Как убрать перерасход в авансовом отчете в 1С 8.3

Перерасход в авансовом отчете — ситуация, когда сотрудник потратил больше денег, чем получил под отчет, либо когда программа «видит» перерасход из-за ошибок в документах. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия) это проявляется двумя способами: либо отрицательное сальдо по сотруднику на счете 71 требует оформить выдачу перерасхода, либо программа выдает ошибку «Перерасход по авансовому отчету» при проведении документа.

Первый случай — нормальная хозяйственная ситуация: работник оплатил расходы из своих денег, и организация должна возместить ему разницу. Второй случай — учетная ошибка: например, авансовый отчет проведен раньше выдачи денег, выдача оформлена на другого сотрудника или суммы в документах не совпадают. Способ исправления зависит от того, какая из ситуаций у вас.

Ниже разобраны оба сценария: как законно оформить реальный перерасход и как найти и устранить ошибку учета, из-за которой программа блокирует проведение авансового отчета.

Как определить причину перерасхода

Прежде чем что-либо исправлять, нужно понять, откуда взялся перерасход. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 71 (раздел «Отчеты») с группировкой по сотрудникам за нужный период. Кредитовое сальдо по сотруднику означает, что организация должна ему деньги — это и есть перерасход.

Далее сформируйте «Карточку счета» 71 по конкретному сотруднику. Вы увидите хронологию: какие суммы выданы (по дебету) и какие списаны авансовыми отчетами (по кредиту). По этой карточке легко определить момент, где суммы расходятся.

Оформление реального перерасхода: выдача денег сотруднику

Если сотрудник действительно израсходовал больше, чем получил, убирать перерасход «обнулением» документа нельзя — это исказит учет и нарушит права работника. Правильный путь — возместить сотруднику разницу.

При выплате наличными создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника и сумму перерасхода. При выплате на карту используйте «Списание с расчетного счета» с тем же видом операции.

После проведения документа сформируйте ОСВ по счету 71: кредитовое сальдо по сотруднику должно закрыться. Если организация по каким-то причинам не возмещает перерасход, сальдо остается на счете 71 до момента выплаты — это нормальное состояние, а не ошибка.

1. 1
   Проверьте, что авансовый отчет проведен и сумма перерасхода подтверждена документами
2. 2
   Создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
3. 3
   Укажите сотрудника и сумму перерасхода, проведите документ
4. 4
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и убедитесь, что сальдо по сотруднику закрылось

Исправление ошибки «Перерасход по авансовому отчету» при проведении

Если программа отказывается проводить авансовый отчет и сообщает о перерасходе, значит, на дату документа по данным учета у сотрудника нет достаточного остатка подотчетных средств. Контроль остатков срабатывает, потому что программа сравнивает сумму отчета с остатком по счету 71 на момент проведения.

Проверка дат документов

Наиболее частая причина — авансовый отчет датирован раньше, чем выдача денег. Например, деньги выданы 15 числом, а отчет введен 10-м. Откройте карточку счета 71 по сотруднику и сравните даты. Исправьте дату авансового отчета на корректную (не раньше даты выдачи) либо, если ошибка в дате выдачи, откорректируйте кассовый документ.

Проверка сотрудника и суммы выдачи

Вторая типичная причина — выдача оформлена на другого сотрудника (например, деньги передали через коллегу, а в программе указали не того получателя) или сумма выдачи меньше фактической. Проверьте РКО и платежные документы: совпадает ли получатель и сумма с реальной операцией. При расхождении исправьте документ выдачи, а не авансовый отчет.

Непроведенные или удаленные документы

Если документ выдачи помечен на удаление или не проведен, остаток по сотруднику не формируется, и авансовый отчет «не видит» аванс. Найдите такие документы в журнале кассовых документов (они отображаются с соответствующей пометкой) и восстановите проведение либо введите выдачу заново.

Корректировка суммы в самом авансовом отчете

Иногда перерасход возникает из-за ошибки в самом отчете: завышена сумма по оправдательному документу, строка продублирована или включен документ, оплаченный безналично от организации. В этом случае исправлять нужно именно авансовый отчет.

Откройте документ, сверьте каждую строку с бумажными подтверждающими документами (чеками, БСО, актами). Удалите дубли, исправьте суммы, уберите расходы, оплаченные не сотрудником. После исправления перепроведите документ и проверьте сальдо по счету 71.

Если авансовый отчет находится в закрытом периоде, программа может запретить редактирование датой запрета изменения данных. В этом случае либо временно измените дату запрета (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»), либо оформляйте корректировку текущей датой через операцию, введенную вручную.

Проверка результата после исправлений

После любых корректировок обязательно проверьте итог. Сформируйте ОСВ по счету 71 за период: по сотруднику не должно быть необъясненных остатков. Если перерасход возмещен — сальдо нулевое. Если возмещение запланировано позже — кредитовое сальдо должно точно совпадать с суммой задолженности перед сотрудником.

Дополнительно полезно выполнить экспресс-проверку ведения учета (раздел «Отчеты» → «Экспресс-проверка ведения учета») — она выявит нарушения последовательности документов и типовые ошибки по расчетам с подотчетными лицами.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Сальдо нулевое или равно сумме невыплаченного возмещения

Тревожный признак

Остаток не совпадает с реальной задолженностью

Проведение авансового отчета

Норма

Документ проводится без сообщений о перерасходе

Тревожный признак

Программа снова выдает ошибку

Карточка счета 71

Норма

Выдачи и отчеты идут в правильной хронологии

Тревожный признак

Отчет стоит раньше выдачи, есть разрывы в суммах

Как предотвратить перерасход в будущем

Большинство ошибок с перерасходом возникает из-за нарушения порядка ввода документов. Введите правило: сначала оформляется выдача подотчетных средств, затем — авансовый отчет, причем даты должны соответствовать реальной последовательности операций.

Также помогает регулярная сверка расчетов с подотчетными лицами — ежемесячное формирование ОСВ по счету 71 позволяет обнаружить расхождения до того, как они заблокируют проведение документов. Если перерасходы у сотрудников возникают систематически, пересмотрите размеры выдаваемых авансов: возможно, лимиты не соответствуют реальным расходам.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто удалить авансовый отчет с перерасходом?

Удаление документа не решает проблему: расходы сотрудника останутся неучтенными, а подтверждающие документы — без отражения в учете. Если отчет ошибочен, исправьте его строки и суммы. Если перерасход реален, оформите возмещение сотруднику.

Почему программа пишет о перерасходе, хотя деньги сотруднику выдавали?

Чаще всего документ выдачи датирован позже авансового отчета, не проведен, помечен на удаление или оформлен на другого сотрудника. Откройте карточку счета 71 по сотруднику и проверьте наличие и корректность документа выдачи на дату отчета.

Как оформить перерасход, если деньги возмещают на карту сотрудника?

Создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» (или «Перечисление подотчетному лицу» — название зависит от релиза конфигурации). Укажите сотрудника, сумму и проведите документ.

Что делать, если перерасход обнаружен в прошлом закрытом периоде?

Если по периоду сдана отчетность, прямое редактирование документов может потребовать подачи уточненных деклараций. Безопасный вариант — оформить возмещение перерасхода текущей датой, не меняя документы прошлого периода. Перед любыми правками сделайте резервную копию базы.

Может ли сальдо по счету 71 оставаться кредитовым длительное время?

Да, если организация еще не возместила сотруднику перерасход, кредитовое сальдо отражает реальную задолженность перед работником. Это не ошибка учета, но затягивать выплату не стоит — задолженность перед персоналом должна погашаться в разумные сроки.