Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С 8 создать табель учета рабочего времени
Как в 1С 8 создать табель учета рабочего времени: настройка графиков, заполнение документа, проверка данных и формирование формы Т-13 в ЗУП и Бухгалтерии.
Табель учета рабочего времени в 1С 8 — основа для расчета зарплаты, больничных, отпускных и отчетности. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) табель формируется автоматически на основе графиков работы и отклонений, а в «1С:Бухгалтерии» часть данных приходится вводить вручную. Ниже разобран порядок действий для обеих конфигураций, типичные ошибки и способы проверки результата.
Перед началом работы важно понимать: в ЗУП нет отдельного «документа-табеля», который обязательно нужно вводить каждый месяц. Учет времени ведется через графики сотрудников и документы отклонений (отпуска, больничные, командировки), а табель Т-13 получается как печатная форма. Если вместо этого вручную заполнять табель в Excel и переносить часы в программу, велика вероятность расхождений при расчете зарплаты.
Что нужно проверить до формирования табеля
Корректность табеля на 90% зависит от исходных данных. Если графики не настроены или сотрудник не принят на работу документально, табель будет пустым или неверным. Проверьте три вещи до начала работы.
Первое — производственный календарь. Откройте «Настройка — Производственные календари» и убедитесь, что календарь заполнен на текущий год: праздники, переносы выходных. Если календарь не обновлен, графики посчитают неверную норму часов.
Второе — графики работы сотрудников в справочнике «Настройка — Графики работы сотрудников». Каждый график должен содержать шаблон заполнения (пятидневка, сменный, вахтовый) и виды времени: явка, ночные, вечерние часы.
Третье — кадровые документы. Все приемы, переводы и увольнения должны быть проведены. Сотрудник, принятый «устно», но не оформленный документом «Прием на работу», в табель не попадет.
Настройка — Производственные календари, кнопка «Заполнить по умолчанию»
Карточка сотрудника или документ «Прием на работу»
Раздел «Кадры» и «Зарплата» — документы отсутствий
Настройка графиков работы
График — это фундамент табеля. В разделе «Настройка — Графики работы сотрудников» создайте новый элемент или отредактируйте существующий. Для стандартной пятидневки достаточно указать шаблон «Пятидневка» и ссылку на производственный календарь — программа сама расставит рабочие и выходные дни с нормой 8 часов.
Для сменных графиков (например, «сутки через трое» или 2/2) используйте расписание работы по дням цикла. Задайте длину цикла и укажите часы для каждого дня, включая ночные интервалы. Ночное время (с 22:00 до 6:00) выделяйте отдельным видом времени — от этого зависит доплата за ночные часы.
Если у сотрудника меняется график в середине месяца, не редактируйте старый график задним числом. Создайте документ «Изменение графика работы списком» или кадровый перевод с новым графиком — иначе пересчитаются уже закрытые периоды.
Создание табеля в 1С:Зарплата и управление персоналом
В ЗУП табель формируется как отчет. Перейдите в раздел «Зарплата — Отчеты по зарплате» и выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение. Нажмите «Сформировать» — программа соберет данные из графиков и документов отклонений.
Отчет покажет по каждому сотруднику коды явок и отсутствий по дням: «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка. Внизу формы выводятся итоги: отработанные дни и часы, ночные, вечерние, сверхурочные.
Если в компании ведется сплошная регистрация фактического времени (например, данные приходят из системы контроля доступа), используйте документ «Табель» в разделе «Зарплата — Учет времени — Табели». Он позволяет вручную скорректировать часы по сотрудникам, и эти данные будут иметь приоритет над графиком при расчете зарплаты.
- 1Проверьте производственный календарь и графики работы
- 2Введите и проведите все документы отклонений за месяц
- 3Откройте Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)
- 4Укажите период, организацию, подразделение и нажмите «Сформировать»
- 5Сверьте итоговые часы с ожидаемой нормой, при необходимости распечатайте или сохраните в PDF
Создание табеля в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии» механизм проще и во многом ручной. В типовой конфигурации учет рабочего времени для расчета зарплаты ведется через документ «Начисление зарплаты», куда часы подставляются по графику, заданному в карточке сотрудника. Печатная форма Т-13 доступна через отчеты или обработки в зависимости от версии конфигурации.
Откройте «Зарплата и кадры — Все начисления» или карточку сотрудника и проверьте, какой график ему назначен. При формировании начисления зарплаты программа рассчитает оплату пропорционально отработанным дням по этому графику. Отпуска и больничные вводятся отдельными документами и автоматически уменьшают отработанное время.
Если требуется именно табель как документ с ручным вводом часов по дням, в некоторых версиях Бухгалтерии его нет — тогда либо используют внешние печатные формы, либо ведут учет в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только итоговые суммы. Это нормальная практика для небольших организаций.
