Как сторнировать авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С фиксирует расходы подотчетного лица: покупку материалов, оплату услуг, командировочные затраты. Если документ проведен ошибочно — неверная сумма, не тот сотрудник, неправильная статья затрат — его нужно сторнировать, то есть отменить сформированные проводки. Простое удаление документа не всегда возможно и не всегда правильно: в закрытом периоде или при участии документа в регламентных операциях требуется именно сторнирование.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть два основных подхода: отмена проведения с последующей корректировкой самого документа (если период открыт) и создание документа «Сторнирование» (в новых версиях) либо «Корректировка записей регистров» / «Операция, введенная вручную» (если период закрыт или документ трогать нельзя). Выбор зависит от статуса периода, наличия связанных документов и требований учетной политики.

Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями, проверками результата и типичными ошибками. Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям на платформе 8.3.

Когда нужно сторнировать авансовый отчет

Сторнирование требуется, когда проведенный документ сформировал неверные данные в учете, а исправить его «в лоб» нельзя или нежелательно. Типичные ситуации: двойное внесение одного и того же расхода, ошибка в сумме или валюте, неверно указанное подотчетное лицо, неправильный счет затрат, документ отнесен не к тому периоду.

Важно различать две задачи. Первая — исправить ошибку в открытом периоде: здесь достаточно отменить проведение и отредактировать документ. Вторая — отменить влияние документа на учет, когда сам документ изменять нельзя: период закрыт, установлена дата запрета редактирования, отчетность сдана. Именно во втором случае применяется сторнирование как отдельная хозяйственная операция.

Подготовка: что проверить перед сторнированием

Прежде чем что-либо менять, определите статус периода. Откройте «Администрирование → Проведение документов» и проверьте, не установлена ли дата запрета изменения данных («Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных»). Если дата авансового отчета раньше даты запрета — редактировать его напрямую нельзя.

Проверьте связанные документы. Откройте авансовый отчет и посмотрите связи (кнопка «Ещё → Связанные документы» или панель связей). Если на основании отчета созданы другие документы — например, отражение зарплаты, регламентные операции, документы по НДС — их нужно учесть: сторнирование может потребовать повторения регламентных операций.

Убедитесь, что у вас есть права. Отмена проведения и создание операций вручную требуют соответствующих ролей. Если кнопки неактивны — обратитесь к администратору 1С, а не ищите обходные пути через прямое редактирование регистров.

Способ 1: отмена проведения и исправление в открытом периоде

Это самый простой и безопасный вариант, если период еще не закрыт. Найдите документ в разделе «Покупки → Авансовые отчеты» (или «Касса и банк → Авансовые отчеты» в зависимости от настройки интерфейса). Откройте его и нажмите «Ещё → Отменить проведение» либо снимите проведение кнопкой в командной панели списка.

После отмены проведения документ перестает влиять на учет: проводки и движения по регистрам удаляются. Теперь можно исправить ошибку — сумму, сотрудника, счета учета, табличную часть — и провести документ заново. Если документ вообще ошибочный и не нужен, после отмены проведения его можно пометить на удаление.

Учтите: если на основании авансового отчета были созданы другие документы, после перепроведения их тоже нужно перепровести или обновить. Также проверьте, не нужно ли повторить регламентные операции закрытия месяца за этот период.

1. 1
   Откройте список «Покупки → Авансовые отчеты» и найдите нужный документ
2. 2
   Проверьте, что период открыт и дата запрета не установлена
3. 3
   Отмените проведение через «Ещё → Отменить проведения»
4. 4
   Исправьте данные или пометьте документ на удаление
5. 5
   Проведите документ заново и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Перепроведите связанные документы и при необходимости повторите закрытие месяца

Способ 2: документ «Сторнирование» для закрытого периода

В актуальных версиях 1С:Бухгалтерии 8.3 есть специальный документ «Сторнирование» (раздел «Операции → Сторнирование»). Он создает отменяющие проводки с отрицательными суммами, не затрагивая исходный документ. Это правильный способ исправить ошибку прошлого периода.

Создайте новый документ «Сторнирование». В поле «Сторнируемый документ» выберите нужный авансовый отчет. Укажите дату сторнирования — обычно это текущая дата или дата обнаружения ошибки в открытом периоде. Программа автоматически сформирует проводки, зеркально отменяющие движения исходного документа.

После проведения сторнирования создайте правильный документ: либо новый авансовый отчет с корректными данными, либо скопируйте исходный и исправьте. В результате в учете текущего периода появятся две операции — отмена ошибочной и отражение верной, что корректно с точки зрения бухгалтерской методологии.

Способ 3: ручное сторнирование через операцию

Если типового документа «Сторнирование» нет или нужно скорректировать только часть движений, используйте «Операции → Операции, введенные вручную». Создайте операцию, добавьте проводки, повторяющие проводки авансового отчета, но с отрицательными суммами (либо с обратной корреспонденцией — в зависимости от принятой в организации практики и требований учетной политики).

