Учет и Финансы · 10 мин
Как учитывать печать организации в 1С
Как учесть печать организации в 1С: на каком счёте отражать расходы на изготовление, как вести журнал учёта печатей, оформлять списание и уничтожение.
Вопрос учёта печати в 1С возникает у бухгалтеров в двух ситуациях: когда нужно отразить расходы на изготовление печати и когда требуется организовать внутренний контроль за хранением и использованием печатей и штампов. Это разные задачи, и решаются они по-разному: первая — стандартными документами поступления и списания, вторая — регистрами сведений, дополнительными сведениями или простейшими доработками конфигурации.
Поскольку обязательность круглой печати для большинства организаций отменена, многие компании ограничиваются одной печатью или работают вообще без неё. Тем не менее, если печать изготовлена, она представляет ценность с точки зрения внутреннего контроля: оттиск заверяет документы, а значит, доступ к печати нужно фиксировать и ограничивать. Ниже разберём оба аспекта — бухгалтерский учёт затрат и организацию учёта самих печатей как объектов контроля.
На какой счёт отнести расходы на изготовление печати
Печать — недорогой расходный инструмент, срок полезного использования которого обычно не превышает 12 месяцев, а стоимость невелика. Поэтому в основные средства её не принимают: по критериям ФСБУ 6/2020 объект с такой стоимостью и сроком под определение ОС не подпадает, а лимит стоимости для ОС организация в любом случае устанавливает выше цены печати.
На практике применяют два подхода. Первый — списать стоимость изготовления сразу на расходы: счёт 26 «Общехозяйственные расходы» для большинства организаций, 44 «Расходы на продажу» для торговых компаний, 20 или 25 — если учётная политика предусматривает такое распределение. Второй — отразить печать как материал на счёте 10 (субсчёт по усмотрению учётной политики) с последующим списанием документом «Требование-накладная». Оба варианта допустимы, главное — закрепить выбранный порядок в учётной политике и применять его последовательно.
Как оформить поступление услуги по изготовлению печати
В 1С:Бухгалтерии 8 изготовление печати — это услуга стороннего контрагента. Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В табличной части укажите номенклатуру с видом «Услуга», например «Изготовление печати организации», количество, цену и счёт затрат со статьёй затрат (например, «Прочие затраты» или специально созданная «Расходы на печати и штампы»).
Если поставщик работает с НДС, проверьте корректность выделения налога и зарегистрируйте счёт-фактуру в том же документе. Если изготовитель — «упрощенец» без НДС, убедитесь, что ставка указана «Без НДС», иначе программа сформирует лишние проводки.
После проведения проверьте движения документа по кнопке «Дт/Кт»: должна сформироваться проводка Дт 26 (44, 10) — Кт 60.01 на стоимость услуги. Если вместо счёта затрат подставился счёт 97 «Расходы будущих периодов» или иной непредусмотренный счёт, скорректируйте счёт учёта в табличной части до проведения.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги (акт)»
- 2Укажите контрагента-изготовителя и договор
- 3Добавьте номенклатуру «Изготовление печати» с видом «Услуга»
- 4Установите счёт затрат 26/44 и статью затрат
- 5Проверьте НДС и зарегистрируйте счёт-фактуру при наличии
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Забалансовый учёт печатей как объектов контроля
Даже списав стоимость печати на расходы, организация сохраняет интерес к контролю за самим объектом: печать может быть утеряна, похищена или использована не по назначению. Для этого применяют забалансовый учёт — аналогично тому, как учитывают бланки строгой отчётности или арендованные основные средства.
В 1С:Бухгалтерии можно использовать один из свободных забалансовых счетов плана счетов (например, добавить собственный забалансовый счёт «Печати и штампы», если конфигурация позволяет расширять план счетов, либо использовать существующий неиспользуемый забалансовый счёт). Оприходование оформляется документом «Операция, введённая вручную» в условной оценке — например, по 1 рублю за единицу или по фактической стоимости изготовления. Проводка затрагивает только забалансовый счёт без корреспонденции.
Условная оценка удобна тем, что не влияет на налоговый и бухгалтерский результат, но позволяет видеть количество и состав печатей в оборотно-сальдовой ведомости по забалансовому счёту. При выбытии — износ, утеря, уничтожение — делается обратная запись по тому же счёту.
Журнал учёта печатей и штампов средствами 1С
Внутренний журнал учёта печатей фиксирует: наименование печати, дату изготовления, номер документа-основания, ответственное лицо, место хранения и дату выбытия. В типовой 1С:Бухгалтерии нет готового журнала печатей, но задачу можно решить без доработок.
