Учет и Финансы · 12 мин
Как учитывать ТМЦ в 1С: практическое руководство
Практическое руководство по учету ТМЦ в 1С: поступление, перемещение, списание, инвентаризация, счета учета и типичные ошибки бухгалтеров.
Учет товарно-материальных ценностей в 1С строится вокруг нескольких типовых операций: поступление, перемещение между складами, списание в производство или на расходы, реализация и инвентаризация. В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:ERP» эти операции оформляются документами, которые формируют проводки по счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и связанным с ними субсчетам.
Ключевой принцип корректного учета — правильно настроенная номенклатура и склады еще до ввода первого документа. Если вид номенклатуры указан неверно, программа подставит не тот счет учета, и ошибки попадут в оборотно-сальдовую ведомость, а затем в отчетность. Исправлять такие ошибки задним числом значительно сложнее, чем настроить учет сразу.
Материал ориентирован на «1С:Бухгалтерию 8» редакции 3.0 как наиболее распространенную конфигурацию, но общая логика применима и к другим решениям 1С. Конкретные названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Настройка справочников перед началом учета
Начните со справочника «Номенклатура» в разделе «Справочники». Каждой карточке товара или материала присваивается вид номенклатуры — именно он определяет, на какой счет бухгалтерского учета попадет ценность. Типовые виды: «Материалы» (счет 10), «Товары» (счет 41), «Продукция» (счет 43). При необходимости создайте собственные виды и укажите для них счета учета вручную.
Затем проверьте справочник «Склады». Создайте отдельные склады для основного хранения, производства и, если нужно, для розничной точки. В настройках склада укажите тип: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка — от этого зависит, по каким ценам (покупным или продажным) будет вестись учет.
Третий обязательный элемент — настройка счетов учета номенклатуры через одноименный пункт в разделе «Справочники» или «Главное — План счетов». Здесь задаются правила подстановки счетов по видам номенклатуры, складам и организации. Проверьте, что для каждого используемого вида номенклатуры счет заполнен, иначе в документах придется выбирать счет вручную, что повышает риск ошибок.
Оформление поступления ТМЦ
Поступление материалов и товаров оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Выберите вид операции «Товары, услуги, комиссия» или «Материалы», заполните контрагента, договор и склад, затем добавьте номенклатуру с количеством и ценами. Программа автоматически рассчитает НДС и сформирует проводки, например Дт 10.01 — Кт 60.01 для материалов.
Если поставщик предоставил счет-фактуру, зарегистрируйте ее по ссылке внизу документа — так НДС попадет в книгу покупок. Проверьте дату и номер входящего документа: от них зависит правильность налогового учета.
Поступление без документов поставщика
Если ценности пришли без сопроводительных документов, их все равно нужно принять к учету — неотфактурованные поставки отражаются по расчетной цене с последующей корректировкой после получения документов. В 1С это решается стандартным документом поступления с последующей корректировкой, когда появятся окончательные данные.
- 1Откройте раздел «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ
- 2Заполните контрагента, договор и склад поступления
- 3Добавьте строки номенклатуры с количеством, ценой и ставкой НДС
- 4Проверьте счета учета в табличной части или на вкладке «Счета учета»
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок
- 6Зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик — плательщик НДС
Внутреннее движение: перемещения и передача в производство
Перемещение ценностей между складами оформляется документом «Перемещение товаров» из раздела «Склад» или «Производство». Укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте позиции и проведите. Проводки изменят только аналитику по складам, общая сумма по счету останется прежней.
Списание материалов в производство или на хозяйственные нужды выполняется документом «Требование-накладная». В нем важно правильно указать счет затрат: для основного производства это 20.01, для общехозяйственных расходов — 26, для расходов на продажу — 44. От выбора счета и статьи затрат зависит, как расходы закроются при расчете себестоимости в конце месяца.
Для передачи материалов на сторону (давальческая переработка) используется отдельный вид операции — ценности остаются вашей собственностью и учитываются на счете 10.07 «Материалы, переданные в переработку на сторону». Не оформляйте такую передачу обычной реализацией: это приведет к неверному начислению НДС и искажению выручки.
Как выбрать документ
Реализация и прочее выбытие ТМЦ
Продажа товаров оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». При проведении формируются две группы проводок: признание выручки (Дт 62 — Кт 90.01) и списание себестоимости (Дт 90.02 — Кт 41). Себестоимость рассчитывается по выбранному в учетной политике способу оценки — в типовых конфигурациях это ФИФО или по средней.
Способ оценки МПЗ задается в учетной политике организации (раздел «Главное — Учетная политика»). Изменить его можно только с начала нового года, поэтому проверьте настройку до начала работы. Несоответствие способа оценки в программе и в утвержденной учетной политике — серьезное нарушение, которое выявляется при аудите.
Прочее выбытие — порча, недостача, безвозмездная передача — оформляется документом «Списание товаров» или «Операции, введенные вручную». Каждое такое списание должно иметь документальное основание: акт о порче, приказ руководителя, результаты инвентаризации. Списание «без бумаг» создает налоговые риски, поскольку расходы могут быть не признаны.
Инвентаризация остатков
Инвентаризация в 1С оформляется документом «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад». Укажите склад и, при необходимости, отбор по группе номенклатуры. Программа заполнит табличную часть учетными остатками на дату документа — фактическое наличие вносится вручную по результатам пересчета.
После заполнения колонки с фактическим количеством программа автоматически покажет расхождения. На основании инвентаризации создаются документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). Проводить их нужно только после утверждения результатов инвентаризации руководителем.
