Как в 1С 8.3 сделать авансовый отчет

Авансовый отчет в 1С 8.3 (в первую очередь речь о «Бухгалтерии предприятия») — документ, которым подотчетное лицо отчитывается за потраченные деньги: командировочные расходы, покупку материалов, оплату услуг и хозяйственные нужды. Корректное оформление важно сразу с двух сторон: сотрудник подтверждает целевое использование средств, а бухгалтер получает правильные проводки по счету 71 и основания для принятия расходов.

Механизм в типовых конфигурациях 1С 8.3 устроен одинаково по логике: сначала выдаются деньги под отчет (из кассы или с расчетного счета), затем оформляется сам авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, после чего программа формирует проводки и закрывает задолженность сотрудника. Ошибка на любом из этапов приводит к «висящим» остаткам по подотчетным лицам и вопросам при проверках.

Что подготовить перед оформлением авансового отчета

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть три обязательных элемента. Первый — карточка сотрудника в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица» с заполненными данными. Второй — документ выдачи денег под отчет: без него программа не сможет корректно закрыть расчеты, и отчет «повиснет» как неотработанный. Третий — первичные документы от сотрудника: чеки, БСО, билеты, накладные, счета-фактуры.

Проверьте также настройки учетной политики и счета учета. В типовой «Бухгалтерии 3.0» расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для валютных операций — 71.21). Если у вас доработанная конфигурация или учет ведется в «1С:ERP» или «Комплексной автоматизации», пути к документам отличаются, но последовательность та же: выдача → отчет → проверка расчетов.

Как выдать деньги под отчет

Выдача наличных оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и счет 71.01. После проведения в учете появится дебетовый остаток по сотруднику — именно его будет закрывать авансовый отчет.

Если деньги перечислены на карту сотрудника, используйте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Важно, чтобы вид операции был именно подотчетным: если выбрать «Прочее списание», программа не отразит задолженность на счете 71, и в авансовом отчете выданный аванс не подтянется.

Где найти и как создать документ «Авансовый отчет»

В «1С:Бухгалтерии 3.0» документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах — также в «Банк и касса»). Нажмите «Создать», укажите дату, организацию и сотрудника. Программа автоматически покажет остаток задолженности по сотруднику — это контрольная точка: сумма выданного аванса должна совпадать с вашими данными.

Удобный прием — создать авансовый отчет на основании документа выдачи (кнопка «Создать на основании» в РКО). Тогда шапка и таблица «Авансы» заполнятся автоматически, и риск расхождения сумм минимален. В «1С:ERP» и «Управлении нашей фирмой» документ называется «Авансовый отчет» или «Отчет подотчетного лица» и находится в разделах казначейства или закупок.

1. 1
   Выдайте деньги: РКО или списание с расчетного счета с подотчетным видом операции
2. 2
   Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
3. 3
   Укажите дату, организацию, сотрудника и склад при необходимости
4. 4
   Заполните вкладки «Авансы», «Оплата», «Товары», «Командировка» по чекам и накладным
5. 5
   Проверьте итоговые суммы и остаток задолженности
6. 6
   Проведите документ и посмотрите проводки (кнопка «Дт/Кт»)
7. 7
   Сформируйте печатную форму АО-1 и подпишите у сотрудника

Как заполнить вкладки документа

Вкладка «Авансы»

Здесь отражается, какие выданные суммы закрывает отчет. Если документ создан на основании РКО, строка появится автоматически. Если нет — добавьте строку вручную и выберите документ аванса. Оставлять вкладку пустой можно, только если сотрудник потратил собственные деньги и организация должна ему возместить перерасход.

Вкладка «Оплата»

Используется, когда сотрудник оплатил поставщику наличными: укажите контрагента, договор, сумму и документ оплаты. Программа сформирует проводку Дт 60 Кт 71 — задолженность поставщику будет погашена. Проверьте, чтобы контрагент и договор совпадали с теми, что в поступлении, иначе зачет аванса не произойдет автоматически.

Вкладка «Товары»

Для покупки материалов, товаров, канцелярии. Заполните номенклатуру, количество, цену, счет учета (10.01, 41.01, 10.09 и т.д.) и ставку НДС. Если поставщик — плательщик НДС и есть счет-фактура или чек с выделенным НДС, зарегистрируйте счет-фактуру по ссылке внизу вкладки, чтобы налог попал в книгу покупок.

