Как учитывать расчеты с самозанятыми в 1С

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) отличается от расчетов с обычными контрагентами: у самозанятого нет обязанности выставлять акты и накладные, а ключевым закрывающим документом является чек из приложения «Мой налог». В 1С это требует отдельной настройки карточки контрагента, корректного оформления договора и контроля наличия чека до момента оплаты или сразу после нее.

Главный риск при расчетах с самозанятыми — переквалификация отношений в трудовые и отказ налоговой в признании расходов из-за отсутствия чека. Поэтому учет в 1С нужно строить так, чтобы каждая выплата была привязана к договору, акту оказанных услуг и чеку НПД, а статус самозанятого проверялся на дату каждой выплаты.

Ниже — практический порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0): от создания контрагента до проверки чеков и отражения расходов в налоговом учете.

Проверка статуса самозанятого перед началом работы

До заключения договора и первой оплаты убедитесь, что физическое лицо действительно зарегистрировано как плательщик НПД. Это делается через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН — сервис выдает справку о постановке на учет, которую стоит сохранить в деле.

В свежих релизах 1С:Бухгалтерии доступна проверка статуса самозанятого прямо из карточки контрагента или документа: программа обращается к сервису ФНС и показывает результат проверки с датой. Если ваш релиз старый и такой функции нет, проверяйте вручную на сайте ФНС и прикладывайте PDF-справку к договору.

Проверку нужно повторять на дату каждой выплаты, а не только при старте сотрудничества: самозанятый может сняться с учета или превысить лимит дохода (2,4 млн рублей в год), после чего теряет право на НПД. Оплата человеку, уже утратившему статус, создает риск доначисления НДФЛ и взносов.

Настройка карточки контрагента и договора

Самозанятый создается в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо. Заполните ФИО, ИНН (обязательно — без него невозможно проверить статус и принять чек), при наличии — адрес и банковские реквизиты для безналичной оплаты. Поле «КПП» остается пустым, его у физических лиц нет.

Договор создается с видом «С покупателем»/«С поставщиком» в зависимости от роли, но по сути это договор гражданско-правового характера (оказания услуг, выполнения работ). В тексте договора зафиксируйте, что исполнитель является плательщиком НПД, обязуется предоставлять чек из «Мой налог» и самостоятельно уплачивать налог. Такая формулировка защищает заказчика при спорах.

НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятому не начисляются — при условии, что он действующий плательщик НПД и предоставил чек. В 1С:ЗУП такие выплаты вообще не заводятся как начисления физлицу, весь учет ведется через бухгалтерию по расчетам с поставщиками.

Оформление поступления услуг от самозанятого

Услуги самозанятого отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В документе указывается контрагент-физлицо, договор, номенклатура с типом «Услуга» и сумма. НДС в документе не выделяется — самозанятые НДС не платят (кроме импортных операций).

Счета учета подставляются стандартные: расчеты — 60.01 или 76.05 (в зависимости от принятой в учетной политике схемы), затратный счет — по характеру услуги (26, 44, 20, 08.03 для работ по основным средствам и т.д.). Проверьте, чтобы счет затрат соответствовал экономическому смыслу услуги: от этого зависит корректность себестоимости и налогового учета.

Акт оказанных услуг самозанятый подписывать не обязан по закону, но для внутренней безопасности компании акт лучше оформлять и подписывать: он подтверждает факт и объем оказанных услуг. В 1С акт печатается прямо из документа поступления.

1. 1
   Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на текущую дату
2. 2
   Создайте документ «Поступление: услуги (акт)» с контрагентом-физлицом и договором ГПХ
3. 3
   Проверьте счета учета: 60.01/76.05 и корректный счет затрат
4. 4
   Распечатайте и подпишите акт оказанных услуг
5. 5
   Получите чек из «Мой налог» и сверьте сумму, дату и реквизиты
6. 6
   Прикрепите чек к документу через «Присоединенные файлы»

Контроль чеков из «Мой налог»

Чек из приложения «Мой налог» — обязательный документ, подтверждающий расходы. Без него налоговая может отказать в признании затрат и в вычете (если речь об УСН или налоге на прибыль). Чек должен содержать наименование услуги, сумму, дату, ИНН самозанятого и уникальный номер чека ФНС.

Действующий порядок: самозанятый формирует чек в момент получения оплаты (при безналичном расчете с юрлицом — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты, но лучшая практика — сразу). Чек передается заказчику в электронном виде или на бумаге. Подлинность чека проверяется по QR-коду или по номеру на сайте ФНС.

