Учет и Финансы · 13 мин
Как сторнировать документ прошлого года в 1С
Как сторнировать документ прошлого года в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях. Сторнирующие документы, ручные операции, период корректировки, проверка результата.
Сторнирование документа прошлого года в 1С требуется, когда ошибку обнаружили уже после закрытия периода: сдана отчётность, выполнена регламентная операция закрытия месяца и года, а исходный документ трогать нельзя или нежелательно. Прямая отмена проведения старого документа «ломает» последовательность проведений и может изменить данные уже сданной отчётности, поэтому типовой подход — не удалять и не перепроводить, а внести сторнирующую запись текущей датой.
Механика зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 есть штатные инструменты: документ «Операция, введённая вручную» с типом «Сторно документа», специальные документы «Корректировка поступления» и «Корректировка реализации», а также операция возврата НДФЛ и сторнирование начислений в зарплатных конфигурациях. В самописных и старых конфигурациях часто приходится делать ручную операцию с отрицательными суммами.
Ключевой принцип: сторно всегда датируется текущим открытым периодом, а не датой исходного документа. Проводки сторнирующей операции повторяют бухгалтерские записи исходного документа, но с минусом, либо формируют обратные проводки — в зависимости от методики учёта и требований к отчётности.
Почему нельзя просто отменить проведение старого документа
Отмена проведения документа прошлого года выглядит самым простым решением, но она почти всегда неправильна. После закрытия года данные этого периода попали в бухгалтерскую и налоговую отчётность, в декларации по налогу на прибыль, НДС, в регистры. Изменение документа задним числом меняет эти данные, и программа при следующем закрытии месяца может предложить пересчитать итоги за весь прошлый год.
Технически 1С защищается от таких действий: установлена дата запрета редактирования данных (раздел «Администрирование» — «Поддержка и обслуживание» — «Даты запрета изменения данных»). Если дата запрета стоит, отменить проведение старого документа не получится без прав администратора — и это правильно, потому что такая защита предохраняет от случайного искажения сданной отчётности.
Кроме того, отмена проведения нарушает последовательность документов. Все документы, проведённые после отменённого, становятся «неактуальными», и восстановление последовательности по прошлому году — трудоёмкая и рискованная операция. Поэтому стандартная методика — оставить исходный документ нетронутым и отразить исправление отдельной записью в текущем периоде.
Определяем ситуацию: что именно нужно сторнировать
Перед действиями ответьте на три вопроса. Первый — какой документ сторнируется: поступление, реализация, начисление зарплаты, кассовый или банковский документ, ручная операция. Второй — что затронуто: только бухгалтерские проводки или также НДС, налоговый учёт, регистры взаиморасчётов и складские регистры. Третий — сдана ли отчётность за период исходного документа.
От ответов зависит инструмент. Простое сторно проводок без налоговых последствий закрывается одной операцией. Ошибка в реализации с НДС потребует корректировочного счёта-фактуры и, возможно, уточнённой декларации. Ошибка в зарплате прошлого года — особый случай: там работают механизмы перерасчёта НДФЛ и взносов, и простое сторно проводок ситуацию не решит.
Как выбрать действие
Сторнирование через «Операцию, введённую вручную» в 1С:Бухгалтерии
Это основной способ для документов, у которых нет специализированной корректировки. Откройте раздел «Операции» — «Операции, введённые вручную», создайте новый документ и в поле вида операции выберите «Сторно документа». В появившемся поле укажите исходный документ прошлого года — программа подберёт его из списка.
После выбора документа 1С автоматически заполнит табличную часть: все проводки исходного документа будут скопированы с отрицательными суммами. Проверьте дату операции — она должна попадать в текущий открытый период. Проведите документ и сверьте результат через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» по затронутым счетам: обороты по сторно должны закрыть ошибочные суммы исходного документа.
Обратите внимание: «Сторно документа» в типовой бухгалтерии сторнирует бухгалтерские проводки, но не всегда корректно отрабатывает движения по всем регистрам (например, по регистрам НДС или партионному учёту). Если исходный документ делал движения по регистрам, проверьте их отдельно и при необходимости добавьте ручные корректировки регистров через ту же операцию, переключив вид на «Операция» и добавив нужные регистры.