Практическая рекомендация: перед инвентаризацией проведите все непроведенные документы по складу и сформируйте отчет «Остатки товаров» для сверки. Если в учете висят отрицательные остатки, сначала разберитесь с их причиной — иначе результаты инвентаризации будут недостоверны.
Как проверить результат
Нет отрицательных остатков по складам и номенклатуре
Красные (минусовые) остатки — есть списание без поступления
Данные совпадают с фактическим наличием и ОСВ
Расхождения между отчетом и ОСВ — проблемы с проведением документов
Счет закрыт: суммы отнесены на виновных или убытки
Сальдо на 94-м счете «зависло» надолго
Контроль остатков и отчеты по ТМЦ
Основные рабочие отчеты находятся в разделах «Склад» и «Операции»: «Остатки товаров», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ субконто», «Ведомость по товарам на складах». ОСВ по счету показывает учет в суммах, складские отчеты — в количестве и суммах. Регулярная сверка этих двух срезов помогает вовремя заметить расхождения.
Отрицательные остатки — самый частый симптом проблем. Они возникают, когда списание проведено раньше поступления по времени или когда документ поступления вообще не введен. В настройках программы можно включить контроль отрицательных остатков при проведении, но в некоторых режимах работы (например, при оперативном проведении) контроль ослаблен — проверяйте остатки отчетами.
Для анализа движения конкретной позиции используйте «Карточку счета» или отчет «Обороты между субконто» с отбором по номенклатуре. Это позволяет восстановить цепочку документов и найти ошибочный.
Удобно завести привычку перед закрытием месяца формировать ОСВ по счетам 10, 41 и 43 с детализацией по субконто и проверять отсутствие минусов. Это занимает несколько минут и избавляет от большинства вопросов при проверке закрытия периода.
Типичные ошибки при учете ТМЦ
Наиболее распространенная ошибка — неверный вид номенклатуры в карточке, из-за чего товар учитывается на счете материалов или наоборот. Вторая по частоте — ручное изменение счетов учета в документах «на глаз», что приводит к разнобою в аналитике. Третья — ввод документов задним числом без перепроведения последующих документов: себестоимость списаний при этом рассчитывается от устаревших остатков.
Отдельная группа проблем связана с единицами измерения и округлением: если приемка велась в коробках, а отпуск — в штуках без корректной настройки упаковок, в остатках появляются «хвосты» из дробных количеств и копеечных сумм. Такие остатки приходится вычищать вручную корректировками.
Границы самостоятельной работы и когда нужен специалист
Типовые операции — поступление, перемещение, списание, инвентаризация — бухгалтер может вести самостоятельно после базовой настройки. Обращение к специалисту по 1С оправдано при переходе на новую конфигурацию, переносе остатков из другой программы, настройке обмена с торговым оборудованием или при массовых ошибках в себестоимости, причины которых не удается найти стандартными отчетами.
Перед любыми массовыми изменениями — групповой обработкой документов, изменением учетной политики, сверткой базы — обязательно создавайте резервную копию информационной базы. Восстановить данные после неудачной обработки без копии невозможно.
Что важно запомнить
Корректный учет ТМЦ в 1С начинается с настройки видов номенклатуры, счетов учета и складов. Все движения оформляются документами, недостачи — только через инвентаризацию и счет 94, а остатки регулярно сверяются с отчетами на предмет отрицательных значений.
Часто задаваемые вопросы
На какой счет ставить товары, купленные для перепродажи?
Товары, приобретенные для перепродажи без переработки, учитываются на счете 41 «Товары». Материалы, которые пойдут в производство или на хозяйственные нужды, — на счете 10. Критерий выбора — назначение ценности, а не ее физическая природа: одна и та же позиция может быть товаром у продавца и материалом у покупателя-производителя.
Что делать, если в остатках появились отрицательные количества?
Сформируйте «Ведомость по товарам на складах» по проблемной позиции и найдите момент, когда остаток ушел в минус. Обычно причина — списание, проведенное раньше поступления по времени, или отсутствующий документ поступления. Введите недостающий документ или скорректируйте дату, затем перепроведите последующие документы по этой позиции, чтобы себестоимость пересчиталась.
Можно ли изменить способ оценки МПЗ в середине года?
Нет. Способ оценки (ФИФО или по средней) — элемент учетной политики, который применяется в течение всего отчетного года. Изменение возможно только с начала следующего года с отражением в приказе об учетной политике. Проверьте соответствие настройки в программе и в приказе до начала работы.
Как оформить передачу материалов между своими складами?
Используйте документ «Перемещение товаров» из раздела «Склад». Укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте позиции и проведите документ. Проводки изменят только складскую аналитику, общая стоимость по счету учета не изменится, затратные счета не требуются.
Нужно ли проводить инвентаризацию в программе, если фактические остатки совпали с учетными?
Да, документ «Инвентаризация товаров» стоит оформить даже при полном совпадении: он фиксирует факт проверки и служит основанием для бухгалтерских регистров. При отсутствии расхождений документы оприходования и списания на его основании просто не создаются.
Как списать испорченные материалы?
Сначала оформите инвентаризацию, зафиксировав факт порчи, затем создайте «Списание товаров» на основании инвентаризации. Сумма пройдет через счет 94 и далее — на виновных лиц (счет 73) или на прочие расходы (91.02) по решению руководителя. Обязательно приложите акт о порче и приказ — без них расходы в налоговом учете могут не признать.