Учет и Финансы · 11 мин
Как учесть услуги самозанятых в 1С
Как отразить услуги самозанятого в 1С: заведение контрагента, документы покупки, проверка чека из «Мой налог», учёт расходов и типичные ошибки бухгалтеров.
Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход, НПД) — удобные подрядчики: компания не платит за них страховые взносы и не удерживает НДФЛ. Но именно из-за особого статуса у бухгалтеров возникают вопросы: как завести такого контрагента в 1С, каким документом оформить услугу, что делать с чеком из приложения «Мой налог» и как избежать претензий налоговой о переквалификации договора в трудовой.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Комплексная автоматизация / ERP работа с самозанятыми реализована через обычные документы покупки услуг с корректным заполнением карточки контрагента и договора. Ключевые моменты — правильный тип договора, признак «не является сотрудником» и хранение чека НПД как подтверждающего документа.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до отражения расходов в налоговом учёте и закрывающих документов. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям.
Проверка статуса самозанятого до начала работы
Прежде чем заводить исполнителя в базе и перечислять оплату, убедитесь, что он действительно применяет НПД. Проверка выполняется через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН физического лица. Сервис показывает, действует ли спецрежим на конкретную дату.
Результат проверки сохраните в PDF или распечатайте и приложите к договору — это защитит компанию, если статус исполнителя впоследствии аннулируют задним числом. Проверку рекомендуется повторять на дату каждой существенной оплаты, особенно при долгосрочных договорах.
Отдельно проверьте ограничения режима НПД: самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Нарушение этого правила грозит доначислением взносов и НДФЛ уже вашей компании.
Заведение контрагента-самозанятого в 1С
В справочнике «Контрагенты» создайте новый элемент с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен, так как совпадает с ИНН физлица), при наличии — СНИЛС и адрес. Организационно-правовую форму и КПП не заполняйте — у физических лиц их нет.
Если в вашей конфигурации в карточке физлица есть признак, связанный с самозанятостью или отсутствием статуса ИП, проверьте его корректность: важно, чтобы программа не рассматривала контрагента как предпринимателя и не требовала реквизиты ИП. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии взаиморасчёты с такими контрагентами ведутся штатно, без доработок.
Договор с самозанятым создайте с видом «С поставщиком». Валюта — рубли, порядок оплаты — по факту акта или авансом, как договоритесь. Никаких специальных видов договора «с самозанятым» в типовой поставке нет — вся специфика обеспечивается документами и отсутствием налоговых начислений.
Отражение услуги документом поступления
Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор, дату акта и добавьте строку с номенклатурой вида «Услуга». В колонке счёта учёта укажите счёт затрат: 26, 44, 20, 25 или 08 — в зависимости от назначения услуги.
Ставку НДС установите «Без НДС»: плательщики НПД не начисляют НДС и не выставляют счета-фактуры. Если оставить ставку 20%, программа сформирует входящий НДС, который принять к вычету нельзя, — это одна из самых частых ошибок.
Проводки документ сформирует стандартные: Дт счёта затрат — Кт 60.01 (или 76.05, если вы настроили иной счёт расчётов с прочими контрагентами). Проверьте аналитику счёта затрат: подразделение, статья затрат, для налогового учёта — вид расхода, чтобы сумма корректно попала в расходы по налогу на прибыль или УСН.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С поставщиком»
- 3Получите от исполнителя акт и чек из «Мой налог»
- 4Оформите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», НДС — «Без НДС»
- 5Проверьте проводки и счёт затрат, вложите скан чека в документ
- 6Оплатите по реквизитам из договора документом «Списание с расчётного счёта»
Чек из «Мой налог» и комплект документов
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — обязательный документ. Именно он подтверждает, что исполнитель уплатил налог с вашего платежа. Без чека налоговая может отказать в признании расхода, даже если есть договор и акт.
Чек приходит на email, в мессенджер или передаётся по ссылке/QR-коду. Проверьте реквизиты в чеке: наименование вашей организации, ИНН, сумма, дата и предмет услуги должны совпадать с договором и актом. Если самозанятый сформировал чек на физлицо вместо организации — потребуйте аннулировать его и выставить корректный.
Полный комплект для обоснования расхода: договор, акт оказанных услуг, чек НПД, платёжное поручение и сохранённый результат проверки статуса. В 1С сканы чека и акта удобно прикреплять к документу поступления через механизм присоединённых файлов — тогда при выгрузке по требованию ФНС весь пакет собирается из базы.
Оплата и взаиморасчёты
Оплата оформляется стандартным «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Реквизиты для перевода самозанятый указывает в договоре — обычно это банковская карта или счёт физлица. Переводы на карту «Мир» или по номеру телефона через СБП допустимы, главное — чтобы получатель совпадал с контрагентом по договору.
НДФЛ и страховые взносы с оплаты не начисляйте и в документе никак не отражайте — это зона ответственности самого самозанятого, он платит НПД самостоятельно. Если программа где-то предлагает удержать налог (например, при ошибочном использовании документа «Начисление зарплаты» или договоров подряда в ЗУП) — это признак неправильно выбранного инструмента учёта.
