Как учитывать чек от самозанятого в 1С

Компании и ИП всё чаще оплачивают услуги и работы самозанятым — плательщикам налога на профессиональный доход (НПД). Для бухгалтера это создаёт нестандартную ситуацию: контрагент не является ни юрлицом, ни обычным ИП, счёта-фактуры и накладные он не выставляет, а подтверждающим документом служит чек из приложения «Мой налог». В 1С такие операции отражаются штатными документами, но с рядом особенностей.

Главное правило: чек самозанятого — это первичный документ, на основании которого расход принимается в бухгалтерском и налоговом учёте. Без чека (или с чеком, который не проходит проверку) расход нельзя признать, а выплаченная сумма может быть переквалифицирована налоговой в доход физического лица с доначислением НДФЛ и взносов.

Ниже разобрано, как проверить чек, как завести контрагента, каким документом оформить поступление услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3, какие проводки получатся и какие ошибки встречаются чаще всего. Материал ориентирован на типовую конфигурацию, но логика применима и к управленческим решениям.

Проверка чека и статуса контрагента до оплаты

До того как отражать расход, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Статус самозанятого проверяется по ИНН через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход». Скриншот или распечатку результата проверки на дату оплаты разумно хранить вместе с договором — это защищает компанию, если позже выяснится, что исполнитель утратил статус.

Чек из приложения «Мой налог» должен содержать наименование услуги, сумму, дату, ИНН самозанятого, а также ИНН и наименование покупателя (вашей организации). Если чек выписан «на физлицо» или в нём не указан ваш ИНН, такой документ не подтверждает расход компании.

Каждый чек можно дополнительно проверить по QR-коду или на сайте ФНС по уникальному номеру. Поддельный или отменённый чек — прямой риск снятия расхода при проверке.

Контрольные точки

Как проверить чек самозанятого

Статус исполнителя по ИНН в сервисе ФНС

Норма

Статус «плательщик НПД» действителен на дату операции

Тревожный признак

Статус отсутствует или утрачен — расход под вопросом

Реквизиты покупателя в чеке

Норма

Указаны наименование и ИНН вашей организации

Тревожный признак

Чек выписан на физлицо или без ИНН покупателя

Проверка чека по QR-коду или номеру

Норма

Чек находится в базе ФНС и не отменён

Тревожный признак

Чек не найден или аннулирован

Регистрация самозанятого в справочнике контрагентов

В 1С:Бухгалтерии самозанятого заводят в справочник «Контрагенты» с видом контрагента «Физическое лицо». Это принципиально: если ошибочно создать его как юридическое лицо или ИП, программа будет ждать иные документы и некорректно построит отчётность.

Заполните ФИО, ИНН и при необходимости адрес. Поле «КПП» у физлица не заполняется. Если с самозанятым заключён договор ГПХ, создайте его в карточке контрагента на закладке «Договоры» с видом «С покупателем»/«С поставщиком» в зависимости от роли — для услуг это договор с поставщиком.

Если оплату получает тот же человек, что уже есть в справочнике «Физические лица» (например, бывший сотрудник), свяжите контрагента с существующим физлицом, чтобы не плодить дубли.

Отражение поступления услуг от самозанятого

Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В шапке укажите контрагента-физлицо и договор, в табличной части — номенклатуру услуги, сумму и счёт затрат (20, 25, 26, 44 и т.д. по характеру расхода).

НДС в документе не выделяется: плательщики НПД не являются плательщиками НДС. В поле «% НДС» выберите «Без НДС». Счёт-фактуру не регистрируйте — самозанятый его не выставляет, и в книге покупок такой операции быть не должно.

В поле «Номер» и «от» укажите реквизиты чека из «Мой налог» (номер чека и дату его формирования). Сам чек приложите к документу как файл через кнопку прикрепления или храните в бумажной папке с расшифровкой в комментарии.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН и корректность чека
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН
3. 3
   Оформите «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)», НДС — «Без НДС»
4. 4
   В реквизитах документа укажите номер и дату чека, приложите файл чека
5. 5
   Зарегистрируйте оплату документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Оплата поставщику»
6. 6
   Проверьте проводки и попадание суммы в расходы по налогу на прибыль/УСН

Проводки и налоговый учёт

При поступлении услуг формируется проводка Дт 20 (26, 44 и др.) — Кт 60.01 на сумму чека. Оплата отражается проводкой Дт 60.01 — Кт 51. Если работаете по предоплате, используйте счёт 60.02 с последующим зачётом аванса.