ЗУП или Бухгалтерия для табеля
Автоматический табель из графиков и отклонений, форма Т-13, учет ночных и сверхурочных. Подходит при любом штате и сложных графиках.
Ограниченный кадровый учет: график в карточке сотрудника, расчет по дням в начислении зарплаты. Подходит для микропредприятий с простой пятидневкой.
Вариант для нестандартных форм, но данные придется переносить вручную — растет риск ошибок и расхождений с расчетом.
Учет отклонений: отпуска, больничные, командировки
Любое отсутствие сотрудника должно быть оформлено документом до формирования табеля. Отпуск — документом «Отпуск», больничный — «Больничный лист», командировка — «Командировка», прогул — «Прогул, отсутствие». Все они находятся в разделах «Кадры» и «Зарплата».
Каждый документ отклонения автоматически замещает время по графику: в табеле вместо «Я» появится соответствующий код. Если документ введен, но не проведен, табель его не учтет — проверяйте статус документа.
Особый случай — работа в выходные и сверхурочные. Она оформляется документами «Работа в выходные и праздничные дни» и «Работа сверхурочно». Только после их проведения дополнительные часы попадут в табель и в расчет доплаты.
Проверка и печать табеля
Перед печатью сверьте итоги. Норма часов за месяц должна совпадать с производственным календарем, а сумма отработанных часов и часов отсутствий — с общим фондом времени. Удобно сформировать рядом отчет «Остатки отпусков» и свод начислений, чтобы убедиться в согласованности данных.
Для печати в форме Т-13 нажмите «Печать» в отчете или сохраните табель в PDF/Excel через меню «Файл — Сохранить как». Унифицированная форма Т-13 не обязательна — организация вправе использовать свою форму, утвержденную в учетной политике, поэтому при необходимости макет дорабатывается.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарем
Норма больше или меньше — проверьте заполнение календаря и графика
Присутствует с первого рабочего дня после приема
Сотрудника нет — не проведен прием на работу или не назначен график
ОТ, Б, К стоят в дни действия документов
Стоят явки — документ отклонения не проведен или даты неверны
Сходятся с расчетным листком сотрудника
Расхождение — есть неучтенный документ «Табель» или ручная корректировка
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — пустой табель по сотруднику. Причина почти всегда в отсутствии назначенного графика или в том, что прием на работу оформлен более поздней датой. Проверьте карточку сотрудника и историю изменений графика.
Вторая распространенная ошибка — двойной учет времени: часы введены и документом «Табель», и по графику, но с разными значениями. Программа берет данные документа «Табель» как приоритетные, и расчетчик получает неожиданные суммы. Используйте ручные табели только там, где действительно ведется сплошная регистрация времени.
Третья ошибка — корректировка прошлых периодов без сторнирования. Если ошибка найдена в закрытом месяце, вводите исправительные документы текущей датой, а не редактируйте старые — иначе нарушится отчетность по НДФЛ и взносам.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Обязательно ли вводить документ «Табель» в ЗУП каждый месяц?
Нет. Если учет ведется по графикам и отклонениям, документ «Табель» не нужен — форма Т-13 формируется отчетом автоматически. Документ требуется только при сплошной регистрации фактически отработанного времени, например по данным СКУД.
Почему в табеле у сотрудника стоят явки в дни больничного?
Документ «Больничный лист» либо не проведен, либо введен на другой период или другого сотрудника. Откройте журнал больничных, проверьте статус документа и даты. После проведения пересформируйте табель.
Как учесть в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» в разделе «Зарплата». После проведения в табеле появится код «РВ», а часы будут учтены при расчете доплаты или предоставлении отгула — в зависимости от настроек документа.
Можно ли сформировать табель за полмесяца или произвольный период?
Да, в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» период задается произвольно. Это удобно при увольнении сотрудника в середине месяца или для промежуточного контроля, но для официальных целей обычно формируют табель за полный месяц.
Чем отличаются коды «Я», «Н», «РВ» в табеле?
«Я» — явка, дневные рабочие часы; «Н» — ночные часы (с 22:00 до 6:00), оплачиваются с повышенной ставкой; «РВ» — работа в выходные и праздничные дни. Полный перечень кодов определяется постановлением о формах учета рабочего времени и настройками видов времени в программе.
Как выгрузить табель в Excel для руководителя?
Сформируйте отчет Т-13, затем используйте «Файл — Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчета и выберите формат XLSX. Структура таблицы сохранится, данные можно будет фильтровать и дополнять.
Что важно запомнить
Табель в 1С 8 строится на трех основах: заполненный производственный календарь, корректные графики работы и проведенные документы отклонений. В ЗУП форма Т-13 создается отчетом автоматически, в Бухгалтерии учет проще и частично ручной. Не редактируйте данные закрытых периодов задним числом и всегда сверяйте итоги табеля с расчетом зарплаты.