Как в 1С 8 сформировать акт сверки с контрагентом

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с покупателем или поставщиком на определенную дату. В типовых конфигурациях 1С 8 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) акт сверки формируется штатными средствами за пару минут: программа сама собирает обороты по договору и выводит расшифровку по документам. Главное — правильно указать период, контрагента и счета учета, а перед отправкой контрагенту проверить результат на расхождения.

Ниже разобран полный порядок работы: где находится документ в разных конфигурациях, как его заполнить и проверить, что делать при расхождениях и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на интерфейс «Такси», который используется в актуальных релизах 1С 8.3.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С 8

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» акт сверки доступен сразу в двух разделах: «Покупки → Акты сверки взаиморасчетов» и «Продажи → Акты сверки взаиморасчетов». Это один и тот же журнал, просто продублированный для удобства менеджеров и бухгалтеров.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация 2» документ находится по пути «Продажи (или Казначейство) → Взаиморасчеты с контрагентами → Акты сверки взаиморасчетов». В «1С:ERP» — «Казначейство → Взаиморасчеты». Если документа нет в меню, проверьте права пользователя: полноценная работа со сверками требует роли бухгалтера или менеджера по продажам/закупкам.

Создание и заполнение документа

Откройте журнал актов сверки и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента, договор и период сверки. Период обычно берут с начала года или квартала по текущую дату, но для первичной сверки с новым контрагентом логично указать дату начала сотрудничества.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в Бухгалтерии — «Заполнить по данным учета», в УТ — «Заполнить по данным организации»). Программа подберет все документы, формирующие задолженность по выбранному договору: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Табличная часть разделена на две колонки — «По данным организации» и «По данным контрагента».

1. 1
   Откройте журнал «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь загрузки документов
4. 4
   Проверьте итоговое сальдо и расшифровку по документам
5. 5
   Заполните колонку «По данным контрагента» при получении ответа или оставьте пустой для отправки
6. 6
   Проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать»

Настройки перед заполнением: счета учета и валюта

В форме документа есть вкладка или кнопка «Настройка» (в Бухгалтерии — гиперссылка «Счета учета расчетов»). Здесь задается, по каким счетам собирать данные: 60, 62, 66, 67, 76 и другие. По умолчанию подставляются стандартные счета расчетов с покупателями и поставщиками. Если с контрагентом есть задолженность по займам или претензиям на специальных счетах, добавьте их вручную — иначе суммы не попадут в акт.

Для договоров в валюте или условных единицах проверьте, в какой валюте формируется акт. Обычно сверку делают в валюте договора, но при необходимости можно вывести рублевый эквивалент. Учтите: курсовые разницы в акт сверки не попадают, документ отражает только первичные операции по расчетам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

С контрагентом несколько договоровСформируйте отдельный акт по каждому договору — так проще разбирать расхождения

Нужна сверка по всем договорам сразуОставьте поле «Договор» пустым — программа соберет данные по всем договорам контрагента

В акте не хватает сумм по займам или авансамОткройте настройку счетов учета и добавьте нужные счета (66, 67, 76)

Контрагент просит акт в разрезе заказов или счетовИспользуйте отчет «Ведомость расчетов с контрагентом» как дополнение к акту

Проверка результата перед отправкой

Не отправляйте акт контрагенту, не сверив его с учетными данными. Самый быстрый способ проверки — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60 или 62 с отбором по контрагенту и договору на конечную дату акта. Сальдо в отчете должно совпасть с итоговым сальдо в акте сверки.

Обратите внимание на дебетовое и кредитовое сальдо одновременно: если по договору есть и аванс, и долг, программа покажет их развернуто. Это нормально — сворачивать сальдо вручную не нужно, контрагент должен видеть реальную картину расчетов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо акта

Норма

Совпадает с сальдо по ОСВ счета 60/62 на дату сверки

Тревожный признак

Суммы различаются — ищите непроведенные или ручные операции

Состав документов в табличной части

Норма

Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документов нет — проверьте договор в документах и настройку счетов

Начальное сальдо

Норма

Равно конечному сальдо предыдущей сверки

Тревожный признак

Разрыв означает изменение документов задним числом после прошлой сверки

Развернутое сальдо

Норма

Авансы и долги показаны отдельно по дебету и кредиту

Тревожный признак

Сальдо свернуто — проверьте корректность ведения расчетов по договорам

Работа с расхождениями и данными контрагента

Контрагент возвращает подписанный акт или мотивированный отказ с указанием расхождений. В документе 1С колонка «По данным контрагента» заполняется вручную или кнопкой «Заполнить по данным контрагента» (если суммы совпадают — можно скопировать свои данные). При расхождениях внесите суммы контрагента построчно — программа подсветит разницу.

Типичные причины расхождений: документ проведен в разных периодах у сторон (вы — в декабре, контрагент — в январе), неотраженная у одной из сторон оплата, разные суммы из-за округления валютных расчетов, неучтенный возврат или корректировка. Разбирайте каждую строку по первичным документам, а не «подгоняйте» итог ручными правками.

Печать, подписание и хранение

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать → Акт сверки взаиморасчетов». В форму выводятся реквизиты сторон, таблица операций, итоговое сальдо и текстовая расшифровка («долг за контрагентом» или «долг за организацией»). Подписывают акт уполномоченные представители обеих сторон; при необходимости в настройках печати можно добавить должности и ФИО подписантов.

Если контрагент подключен к ЭДО, акт можно отправить электронно прямо из 1С через сервис 1С-ЭДО — это ускоряет сверку и исключает потерю бумажного документа. Подписанные акты храните вместе с первичными документами: они подтверждают задолженность при списании безнадежных долгов, в судебных спорах и прерывают течение срока исковой давности.

Частые вопросы

Почему акт сверки заполняется пустым?

Чаще всего причина в том, что в документах расчетов указан другой договор или другая организация. Проверьте отбор в шапке акта, а затем откройте карточку счета 60/62 по контрагенту и посмотрите, по каким договорам прошли обороты. Также убедитесь, что документы проведены.

Можно ли сформировать акт сверки по всем контрагентам сразу?

Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте отчеты «Задолженность покупателей» / «Задолженность поставщикам» или обработки группового создания актов из типовых подсистем рассылки — в ряде конфигураций доступна рассылка актов по списку контрагентов через ЭДО.

Чем акт сверки отличается от отчета «Обороты по договору»?

Акт сверки — двусторонний документ с полями для данных контрагента и подписей, он имеет юридическое значение. «Обороты по договору» — внутренний аналитический отчет для самопроверки, контрагенту его отправлять не нужно.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки»?

Да, документ проводится, но он не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учет. Проведение фиксирует факт сверки и позволяет хранить заполненные данные контрагента и статус согласования.

Как сверить расчеты, если часть документов введена вручную операциями?

Ручные операции по счетам 60/62 попадут в акт, только если в них корректно заполнена аналитика (контрагент, договор). Проверьте настройку счетов в акте и при необходимости добавьте строки в табличную часть вручную, указав реквизиты первичного документа.