- 1Сделайте резервную копию базы или убедитесь, что актуальная копия существует
- 2Найдите исходный документ и выпишите его проводки и движения по регистрам
- 3Создайте «Операцию, введённую вручную» с видом «Сторно документа» текущей датой
- 4Укажите исходный документ, проверьте автоматически заполненные проводки
- 5Проведите операцию и сформируйте ОСВ по затронутым счетам
- 6Проверьте регистры (НДС, взаиморасчёты, партии) и при необходимости скорректируйте их вручную
- 7Зафиксируйте в комментарии операции причину сторно и реквизиты исходного документа
Корректировка поступления и реализации
Для товарных документов в 1С:Бухгалтерии предусмотрены специальные документы «Корректировка поступления» и «Корректировка реализации». Создаются они на основании исходного документа: откройте документ прошлого года и нажмите «Создать на основании» — нужная корректировка будет доступна в списке, даже если исходный период закрыт.
При исправлении ошибки прошлого года выбирайте вид операции «Исправление в первичных документах» (или «Исправление собственной ошибки» — название зависит от релиза). Программа сформирует сторнирующие проводки на ошибочные суммы и правильные проводки, а для реализации — корректировочный счёт-фактуру. Если нужно полностью аннулировать документ, обнулите количество и суммы в табличной части корректировки.
Важный нюанс — отражение в учёте. В корректировке есть поле, определяющее, в каком периоде отражать исправление: в прошлом (если отчётность ещё не сдана и период открыт) или в текущем. Для закрытого прошлого года выбирайте текущий период — тогда в налоговом учёте по налогу на прибыль исправление попадёт в текущую декларацию как корректировка прошлых ошибок, а по НДС программа сформирует дополнительный лист книги покупок или продаж за период исходного документа, что повлечёт уточнённую декларацию.
Сторнирование в зарплатных конфигурациях
В 1С:Зарплате и управлении персоналом и в зарплатном блоке других конфигураций ручные сторнирующие проводки применять нельзя: учёт ведётся в специальных регистрах по сотрудникам, и суммы НДФЛ и взносов рассчитаются некорректно. Для отмены начислений используйте документ «Сторнирование начислений» (в некоторых версиях — «Сторнирование начислений, удержаний и взносов»), который создаётся на основании документа начисления.
Документ сторнирования датируется текущим периодом и автоматически формирует отрицательные суммы начислений, пересчитывает НДФЛ и страховые взносы. Если сотруднику была излишне выплачена сумма, возникает задолженность за работником — её дальнейшая судьба (удержание, возврат в кассу) оформляется отдельно и зависит от согласия сотрудника и характера ошибки: счётные ошибки и не счётные ошибки по законодательству удерживаются по-разному.
После сторнирования зарплаты прошлого года проверьте необходимость уточнённых расчётов: 6-НДФЛ за соответствующие периоды и расчёт по страховым взносам. Программа обычно сама показывает изменения в отчётах, но ответственность за подачу уточнёнок остаётся на бухгалтере.
Ручная операция как универсальный запасной вариант
Если штатное сторно недоступно (нетиповой документ, старая или отраслевая конфигурация), исправление делается ручной операцией. Создайте «Операцию, введённую вручную» с видом «Операция» текущей датой и добавьте проводки, зеркальные исходным, с отрицательными суммами. Суммы со знаком минус 1С отображает как сторно — красным в отчётах при соответствующих настройках.
Альтернатива — обратные проводки (дебет и кредит меняются местами, суммы положительные). Методически для бухгалтерского учёта предпочтительнее именно красное сторно: обратные проводки завышают обороты по счетам, что искажает оборотно-сальдовую ведомость и может вызвать вопросы при проверке. Используйте обратные проводки только там, где программа не принимает отрицательные суммы.