В 1С чек удобно хранить как присоединенный файл к документу поступления или оплаты. Часть организаций ведет дополнительный регистр или простую таблицу соответствия «документ оплаты — номер чека», чтобы при проверке быстро показать полный комплект. Сверяйте сумму чека с суммой оплаты: расхождения — частая причина вопросов.

Оплата самозанятому и банковские документы

Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». В назначении платежа корректно указывать: «Оплата по договору № … от … за услуги …, НДС не облагается». Упоминание того, что исполнитель — плательщик НПД, не обязательно, но не возбраняется.

Платить можно как на карту/счет самозанятого, так и наличными (с оформлением расходного кассового ордера). Безналичный расчет предпочтительнее: банковская выписка дополнительно подтверждает факт оплаты конкретному человеку. Дробить одну услугу на несколько чеков и платежей без деловой цели не стоит — это привлекает внимание.

После проведения оплаты сверьте взаиморасчеты: отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовая ведомость по 60/76 счету не должна показывать зависших авансов или кредиторки по самозанятым, если услуги оказаны и оплачены. Зависшие суммы — сигнал незакрытого документа поступления или двойной оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус самозанятого на дату оплаты

Норма

Сервис ФНС подтверждает постановку на учет НПД

Тревожный признак

Статус отсутствует или снят с учета — выплату нельзя проводить как НПД

Чек из «Мой налог»

Норма

Сумма и наименование совпадают с актом, чек пробивается по QR-коду

Тревожный признак

Чек не открывается, сумма отличается или чек отменен

Взаиморасчеты в 1С

Норма

По контрагенту нет сальдо после поступления и оплаты

Тревожный признак

Висит аванс или долг — не закрыт документ или дубль оплаты

Налоговый учет расходов и отчетность

На ОСНО расходы на услуги самозанятых признаются в налоге на прибыль при наличии акта и чека. На УСН «доходы минус расходы» — после фактической оплаты и получения чека. В 1С закрытие месяца и расчет налога выполняются штатно, специальных операций для НПД не требуется: вся специфика — в комплектности первичных документов.

В отчетность 6-НДФЛ и РСВ выплаты самозанятым не попадают, поскольку налоговым агентом заказчик не является. Если в 1С:ЗУП самозанятый ошибочно заведен как физлицо-получатель дохода, проверьте, что по нему не формируются облагаемые выплаты — иначе отчеты исказятся.

Храните комплект по каждому самозанятому: договор, справку о статусе НПД на даты выплат, акты, чеки, платежные поручения. Срок хранения налоговых документов — не менее пяти лет. Электронные чеки храните вместе с подтверждением их подлинности (например, скриншотом или выпиской проверки).

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?

Нет, если исполнитель — действующий плательщик НПД и предоставил чек. Налог (4% при оплате от физлиц, 6% — от юрлиц и ИП) он уплачивает самостоятельно через «Мой налог». Исключение — утрата статуса или превышение лимита дохода: тогда выплата облагается по общим правилам.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек письменно и приостановите следующие оплаты до его получения. Если чек так и не предоставлен, расходы по этой выплате безопаснее не признавать в налоговом учете, а при невозможности получить чек — рассмотреть вариант удержания НДФЛ как с выплаты обычному физлицу.

Можно ли работать с самозанятым без договора?

Формально чек подтверждает доход самозанятого, но для заказчика отсутствие договора ослабляет позицию: не зафиксированы предмет, объем и стоимость услуг. Для разовых мелких услуг некоторые ограничиваются актом и чеком, но при регулярных выплатах договор обязателен для защиты от переквалификации в трудовые отношения.

Как отразить в 1С, если самозанятый одновременно является ИП?

Уточните, в каком статусе он оказывает конкретную услугу. Если как ИП на НПД — порядок тот же: чек из «Мой налог», без НДС и НДФЛ. Если как ИП на другом режиме — оформляйте по правилам для ИП: счет-фактура или УПД при работе с НДС, данные ИП в документах. В карточке контрагента выбирайте соответствующий вид.

Признает ли налоговая расходы, если чек сформирован позже даты оплаты?

Для расчетов с юрлицами самозанятый обязан сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем получения оплаты. Чек в этот срок считается оформленным корректно. Если чек сформирован позже или отменен, это повод запросить у исполнителя пояснения и корректный документ.

Нужно ли показывать самозанятого в отчетности по персоналу?

Нет. Самозанятый не является работником и не включается в 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и статистическую отчетность по кадрам. Все расчеты отражаются только в бухгалтерском и налоговом учете как расчеты с контрагентом.