Взаиморасчёты контролируйте по счёту 60.01/60.02 (авансы) в разрезе контрагента и договора. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 с отбором по самозанятому покажет незакрытые авансы и задолженность — сверяйтесь перед годовой отчётностью.
Особые сценарии: аванс, частичная оплата, возврат
Аванс самозанятому
Предоплата допустима и отражается обычным списанием с расчётного счёта с зачётом аванса при поступлении услуги. Нюанс: чек «Мой налог» самозанятый обязан сформировать в момент получения денег, то есть чек появится раньше акта. Это нормально — дата чека и дата акта могут не совпадать.
Расчёты наличными
Оплата наличными через кассу организации оформляется расходным кассовым ордером. Самозанятый в этом случае формирует чек на расчёт наличными. Следите, чтобы сумма РКО совпадала с суммой чека.
Возврат и аннулирование чека
Если услугу отменили или сумму переплатили, самозанятый аннулирует чек в «Мой налог» и возвращает деньги. В 1С возврат отражается документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика». Следите, чтобы аннулированный чек не остался в присоединённых файлах как основание расхода.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 60.01, НДС отсутствует
Есть Дт 19 — ошибочно выделен входящий НДС
Реквизиты вашей организации, сумма и предмет совпадают с актом
Чек на физлицо, другая сумма или чек отсутствует
Задолженность закрыта актом или висит корректный аванс
Дебет и кредит не свёрнуты по одному договору
Самозанятый отсутствует в базе начислений
Контрагент попал в персучёт как застрахованное лицо
Налоговый учёт расходов и отчётность
Для организаций на ОСНО расходы на услуги самозанятых принимаются в состав прочих или прямых расходов по общим правилам — при наличии договора, акта и чека. Для УСН «доходы минус расходы» расход признаётся после оплаты, комплект документов тот же.
В декларации по налогу на прибыль суммы отразятся автоматически по данным счёта затрат. В справках 6-НДФЛ и расчёте по страховым взносам самозанятые не фигурируют — если вы не завели их как сотрудников, в отчёты они не попадут.
Для ИП на УСН и патенте логика аналогична: оплата самозанятому — обычный расход на контрагента, подтверждаемый чеком НПД. Отдельных строк или кодов для таких расходов в отчётности нет.
Удобно выделить самозанятых в отдельную группу справочника «Контрагенты» (например, «Самозанятые (НПД)»). Это упрощает выборку для сверки, позволяет быстро собрать все договоры при запросе ФНС и снижает риск случайно оформить такому контрагенту документы с НДС.
FAQ: частые вопросы об учёте услуг самозанятых
Можно ли учесть расходы, если самозанятый не прислал чек, но есть акт и оплата?
Рискованно. Чек из «Мой налог» — ключевое подтверждение того, что исполнитель применяет НПД и уплатил налог. Без чека налоговая вправе снять расход и доначислить налог на прибыль или налог по УСН. Запросите чек повторно — самозанятый может сформировать его в приложении задним числом только в ограниченных случаях, поэтому требуйте чек сразу при оплате.
Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?
Нет. Плательщики НПД сами уплачивают налог со своих доходов, организация-заказчик не признаётся налоговым агентом. Если в 1С при оплате возникает предложение удержать НДФЛ — значит, операция оформлена неверно (например, через зарплатные документы), и её нужно переоформить как расчёты с поставщиком.
Что делать, если самозанятый оказался бывшим сотрудником компании?
Проверьте дату увольнения: до истечения двух лет после неё доходы от вашей компании не подпадают под НПД. Оплата таких услуг облагается НДФЛ и взносами как выплата по договору ГПХ. Безопасный вариант — оформить договор ГПХ с удержанием налогов либо дождаться окончания двухлетнего срока.
Как отразить услуги самозанятого, если организация на УСН «доходы»?
Расходы на налоговую базу не влияют, но документы всё равно оформляйте полностью: поступление услуги, акт, чек, оплата. Это нужно для корректного управленческого учёта, обоснования операций по расчётному счёту перед банком в рамках 115-ФЗ и возможной смены объекта налогообложения.
Может ли самозанятый работать с электронным актом через ЭДО?
Да, если у него есть возможность подписать документ. На практике чаще используют бумажный акт с подписью или скан, присланный по email, — при корректном оформлении переписки это допустимо. Чек «Мой налог» в любом случае существует только в электронном виде и хранится как PDF или ссылка.
Что будет, если статус НПД у исполнителя аннулировали после оплаты?
Если на дату оплаты статус действовал и у вас сохранён результат проверки с сайта ФНС и чек — расход обоснован, ответственность за утрату статуса несёт исполнитель. Поэтому фиксация проверки статуса на каждую существенную дату — обязательный элемент документооборота с самозанятыми.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором «С поставщиком», услуги оформляются поступлением услуг без НДС, НДФЛ и взносы не начисляются. Обязательный комплект: проверка статуса НПД, договор, акт, чек «Мой налог» и платёжка. Главные риски — отсутствие чека и переквалификация договора в трудовой.