «Учитываются командировки» или входить в состав общих настроек отсутствий). Без этого документ «Командировка» и соответствующий вид начисления могут быть недоступны.
Проверьте список начислений: «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления». Для оплаты командировки по среднему заработку должен существовать предопределённый вид начисления «Оплата командировки» (или аналогичный). Он облагается НДФЛ и страховыми взносами как обычная оплата труда. Суточные в пределах норм (700 руб. по России, 2500 руб. за загранком — нормы ст. 217 НК РФ) НДФЛ и взносами не облагаются; сверхнормативные суточные облагаются, поэтому для них нужен отдельный вид начисления с корректными настройками налогообложения.
Как оформить документ «Командировка» и начислить средний заработок
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Все начисления» (или «Кадры» — «Командировки», в зависимости от релиза) и создайте документ «Командировка». Укажите сотрудника, период поездки, количество дней. Программа автоматически рассчитает средний дневной заработок на основании данных о начислениях за расчётный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки) и начислит оплату за рабочие дни, приходящиеся на период поездки.
Проверьте расчёт среднего заработка по кнопке с расшифровкой (значок калькулятора или ссылка на сумму): программа покажет, какие начисления и отработанные дни вошли в расчёт. Если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, расчётный период будет фактическим. Убедитесь, что в базу загружены все начисления за предыдущие месяцы — при неполных данных средний заработок занизится.
После проверки проведите документ. Начисление попадёт в документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц либо будет учтено при окончательном расчёте — в зависимости от настроек программы. Проводки формируются по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по настройкам способа отражения зарплаты сотрудника) и кредиту счёта 70.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» — «Все начисления» и создайте документ «Командировка»
- 2Укажите сотрудника и точные даты поездки по приказу
- 3Проверьте расчёт среднего заработка через расшифровку суммы
- 4Проведите документ и убедитесь, что начисление попало в расчёт зарплаты за месяц
- 5Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте строку оплаты командировки
Выдача аванса на командировку
Денежный аванс выдаётся до поездки на основании приказа и служебного задания. В программе это оформляется документом «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» либо перечислением на карту через «Списание с расчётного счёта» с аналогичной операцией.
Проводка в обоих случаях: Дт 71 — Кт 50 (или 51). В поле «Подотчётное лицо» укажите сотрудника. Если аванс перечисляется на зарплатную карту, убедитесь, что операция выбрана корректно — это важно для последующего закрытия авансовым отчётом.
Авансовый отчёт: суточные и подтверждённые расходы
После возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт с билетами, счетами за проживание и другими подтверждающими документами. В 1С создайте документ «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» — «Авансовые отчёты»). На вкладке «Авансы» подберите выданный ранее аванс, на вкладке «Оплата» отразите суточные и прочие компенсируемые расходы, на вкладках «Оплата поставщикам» и «Товары» — покупки билетов, проживания и материалов.
Суточные отражаются по дебету счёта затрат (обычно 26 или 44) и кредиту 71. НДС по билетам и проживанию выделяется отдельной строкой с указанием счёта 19 при наличии корректно оформленных документов (счёт-фактура или БСО с выделенным НДС). После проведения проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71: остаток по сотруднику должен закрыться либо показывать перерасход, подлежащий выплате.
Особые сценарии и ограничения
Если зарплата считается в 1С:ЗУП
При синхронизации с 1С:ЗУП документ «Командировка» создаётся там, а в Бухгалтерию переносятся только сводные проводки. В этом случае не создавайте командировку вручную в Бухгалтерии — получите двойное начисление. Ваша задача в Бухгалтерии — только авансовый отчёт и выплаты.
Загранкомандировка
Для заграничной поездки суточные считаются по дням: за день пересечения границы при выезде — по зарубежной норме, при возвращении — по российской. В авансовом отчёте суточные в валюте пересчитываются по курсу ЦБ на дату утверждения отчёта. Проверьте, что в программе загружены актуальные курсы валют, иначе пересчёт будет неверным.
Выходные дни в командировке
Если сотрудник работал в выходной день в командировке, оплата производится не по среднему заработку, а по правилам оплаты работы в выходные — не менее чем в двойном размере. Для этого используется отдельный документ «Оплата работы в выходные и праздники», а не стандартная командировка.
Проверка результата и типичные ошибки
После всех операций сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём должна быть строка оплаты командировки по среднему заработку с НДФЛ и взносами. Затем откройте ОСВ по счёту 71 и убедитесь, что расчёты с подотчётным лицом закрыты. Сверьте справку-расчёт среднего заработка с данными за расчётный период.
Как проверить результат
Есть строка оплаты командировки, НДФЛ и взносы начислены корректно
Строки нет или сумма не совпадает с расчётом среднего заработка
Остаток по сотруднику равен нулю или равен подтверждённому перерасходу
Висит дебетовый остаток без авансового отчёта
Дт счёта затрат — Кт 70
Проводки отсутствуют или счёт затрат неверный
Что важно запомнить
Оплата дней командировки начисляется документом «Командировка» по среднему заработку и облагается НДФЛ и взносами. Суточные и подтверждённые расходы проходят через авансовый отчёт по счёту 71. Итог проверяйте расчётным листком и обороткой по счёту 71.
Частые вопросы
Можно ли начислить командировочные без документа «Командировка»?
Да, если в вашей версии программы этот документ отсутствует, оплату по среднему заработку можно ввести вручную через «Начисление зарплаты», добавив сотруднику соответствующий вид начисления и сумму. Однако расчёт среднего заработка придётся сделать вручную, что повышает риск ошибки.
Как отразить суточные сверх нормы?
Создайте отдельный вид начисления, облагаемый НДФЛ (но не взносами в части норм), и начислите сверхнормативную сумму через документ «Начисление зарплаты». Сумма в пределах норм при этом отражается только в авансовом отчёте без налогообложения.
Что делать, если сотрудник не вернул остаток аванса?
Остаток по дебету счёта 71 можно удержать из зарплаты сотрудника по письменному заявлению или согласованию. В программе это оформляется удержанием в документе «Начисление зарплаты» с отнесением на счёт 71.
Нужен ли кадровый приказ на командировку в 1С?
В 1С Бухгалтерии документ «Командировка» выполняет роль и приказа, и начисления — на его основе можно распечатать унифицированную или собственную форму приказа. Отдельный кадровый документ не требуется, если ваша учётная политика это допускает.
Как отразить командировку, если зарплата ведётся в другой программе?
Начисление по среднему заработку делайте в программе расчёта зарплаты (например, 1С:ЗУП), а в Бухгалтерии оформляйте только выдачу аванса и авансовый отчёт. Проводки по зарплате попадут в Бухгалтерию автоматически при синхронизации.