В налоговом учёте расход принимается в общем порядке: для ОСНО — в составе прочих или прямых расходов, для УСН «доходы минус расходы» — после фактической оплаты. Убедитесь, что в номенклатуре услуги корректно настроена статья затрат и её принятие в НУ, иначе сумма не попадёт в декларацию.

НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятому не начисляются — налог со своего дохода он платит сам через «Мой налог». Поэтому такие выплаты не включаются в 6-НДФЛ и РСВ. Исключение — ситуация, когда чек не сформирован: тогда выплата считается доходом обычного физлица, и налоговый агент обязан удержать НДФЛ и начислить взносы.

Оплата и особенные сценарии

Оплату оформляйте документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» на контрагента-физлицо. Назначение платежа сформулируйте с указанием договора и пометкой «НДС не облагается», чтобы у банка и налоговой не возникало вопросов.

Оплата наличными или картой сотрудника

Если сотрудник оплатил самозанятому из своих средств, расход проводится через подотчёт: выдайте аванс (Дт 71), затем оформите «Авансовый отчёт» с приложением чека. Чек при этом всё равно должен быть выписан на организацию, а не на сотрудника.

Работы, а не услуги

Если самозанятый выполняет работы (ремонт, монтаж), используйте тот же документ «Поступление» с видом «Услуги (акт)» — для целей учёта разницы нет, но в договоре и чеке корректно называйте предмет: «работы по…», а не «услуги».

Как проверить результат и где искать ошибки

После проведения документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 с отбором по контрагенту: сальдо должно закрыться, если поступление и оплата совпадают по сумме. Задолженность, которая «висит» месяцами, обычно означает, что оплата прошла на другой договор или другого контрагента-дубля.

Проверьте попадание расхода в налоговый учёт: сформируйте анализ счёта затрат с детализацией «НУ» или регистр расходов УСН. Если сумма есть в БУ, но отсутствует в НУ, причина почти всегда в настройке статьи затрат номенклатуры.

Наконец, сверьте папку «чеки самозанятых» с реестром документов поступления: каждому документу должен соответствовать чек с корректными реквизитами. Эта сверка занимает минуты, но при выездной проверке экономит недели переписки.

Частые вопросы

Можно ли принять расход, если договор с самозанятым не заключён?

Да, чек из «Мой налог» сам по себе является первичным документом и подтверждает расход. Но при регулярных выплатах или существенных суммах письменный договор снижает риск претензий о подмене трудовых отношений, поэтому его лучше оформить.

Что делать, если самозанятый не прислал чек, а деньги уже перечислены?

Запросите чек и не отражайте расход в налоговом учёте до его получения. Если чек так и не предоставлен, выплата считается доходом физического лица: организация как налоговый агент должна удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Практичнее включить обязанность прислать чек в договор с условием об удержании суммы налога.

Нужно ли показывать выплаты самозанятому в 6-НДФЛ?

Нет, если исполнитель действительно плательщик НПД и сформировал чек. Он сам декларирует доход через приложение «Мой налог». В 6-НДФЛ и РСВ такие выплаты не включаются.

Как отразить покупку товара у самозанятого?

Используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары (накладная)»: Дт 41 — Кт 60.01. НДС также не выделяется. Учтите, что самозанятый вправе продавать только товары собственного изготовления — перепродажа чужих товаров под НПД не подпадает.

Чем рискует компания, если оформляет бывшего сотрудника как самозанятого?

Выплаты бывшим работодателям не облагаются НПД в течение двух лет после увольнения. Если нарушение выявят, доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф, а отношения могут признать трудовыми со всеми последствиями. Такую схему применять нельзя.

Можно ли оплатить самозанятому с расчётного счёта ИП на УСН?

Да, порядок тот же: чек на ИП, поступление услуг без НДС, оплата поставщику. Для УСН «доходы минус расходы» расход признаётся после оплаты при наличии корректного чека.