Самый простой вариант — завести в справочнике «Номенклатура» или «Основные средства» (не принимая к учёту как ОС) отдельные элементы для каждой печати и хранить реквизиты в дополнительных сведениях: «Дата изготовления», «Ответственный», «Место хранения». Дополнительные сведения включаются в разделе «Администрирование» — «Общие настройки» — «Дополнительные реквизиты и сведения».
Более строгий вариант — журнал выдачи: при каждой передаче печати другому сотруднику оформляется операция вручную по забалансовому счёту с аналитикой по сотрудникам (если субконто «Сотрудники» добавлено к забалансовому счёту) или служебная записка вне системы с отражением итогов в 1С. Выбор зависит от того, сколько печатей в компании и насколько формализован внутренний контроль.
Сравнение вариантов учёта
Подходит для единичной печати небольшой стоимости. Минус: объект исчезает из учёта, контроль только вне системы.
Удобно при регулярных закупках штампов и печатей. Требует документа списания и закрепления в учётной политике.
Максимальный контроль: стоимость списана, объект учитывается забалансово. Требует аккуратной настройки и дисциплины при выбытии.
Как оформить списание и уничтожение печати
При износе клише, смене реквизитов организации или утере печать подлежит выбытию. Внутри компании это оформляется актом об уничтожении (или списании) печати с подписями комиссии. Форма акта законодательно не установлена — разработайте её сами и утвердите в учётной политике или отдельным приказом.
В 1С выбытие отражается в зависимости от выбранного способа учёта. Если печать была списана на расходы сразу — бухгалтерских проводок при уничтожении не будет, достаточно акта и записи в журнале. Если велся забалансовый учёт — сделайте «Операцию, введённую вручную» со списанием условной стоимости с забалансового счёта. Если печать числилась на счёте 10 (редкий случай, когда списание ещё не выполнено) — оформите «Требование-накладную» на счёт затрат.
При утере печати рекомендуется дополнительно зафиксировать факт служебной запиской и, при риске misuse, уведомить контрагентов о недействительности оттиска. Это защищает компанию от оспаривания документов, подписанных после утраты.
Проверка результата и контрольные точки
После оформления всех операций убедитесь, что учёт согласован. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту затрат за период поступления — сумма за изготовление должна пройти по выбранной статье. Если вёлся забалансовый учёт, ОСВ по забалансовому счёту должна показывать количество действующих печатей.
При закрытии месяца проверьте, что счёт 26 или 44 закрылся без остатков и ошибок. Если закрытие месяца выдаёт предупреждение по статье затрат — чаще всего причина в неверно указанном виде расхода или отсутствии аналитики, обязательной для этой статьи.
Как проверить результат
Дт 26/44 — Кт 60.01 на сумму услуги, НДС выделен корректно
Счёт 97, пустая статья затрат или лишний НДС у поставщика без НДС
Количество и оценка соответствуют журналу учёта печатей
Остаток есть, а печать уничтожена, или наоборот
Счёт затрат закрыт без ошибок и остатков
Предупреждения по статье затрат, незакрытые суммы
Частые вопросы
Обязательно ли учитывать печать на забалансовом счёте?
Нет, законодательство этого не требует. Забалансовый учёт — инструмент внутреннего контроля, который организация вводит добровольно. Для компании с одной печатью у директора достаточно журнала учёта; забаланс оправдан при нескольких печатях, филиалах или частой передаче между сотрудниками.
Можно ли отнести стоимость печати на расходы в налоговом учёте?
Да, расходы на изготовление печати экономически обоснованы и связаны с деятельностью организации, поэтому учитываются как прочие расходы при наличии подтверждающих документов — акта или УПД от изготовителя.
Что делать, если печать изготовлена, но организация отказалась от её использования?
Расходы на изготовление всё равно признаются — услуга оказана. Саму печать следует уничтожить по акту, чтобы исключить риск несанкционированного использования оттиска, и зафиксировать выбытие в журнале учёта.
Как учесть печати при реорганизации или смене наименования?
Старые печати с прежними реквизитами уничтожаются по акту комиссии, в 1С делается запись о выбытии с забалансового счёта или отметка в журнале. Новые печати оформляются стандартно: поступление услуги по изготовлению и оприходование в учёт.
Нужна ли отдельная доработка конфигурации для учёта печатей?
В большинстве случаев нет: достаточно операций вручную, забалансового счёта и дополнительных сведений. Доработка (отдельный регистр сведений и журнал) оправдана только в крупных структурах с десятками печатей и формализованным документооборотом.
Что важно запомнить
Изготовление печати отражается как услуга со списанием на счёт затрат по учётной политике, а сама печать при необходимости контролируется забалансово или через журнал. Выбытие оформляйте актом и зеркальной записью в учёте. Закрепите выбранный порядок в учётной политике и проверяйте проводки до закрытия периода.