Вкладка «Командировка»

Заполняется по суточным, проживанию и проезду. В типовой Бухгалтерии сначала создается документ «Командировка» (раздел «Зарплата и кадры»), а в авансовом отчете указываются фактические расходы: билеты, гостиница, суточные. Необлагаемые лимиты суточных программа контролирует при настройке соответствующих видов начислений.

Проводки и проверка результата

После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Типовая картина: Дт 10 (41, 26, 44) Кт 71.01 — оприходованы ценности и расходы; Дт 19.03 Кт 71.01 — выделен НДС; Дт 60 Кт 71.01 — погашена задолженность поставщику. Если вместо 71 счета видите другие счета, проверьте вид операции в документе выдачи и счета учета в карточке номенклатуры.

Итоговую проверку делайте отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ субконто» по сотруднику. После отчета и возврата остатка сальдо по сотруднику должно быть нулевым. Дебетовый остаток означает незакрытый аванс, кредитовый — невыплаченный перерасход.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 71.01 по сотруднику

Норма

Нулевое после отчета и возврата остатка или выплаты перерасхода

Тревожный признак

Остаток «висит» несколько месяцев — аванс не закрыт

Проводки документа

Норма

Дт счетов затрат/запасов, Кт 71.01, НДС на 19.03

Тревожный признак

Проводки по 71 счету отсутствуют или счета не соответствуют расходам

Печатная форма АО-1

Норма

Суммы по форме совпадают с чеками, есть подписи

Тревожный признак

Расхождение итога с приложенными документами

Печать формы АО-1 и подтверждающие документы

Из документа доступна печатная форма «Авансовый отчет (АО-1)» — унифицированная форма, которую организация вправе использовать или заменить собственной, утвержденной в учетной политике. Распечатайте форму, подшейте к ней чеки, билеты и накладные, получите подписи сотрудника, бухгалтера и руководителя.

Количество приложенных документов и их реквизиты можно указать в поле «Приложение» на вкладке «Оплата» или в комментарии. Это важно при проверках: форма АО-1 должна ссылаться на конкретные первичные документы, иначе расходы могут быть не приняты.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная частая ситуация — сотрудник не отчитался по предыдущему авансу, а ему выдают новый. Законодательно выдача нового аванса при незакрытом старом не допускается, и в учете это видно по нарастающему дебетовому сальдо. Настройте периодический контроль ОСВ по 71 счету, чтобы такие случаи не накапливались.

Частые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги не выдавались, а сотрудник платил своими?

Да. Создайте авансовый отчет без заполнения вкладки «Авансы» и укажите расходы по чекам. После проведения образуется кредитовое сальдо по 71 счету — задолженность организации перед сотрудником. Выплатите перерасход расходным кассовым ордером или перечислением на карту.

Как отразить покупку по чеку с НДС, если счет-фактуры нет?

Без счета-фактуры (или УПД) принять НДС к вычету нельзя. В авансовом отчете укажите ставку НДС из чека, но вычет оформляется только при наличии корректного счета-фактуры. Часть организаций включает такой НДС в стоимость приобретенных ценностей.

Что делать, если сотрудник вернул неизрасходованный остаток?

Оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» на сумму остатка. После этого сальдо по счету 71.01 по сотруднику закроется полностью.

Где в 1С 8.3 посмотреть все долги подотчетных лиц?

Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01» в разделе «Отчеты». Дебетовое сальдо — долг сотрудника, кредитовое — долг организации. Для детализации по документам используйте «Анализ счета» или «Карточку счета 71».

Можно ли исправить проведенный авансовый отчет?

Да, если период открыт: отмените проведение, внесите изменения и проведите заново. Если период закрыт и отчетность сдана, исправления делайте текущей датой через корректировочные документы, согласовав с главным бухгалтером.

Отличается ли оформление в 1С:ERP и «Управлении нашей фирмой»?

Названия разделов и документов немного отличаются (например, в УНФ — «Авансовый отчет» в разделе «Деньги», в ERP — «Отчет подотчетного лица» в казначействе), но логика идентична: выдача аванса, отчет по расходам, закрытие расчетов с сотрудником.