Как сверять акты сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С он формируется автоматически на основе данных учёта, но само формирование — только половина работы. Главная задача бухгалтера — правильно сверить данные своей базы с актом контрагента, найти и объяснить расхождения.

Расхождения при сверке возникают почти всегда: документы проведены в разных периодах, часть первички потерялась, оплата прошла, а счёт-фактура не зарегистрирована. Если подписать акт с расхождениями без разбора, компания рискует «потерять» дебиторку, признать лишний долг или получить проблемы при вычете НДС.

Ниже — практический порядок работы: как сформировать акт в 1С, как сопоставить его с актом контрагента, как искать причины расхождений и как оформить результат.

Как сформировать акт сверки в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки создаётся через раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами». Нажмите «Создать», укажите организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор. После заполнения шапки нажмите «Заполнить» — программа соберёт все документы расчётов за период: поступления, реализации, оплаты, возвраты, корректировки.

Перед заполнением убедитесь, что в базе проведены все документы за сверяемый период. Непроведённые документы в акт не попадут, и сальдо будет искажено. Полезно предварительно выполнить «Закрытие месяца» или хотя бы перепровести документы по расчётам с этим контрагентом.

В типовых конфигурациях акт можно сформировать по всем договорам сразу или по конкретному договору. Если с контрагентом несколько договоров в разных валютах или по разным направлениям, сверяйте каждый договор отдельно — так проще локализовать расхождение.

1. 1
   Проверьте, что все документы за период проведены
2. 2
   Откройте «Акты сверки расчётов с контрагентами» и создайте новый документ
3. 3
   Укажите организацию, контрагента, период и договор
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав попавших документов
5. 5
   Сравните итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76
6. 6
   Распечатайте или отправьте акт контрагенту

Подготовка: что проверить до начала сверки

До того как сравнивать акты, сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62 и 76 в разрезе контрагента и договора. Сальдо в акте должно совпадать с ОСВ копейка в копейку. Если не совпадает — в акт попали не все документы или часть расчётов висит на другом договоре/счёте.

Проверьте карточку контрагента: сверка по «дублю» контрагента (две карточки одной и той же компании) — частая причина фантомных расхождений. Если дубли есть, их нужно объединить до начала сверки, иначе часть долга останется «невидимой».

Также уточните у контрагента, в какой валюте и по какому договору он сверяет. Смешение рублёвых и валютных расчётов или нескольких договоров в одном акте делает сверку практически бессмысленной.

Как сопоставлять свой акт с актом контрагента

Основной приём — построчное сопоставление. Возьмите акт контрагента и для каждой строки найдите соответствующий документ в своей базе. Удобно выгрузить оба акта в Excel и сопоставить по номерам и суммам документов. Строки, которые есть в обоих актах, отмечайте как совпавшие.

Обратите внимание: в акте контрагента дебет и кредит зеркальны вашим. Ваша реализация — это его поступление, ваша оплата — его поступление денег. Итоговое сальдо должно совпадать по абсолютной величине, но с противоположным знаком.

После сопоставления останутся строки трёх типов: документы, которые есть только у вас; документы, которые есть только у контрагента; документы, которые есть у обеих сторон, но с разными суммами или датами. Каждая группа разбирается отдельно.

Типичные причины расхождений и как их устранять

Документы в пути и разница периодов

Самая частая ситуация: вы отгрузили товар 30 декабря, контрагент получил и оприходовал его в январе. Суммы итоговые совпадут, если сверять за более длинный период, но на дату сверки будет разница. Такие расхождения фиксируются в акте как «непроведённые на дату сверки» и не требуют исправлений в учёте.

Незарегистрированные оплаты

Оплата может «зависнуть», если платёж проведён на другой договор, другую организацию внутри группы компаний или не разнесён по счёту. Проверьте выписку банка за период и поиск платежа по сумме и назначению платежа. После корректного разнесения оплаты акт нужно перезаполнить.

Ошибки в первичных документах

Разные суммы по одному документу обычно означают, что одна из сторон внесла документ с ошибкой, либо была корректировка (возврат, скидка, изменение цены), которую вторая сторона не отразила. Запросите у контрагента его версию документа и сравните со своей. Исправления оформляются корректировочными документами, а не ручным изменением задним числом без основания.

Как зафиксировать результат сверки

Если расхождения найдены и разобраны, в акте есть специальный блок для их отражения. В 1С:Бухгалтерии в документе акта сверки можно указать расхождения по данным контрагента: в табличной части отмечаются суммы, по которым стороны не сошлись, и итоговое сальдо по данным контрагента.

Итоговый акт должен содержать: сальдо на начало периода, обороты по документам, сальдо на конец периода и — при наличии — перечень расхождений с расшифровкой. Подписывает акт уполномоченное лицо; при передаче через ЭДО документ подписывается электронной подписью.

Храните подписанные акты вместе с перепиской по расхождениям. Эти документы понадобятся при инвентаризации расчётов, списании безнадёжной задолженности и возможных претензионных спорах.

Проверка результата после сверки

После устранения расхождений перезаполните акт и убедитесь, что сальдо по вашим данным и по данным контрагента совпадает. Дополнительно сверьте итог с ОСВ по счетам расчётов и с регистром «Расчёты с контрагентами».

Если сверка проводилась для целей инвентаризации, результат оформляется инвентаризационной описью расчётов, а выявленная безнадёжная задолженность — отдельными документами на создание резерва или списание.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте vs ОСВ по счетам 60, 62, 76

Норма

Совпадает до копейки по договору

Тревожный признак

Разница — не все документы попали в акт или есть расчёты на другом договоре

Сальдо по вашим данным vs данные контрагента

Норма

Совпадает по модулю с противоположным знаком

Тревожный признак

Остались необъяснённые строки — акт подписывать рано

Состав документов в акте

Норма

Все поступления, реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Есть пропуски — проверьте непроведённые документы и дубли контрагентов

Частые вопросы по сверке актов в 1С

Почему акт сверки не заполняется или заполняется не полностью?

Чаще всего причина в непроведённых документах, неверно указанном договоре или в том, что расчёты ведутся по другой карточке контрагента (дубль). Проверьте журналы документов за период и ОСВ по контрагенту — там видно, где реально «сидит» задолженность.

Можно ли сверять расчёты за период, который уже закрыт?

Да, акт сверки можно сформировать за любой прошлый период, он не изменяет данные учёта. Но если по итогам сверки нужно внести исправления в закрытый период, делайте это корректировочными документами текущей датой, а не перепроведением прошлых лет.

Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями, а мы с ними не согласны?

Не подписывайте акт в предложенном виде. Подготовьте свой акт, укажите в нём расхождения по данным контрагента, приложите копии первичных документов, подтверждающих вашу позицию, и направьте контрагенту мотивированный ответ.

Обязательно ли подписывать акт сверки по требованию контрагента?

Закон не обязывает подписывать акт сверки — это добровольная процедура. Однако регулярная сверка в интересах обеих сторон: она подтверждает задолженность и упрощает взыскание при спорах. Отказ от подписания без объяснения причин может ухудшить отношения с партнёром.

Как сверять расчёты в валюте?

Сформируйте акт по конкретному валютному договору — 1С покажет суммы в валюте и рублёвый эквивалент. Сверяйте в первую очередь валютные суммы: рублёвые эквиваленты у сторон могут различаться из-за разных дат пересчёта, и это нормально.

Как часто нужно проводить сверку взаиморасчётов?

Минимум — при годовой инвентаризации перед составлением отчётности. С активными контрагентами с большими оборотами практично сверяться ежеквартально или ежемесячно: чем короче период, тем проще найти расхождение.