Помимо бухгалтерских проводок авансовый отчет формирует движения по регистрам накопления и сведений — например, по взаиморасчетам с подотчетными лицами, по НДС. В операции вручную нужно добавить закладки соответствующих регистров и заполнить их отменяющими записями. Это трудоемко, поэтому ручной способ оправдан только при невозможности использовать типовое сторнирование.

Чтобы не ошибиться, откройте движения исходного авансового отчета (кнопка «Дт/Кт» и отчет «Движения документа») и повторите каждую запись с минусом. После проведения операции сверьте остатки по счету 71 и по регистрам — они должны уменьшиться ровно на сумму сторнируемого документа.

Сравнение способов

Отмена проведения и исправление

Подходит только для открытого периода. Самый чистый вариант: в учете не остается следов ошибки. Не применим при дате запрета или сданной отчетности.

Документ «Сторнирование»

Стандартный способ для закрытого периода. Автоматически отменяет все движения документа. Требует актуального релиза конфигурации.

Операция вручную

Универсальный запасной вариант. Позволяет сторнировать частично, но требует внимательного повторения всех регистров и повышенного контроля.

Особые случаи и нюансы

Сторнирование при наличии НДС

Если авансовый отчет включал выделенный НДС и счет-фактуру, простого сторнирования проводок недостаточно: нужно отменить и записи книги покупок. Документ «Сторнирование» обычно делает это автоматически. При ручном способе потребуется корректировка регистров НДС и, возможно, аннулирование записи счета-фактуры. Если НДС был принят к вычету и декларация сдана, потребуется уточненная декларация.

Частичное сторнирование

Если ошибочна только одна строка авансового отчета, сторнировать весь документ не обязательно. В открытом периоде просто исправьте строку. В закрытом периоде создайте операцию вручную только по ошибочной сумме или сторнируйте документ целиком и введите новый с правильными строками — второй вариант прозрачнее для аудита.

Авансовый отчет в валюте

При валютных расходах движения формируются и в валюте, и в рублях по курсу на дату документа. Сторнирование должно отменять обе оценки. Типовое сторнирование справляется с этим самостоятельно; при ручной операции проверьте, что заполнены и валютная, и рублевая суммы, иначе по счету останется «висячий» остаток в одной из оценок.

Как проверить результат сторнирования

После выполнения любого из способов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за период сторнирования. Сторнирующие суммы должны быть видны отдельными оборотами, а итоговый остаток по сотруднику — соответствовать реальной задолженности.

Дополнительно проверьте отчет «Анализ субконто» по сотруднику и карточку счета 71: там должны отражаться и исходный документ, и сторнирующая операция. Если сторнировался документ с НДС — сверьте книгу покупок и отчет «Анализ учета по НДС».

Финальный контроль — сверка с первичными документами: сумма по бумажному авансовому отчету и приложенным чекам должна совпадать с данными базы после всех исправлений.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Остаток соответствует реальной задолженности подотчетного лица

Тревожный признак

Остаток завышен или появился отрицательный остаток без причины

Движения сторнирующего документа

Норма

Все регистры исходного документа отменены с отрицательными суммами

Тревожный признак

Часть регистров не затронута, в отчетах остаются лишние записи

Книга покупок (при наличии НДС)

Норма

Ошибочный вычет отменен корректирующей записью

Тревожный признак

Вычет по ошибочному документу по-прежнему отражается

Закрытие месяца

Норма

Регламентные операции после исправления выполнены без ошибок

Тревожный признак

Операции не перепроведены, себестоимость и налоги рассчитаны по старым данным

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто удалить авансовый отчет вместо сторнирования?

Только если период открыт, отчетность не сдана и документ не участвует в связанных цепочках. Сначала отмените проведение, затем пометьте на удаление. В закрытом периоде удаление недопустимо — используйте сторнирование.

Какой датой проводить сторнирование ошибки прошлого квартала?

Датой обнаружения ошибки в текущем открытом периоде. Если ошибка существенна и влияет на сданную отчетность, может потребоваться уточненная декларация — этот вопрос решает бухгалтер с учетом требований законодательства.

Документ «Сторнирование» не отменил движения по какому-то регистру. Что делать?

Откройте движения исходного документа и сторнирования, сравните списки регистров. Недостающие движения отмените операцией, введенной вручную, добавив нужные закладки регистров с отрицательными записями.

Нужно ли сторнировать авансовый отчет, если ошиблась только аналитика, а не сумма?

В открытом периоде — нет, достаточно исправить аналитику и перепровести. В закрытом периоде корректировку аналитики делают операцией вручную: переносом суммы с неверной аналитики на правильную, без полного сторнирования документа.

Почему после сторнирования по счету 71 осталась копеечная разница?

Чаще всего причина — округление при валютных пересчетах или частично отмененные движения. Проверьте валютную и рублевую оценки в движениях обоих документов; разницу спишите отдельной операцией после выяснения ее причины.

Кто должен выполнять сторнирование — бухгалтер или администратор 1С?

Бухгалтер, обладающий правами на проведение операций. Администратор нужен только для настройки прав доступа или снятия даты запрета. Само сторнирование — штатная учетная операция, не требующая технических полномочий.