При ручном сторнировании не забудьте про налоговый учёт: в проводках 1С:Бухгалтерии заполняйте суммы НУ, ПР и ВР аналогично бухгалтерским, иначе возникнут разницы, которые проявятся при закрытии месяца. Сверьте себя по распечатанным проводкам исходного документа — это самый надёжный шаблон.
Проверка результата после сторнирования
После проведения сторнирующего документа результат проверяется отчётами. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по затронутым счетам за текущий период: в ней должны быть видны сторнирующие обороты. Затем сформируйте ОСВ с начала года — итоговое сальдо по счёту должно соответствовать реальному состоянию расчётов или остатков.
Для взаиморасчётов с контрагентом используйте «Анализ субконто» или отчёт по задолженности: ошибочная сумма должна исчезнуть из задолженности. Для НДС проверьте книгу покупок и книгу продаж текущего периода и, если формировался корректировочный счёт-фактура, дополнительные листы за период исходного документа.
Завершающий контроль — закрытие текущего месяца. Регламентные операции должны пройти без ошибок, а налог на прибыль и налоговые базы не должны показать неожиданных сумм. Если после сторно появились отрицательные остатки на складе или в кассе, значит, исходный документ был связан с другими документами, и сторнировать нужно всю цепочку.
Как проверить результат
Сторнирующие обороты видны текущим периодом, итоговое сальдо корректно
Обороты появились в прошлом году или сальдо не изменилось
Ошибочная сумма исключена из расчётов
Сумма «висит» в анализе субконто
Корректировочный счёт-фактура отражён, доп. лист сформирован за нужный период
Счёт-фактура отсутствует или попал не в тот период
Регламентные операции выполняются без ошибок
Ошибки по НУ, отрицательные остатки, разницы ПР/ВР
Частые вопросы
Можно ли сторнировать документ прошлого года, если установлена дата запрета редактирования?
Да, и это правильный сценарий. Дата запрета блокирует изменение документов прошлого периода, но сторнирующая операция создаётся текущей датой, поэтому запрет ей не мешает. Сам исходный документ при этом остаётся нетронутым.
Чем сторно отличается от удаления документа?
Удаление (или отмена проведения) убирает документ из учёта задним числом и меняет данные закрытого периода. Сторно оставляет исходный документ на месте и добавляет компенсирующую запись текущей датой — история операций сохраняется, сданная отчётность не искажается.
Нужно ли подавать уточнённую декларацию после сторно?
Зависит от того, что сторнировали. Если ошибка занизила налог прошлого периода (НДС, прибыль, взносы), уточнённая декларация обязательна, причём по НДС корректировка отражается через дополнительный лист за период ошибки. Если ошибка не влияет на налоговую базу или исправляется в текущем периоде по правилам учёта, уточнёнка может не потребоваться — это определяется по каждому налогу отдельно.
Как сторнировать документ, если он проведён по закрытому месяцу, но год ещё не закрыт?
Механика та же: операция сторно или корректировка датируется текущим открытым месяцем. Разница лишь в том, что внутри текущего года исправления обычно проще отражаются в отчётности, и вероятность уточнённых деклараций ниже.
Что делать, если сторнируемый документ связан с цепочкой других документов?
Сторнировать нужно всю цепочку в логическом порядке: например, при ошибке в поступлении товара, который затем был продан, одного сторно поступления недостаточно — потребуется разбирать и реализацию. Начните с анализа движений исходного документа по всем регистрам и постройте список зависимых документов до внесения изменений.
Можно ли сторнировать только часть суммы документа?
Да. В корректировках поступления и реализации укажите правильные суммы — программа сама сформирует разницу. В ручной операции или при виде «Сторно документа» отредактируйте суммы проводок после автоматического заполнения, оставив сторно только на нужную величину.
Что важно запомнить
Документ прошлого года не отменяют и не перепроводят — его сторнируют текущей датой через «Операцию, введённую вручную», корректировку поступления/реализации или документ сторнирования начислений. После сторно проверьте проводки, регистры и взаиморасчёты, а при затронутых налогах — необходимость уточнённых деклараций.